Kim Loohuis, auteur op MT/Sprout

Beveiliging en vertrouwelijke data Als het gaat om vertrouwelijkheid zijn er 2 zaken die goed in het achterhoofd moeten worden gehouden, stelt Erik Remmelzwaal, oprichter van IT-security specialist DearBytes, tegenwoordig onderdeel van KPN. ‘Veel cloudleveranciers hebben hun beveiliging goed op orde, beter dan de gemiddelde organisatie zelf kan regelen. Tegelijkertijd is de wet- en regelgeving op dit gebied nog in ontwikkeling.’ Voordat een organisatie (persoons)gegevens in de cloud plaatst, is het verstandig om de data te classificeren. ‘Het kan verstandig zijn om vertrouwelijke en privacygevoelige informatie nog niet in een publieke cloud te plaatsen, totdat je zeker weet dat de cloudleverancier op de juiste manier omgaat met de vereisten uit wet- en regelgeving.’ Hij doelt op de nieuwe Europese wetgeving (General Data Protection Regulation, red.) die in mei volgend jaar van kracht wordt. Datalek is grootste risico Die wetgeving schrijft voor dat je als organisatie moet kunnen aantonen dat je alles in het werk hebt gesteld om privacygevoelige informatie op een voor jouw bedrijf acceptabele manier te beschermen. Patrick de Goede van Eijk, cyber security architect bij T-Systems: ‘Het grootste risico dat je als organisatie loopt – en dat geldt niet alleen voor de cloud – is dat er data gelekt wordt. Als data geld waard is, op welke manier dan ook, dan kun je ervan uitgaan dat een bedrijf dat veilig had moeten stellen.’ Als een organisatie toch gebruik wil maken van de cloud, breng dan eerst de wensen en eisen van het bedrijf in kaart. Al deze factoren wegen mee in de keuze voor een private of publieke cloud. Beide cloudsoorten kennen het risico op datalekken en daarom zul je moeten oppassen: bij private clouds komt het veel voor dat het beheer en de aanpassingen door minder deskundige personen wordt gedaan, met alle risico’s van dien. Bij een publieke cloud houdt een team van specialisten de risico’s in de gaten en kan sneller ingrijpen. De keuze tussen private cloud of publieke cloud hangt van veel factoren af, weeg die allemaal mee! Versleuteling op bestandsniveau Het gebruik van de cloud brengt altijd risico’s met zich mee, stelt Remmelzwaal. ‘Zeker als je met externe partijen in de cloud samenwerkt. De vraag is hoe zeker je ervan bent dat degene die het gedeelde bestand of document opent, ook degene is die je dacht dat het zou zijn. Dat heeft alles te maken met toegangsrechten. Stel dat je een anonieme link naar een document stuurt naar iemand en diegene stuurt de link weer door, dan heb je daar geen zicht meer op. Het slimste is dan ook om zaken die echt vertrouwelijk zijn, in ieder geval als persoonlijke link te sturen, en indien nodig op bestandsniveau te versleutelen.’ Het is bij leveranciers van publieke clouds zelfs mogelijk om links niet buiten je organisatie te delen of te voorzien van extra beveiliging met een wachtwoord. Zaken die privacygevoelig zijn, moeten sowieso versleuteld worden, vindt De Goede van Eijk. ‘Zorg in die gevallen ervoor dat de encryptiesoftware door jou zelf wordt gekozen en dat jij de enige bent met de sleutel.’ Europese wet- en regelgeving Ook in Nederland hebben we wet- en regelgeving op dit gebied. Die stelt bijvoorbeeld dat sommige privacygevoelige gegevens – zoals medische gegevens – niet buiten de Nederlandse handelsgrenzen mogen worden opgeslagen. Andere gegevens hoeven niet per se in een Nederlandse cloud te staan. Toch adviseert De Goede van Eijk om niet te ver over de grens te kijken. ‘Kies bij voorkeur een Europese cloudprovider als je bedrijf in Europa is gevestigd en daar ook zijn hoofdkantoor heeft. Dan voldoet de provider in ieder geval aan de minimale eisen van de Europese wet op de Bescherming van Persoonsgegevens.’ Data portabiliteit Maar wat nu als de samenwerking met externe partijen stopt en de clouddienst niet langer nodig is? Of als een organisatie van leverancier wil veranderen? Hoe eenvoudig is het om als bedrijf je eigen data uit de cloud te halen of te verhuizen? Remmelzwaal: ‘Technisch gezien is het niet zo moeilijk om data van de ene opslag naar de andere te zetten.’ Deze ‘data portabiliteit’ is iets dat straks in de Europese wetgeving geregeld moet worden, want op dit moment is dat nog niet zo eenvoudig. Veel data wordt in publieke clouddiensten gesynchroniseerd, dus er is vaak wel een lokale kopie aanwezig in het bedrijf, maar als er gebruik wordt gemaakt van een cloud applicatie, kan het zijn dat data veel lastiger te verhuizen zijn. Soms kan het helemaal niet en soms krijg je exportbestanden waar je vervolgens weinig mee kunt, of het is heel complex of duur om data terug te halen. ‘Daarom is het goed dat die data portabiliteit goed geregeld wordt en dat je hier op voorhand afspraken over maakt met je cloudleverancier. Het is ook nog zo dat als je data weghaalt, je er vanuit moet kunnen gaan dat het ook daadwerkelijk verwijderd wordt bij de oude leverancier. Dat is het recht om vergeten te worden.’ Wat mag wel en wat niet gedeeld worden? De security-specialisten geven Nederlandse organisaties die willen samenwerken in de cloud nog een advies mee. ‘Denk goed na over data classificatie. Welke data is gevoelig en welke data is minder gevoelig? Door data te classificeren kun je bepalen welke data mag worden gedeeld in de cloud en welke data echt vertrouwelijk is’, stelt Remmelzwaal. De Goede van Eijk sluit af met een eenvoudige stelregel: ‘Als informatie naar een persoon te herleiden is, denk dan goed na waar je het neerzet, en check altijd de beveiligingsopties van de cloudprovider die je kiest. Zo simpel is het.’

Management

Bedrijfsdata opslaan: hoe veilig is de cloud?

Samenwerken in netwerktijden vraagt om het delen van documenten en data. De cloud is de aangewezen manier om dat te...

author Kim Loohuis

Diabetes simuleren Stel: je krijgt de diagnose diabetes. En een arts schrijft je een insulinetherapie voor. Wat komt er dan allemaal op je af? Zo begint het programma ‘Ervaren en Beleven’ van Novo Nordisk, een farmaceutisch bedrijf dat geneesmiddelen voor diabetici van zowel type 1 als type 2 ontwikkelt. Aanvankelijk is het ervaringsprogramma ontwikkeld voor externe zorgprofessionals op nascholingsavonden, maar later is het programma doorontwikkeld . Zo is ‘Ervaren en Beleven’ ook onderdeel van een driedaags programma voor de buitendienst van Novo Nordisk. Volgens Lola Nederhof-Sojinu, programmamanager medische nascholing van Novo Nordisk, geeft de training een extra dimensie aan hun werk. ‘Deelnemers ervaren de praktische handelingen en overwegingen die mensen met diabetes – hun patiënten – moeten maken.’ Deelnemers moeten bijvoorbeeld nagaan hoeveel ze die dag bewogen hebben. Ook moeten ze beslissen of ze wel of geen wijntje of roze koek nemen, en of en wanneer ze hun bloedwaarde meten. Vrijwillig en confronterend Deelname is vrijwillig en Nederhof is niet teleurgesteld als een deelnemer ervan afziet. ‘Weerstand voelen is ook een ervaring,’ stelt Nederhof. ‘De deelnemers moeten elke dag mensen vertellen dat ze diabetes hebben. Nu ervaren ze een deel van dat proces. Ze krijgen een nieuw perspectief op de ziekte en de implicaties. Ineens moeten ze denken over de bloedsuikerspiegel terwijl je een inhoudelijke bijscholing probeert volgen.’ Door het programma krijgen mensen inzicht in de mogelijke bezwaren waar patiënten tegenop zien die met een insulinebehandeling starten. Inzicht krijgen Wat andere bedrijven kunnen leren van Novo Nordisk? Nederhof onderstreept het belang van training op een dieper niveau dan alleen kennisoverdracht. ‘Mensen leren op drie niveaus: door middel van kennisoverdracht, door inzicht en door het aanleren van vaardigheden. In de meeste trainingsprogramma staat kennis centraal, maar het verkrijgen van inzicht wordt vaak vergeten. Wat kou is, of hoe het voelt om een naald in je buik te prikken – dat leer je niet uit een boekje.’ Andere bedrijven kunnen ook zoeken naar manieren om hun medewerkers inzicht te geven in hun klanten, vindt Nederhof. ‘CEO for one month’ Natuurlijk kun je een jonge high potential een baan aanbieden, intern opleiden en op die manier helpen bij hun carrière. Maar wat als je een iets hogere ambitie wilt stellen als organisatie? Dan kun je jonge high potentials de kans geven ervaring op te doen in de top van de organisatie. Dat doet uitzend- en detacheringsbureau Adecco Group met het programma ‘CEO for One Month’. Adecco Group Nederland organiseert dit programma al vijf jaar. Het werkt zo: er is eerst een landelijke competitie voor de CEO voor één maand. De winnaars daarvan lopen eerst een maand mee met de CEO’s van hun landenorganisatie. Deze winnaars doen ook mee aan de wereldwijde competitie, waaraan kandidaten uit de 47 landen waarin Adecco actief is, meedoen. De uiteindelijke winnaar mag een maand lang meelopen met global CEO Alain Dehaze. De winnaar moet meer doen dan zijn CEO alleen maar zwijgzaam volgen. Hij of zij wordt uitgedaagd actief mee te denken met het beleid, de strategie en de innovatie van het bedrijf. Gewend aan reflectie Het programma is een mooie ervaring voor één jong talent, maar het levert ook voor de interne organisatie veel op. Als onderdeel van de competitie draait de top tien van kandidaten een week mee met verschillende directeuren. Tijdens die week wordt hen actief gevraagd om input en kennis. Anouk Rasenberg, HR-directeur van Adecco Nederland: ‘Dat resulteert in heel veel nieuwe inzichten. De uitzendkrachten die wij bemiddelen, zijn jong. Nou zijn en voelen wij ons niet heel oud, maar het is toch anders als je doelgroep ook in je organisatie rondloopt, rondkijkt en meedenkt over jouw werk.’ De jongere generatie in de arbeidsmarkt hecht meer belang aan purpose, aan het waarom van hun werk. Rasenberg onderstreept dat Adecco Group door het programma leert begrijpen dat jongeren de impact van hun werk op de wereld en op hun leven belangrijk vinden. Nog een effect van het programma, is dat de organisatie een vrije feedbackcultuur heeft ontwikkeld. ‘We zijn gewend geraakt aan ontvangen en geven van feedback. Reflectie op je eigen en op andermans werk is geïntegreerd in onze organisatie, ook als de jonge CEO’s na hun maandje meelopen te hebben afgerond weer weg zijn.’

Management

De 5 geheimen van een succesvolle samenwerking

Samenwerking is cruciaal voor een succesvolle bedrijfsvoering. Het vergroot de kans op bijzondere dingen. Toch kan het lastig zijn om...

author Kim Loohuis

WoningNet is een publiek-private organisatie die in handen is van achrt grote woningcorporaties en optreedt als IT Serivce Center voor 150 corporaties in vijftien regio’s in Nederland. Algemeen directeur Tom van Noort: ‘Om succesvol te zijn, móeten we wel samenwerken.’ Waar een woningzoekende zich vroeger bij alle woningcorporaties apart moest inschrijven, hoeft hij dat met de komst van Woningnet.nl nog maar op één platform te doen. Daarmee staat hij ingeschreven voor alle woningen in de stad of regio van zijn wens. ‘Maar iedere gemeente heeft weer andere verordeningen en regels waaraan een woningzoekende moet voldoen om in aanmerking te komen voor een huis.’ Het lijkt op het eerste oog een eenvoudig systeem, maar het matchen van die 1,3 miljoen woningzoekenden aan de 850.000 sociale huurwoningen in het bestand, volgens alle geldende wetten en regels, is geen sinecure. Voor de markt en mét de markt Waar WoningNet momenteel 15 verschillende systemen in de lucht houdt voor iedere regio met zijn specifieke eisen, werkt de organisatie momenteel hard aan een nieuw systeem. ‘Dat systeem wordt een cloud-gebaseerd, generiek systeem, dat door middel van configuratie aan te passen is aan de regionale wetten en eisen.’ Het systeem is kostenefficiënter, eenvoudiger te onderhouden en sneller te ontwikkelen. Het meest bijzondere is de co-creatie waarmee het nieuwe systeem wordt gebouwd. Van Noort: ‘Het huidige systeem is door ons ontworpen, ontwikkeld en naar de markt gebracht. Het nieuwe systeem wordt niet alleen voor de markt, maar ook mét de markt gemaakt. We werken nauw samen met afgevaardigden uit de regio’s, om zo alle wensen en eisen in kaart te brengen en een generiek systeem te bouwen dat uiteindelijk alle regio’s past.’ Flexibel, schaalbaar en wendbaar Deze co-creatie is een hele nieuwe manier van werken voor WoningNet, vertelt Van Noort. ‘We worden de spil in het ecosysteem van de woningcorporaties. Dat vraagt veel flexibiliteit om met iedereen de juiste richting te bewandelen. Maar het is tegelijkertijd een heel krachtige manier om gezamenlijk tot innovatie te komen.’ Waar de huidige systemen in het eigen datacenter van WoningNet draaien, wordt de nieuwe applicatie een volledig cloud gebaseerde omgeving. Deze stap sluit naadloos aan bij de strategie van WoningNet: ‘cloud, tenzij’. ‘Ik verwacht dat we over anderhalf jaar volledig in de cloud werken’, zegt Van Noort. ‘De cloud geeft ons flexibiliteit, schaalbaarheid en zorgt dat we ons heel snel aan veranderingen in de markt kunnen aanpassen.’ Cloud heeft de toekomst Voor Van Noort ligt de toekomst in de cloud. ‘Linksom of rechtsom, iedereen gaat naar de cloud. Het tempo van de huidige digitale ontwikkelingen is ongekend. Als je niet snel en eenvoudig kunt meebewegen met de markt, kun je niet bijblijven. Bedrijven moeten continu gericht zijn op functionaliteit en waarde voor de klant. Het beheren van datacenters is niet onze corebusiness. Datacenterleveranciers hebben daar veel meer kaas van gegeten dan wij; zij hebben de omvang en het budget om de beveiliging op een niveau te krijgen dat we zelf nooit zouden kunnen. Als wij straks alles in de cloud hebben, kunnen we onze aandacht volledig richten op het bieden van toegevoegde waarde aan de klant.’ Netwerken is het nieuwe werken De belangrijkste uitdaging van de co-creatie met de 150 woningcorporaties is de klanten zich ook daadwerkelijk klant laten voelen. ‘We willen dat ieder van onze klanten zich ook echt door ons bediend voelt. Kleine woningcorporaties met vierduizend huizen zijn net zo belangrijk als de grote corporaties met zeventigduizend woningen. De grote uitdaging is om dat ook in al je daden te laten zien.’ Netwerken is de nieuwe manier van werken, volgens Van Noort. ‘De wereld is nooit meer alleen dat ene bedrijf. Alles is aan het veranderen. Je kunt als organisatie blijven proberen om alles zelf te doen, maar de wereld verandert zo snel dat ik er liever voor kies om in samenwerkingsverband met partners op te trekken. Dan wordt je een stuk krachtiger.’ Adaptieve bedrijven hebben de toekomst Van Noort heeft een belangrijk advies voor organisaties die naar co-creatie kijken of er al mee bezig zijn. ‘Leer leven met onzekerheid.’ De tijd van blauwdrukken, Prince II-aanpakken is voorbij, volgens de directeur van WoningNet. ‘Het oude denken met een plan, een strategie en de uitvoer, werkt niet meer. Het is belangrijk om als bedrijf continu mee te meanderen met de veranderingen en ontwikkelingen die je tegenkomt. Kijk maar naar de natuur. Niet altijd de sterkste of slimste overleeft, maar het dier of organisme dat zich het beste aan veranderende omstandigheden weet aan te passen. Dat geldt ook voor het bedrijfsleven.’

Management

WoningNet: ‘Samenwerking cruciaal voor succes’

WoningNet ís samenwerken. Met acht woningcorporaties als aandeelhouder en 150 corporaties verdeeld over vijftien regio’s als klant, is samenwerken de...

author Kim Loohuis

Management

Cloud biedt netwerkorganisaties flexibiliteit en veiligheid

Veiligheid, flexibiliteit en toegankelijkheid. Dat zijn de voornaamste redenen voor netwerkorganisaties om te kiezen voor opslag van hun data in...

author Kim Loohuis

Welke rol speelt samenwerking bij de ANWB? ‘Een hele grote rol. Er gebeurt zoveel in onze maatschappij op dit moment dat het onmogelijk is om alles zelf te bedenken. Het is lastig om te bepalen welke weg je moet kiezen in het woud van digitale ontwikkelingen. Inspiratie en informatie delen met anderen, is leerzaam en nuttig om je eigen koers te bepalen. Zo hebben we als ANWB veel contact met andere bedrijven en instellingen. Zij komen bij ons kijken, wij kijken bij hen, we delen onze inzichten en ideeën met hen en zij doen dat met ons. Een andere manier van samenwerking is concreter. Zo zijn we bijvoorbeeld samen met de automobielclubs uit Engeland, Oostenrijk en Australië bezig met de connected car. Een auto die informatie verzamelt over rijgedrag, locatie en de toestand van de motor en de bezitter van de auto tijdig info geeft over mogelijke pech. Dit soort initiatieven kunnen we beter samen doen, want dan gaat het sneller en beter, omdat je inbreng hebt uit allerlei verschillende hoeken. Als je dat combineert krijg je een beter product sneller voor elkaar.’ Wanneer ga je een samenwerking aan? ‘Laten we vooropstellen dat succesvolle samenwerkingen schaars zijn. Een bevriende psycholoog zei ooit eens gekscherend tegen me: ‘Samenwerken is zo vreselijk moeilijk, dat zou je eigenlijk te allen tijde moeten proberen te voorkomen.’ Ik wil maar zeggen dat het ontzettend lastig is om succesvol nieuwe concepten en ontwikkelingen in de markt te zetten. Vaak zijn de verwachtingen heel hoog gespannen, waardoor het automatisch een beetje tegenvalt. De markt is immers ook niet altijd voorspelbaar. Goed samenwerken is echt een kunst. We voeren dan ook veel meer gesprekken met partijen dan dat we daadwerkelijk samenwerkingen aangaan. Een goede samenwerking moet voor onze leden voordeel bieden, er moet een verdienmodel voor te bedenken zijn, het moet implementeerbaar zijn en werken in de samenleving. Een succesvolle samenwerking is bijvoorbeeld die met Yellowbrick voor onze parkeerapp.’ Hoe optimaliseer je de condities voor een succesvolle samenwerking? ‘Veel investeren in een goede relatie is onontbeerlijk. De partijen moeten elkaar goed leren kennen en er moet een vertrouwensband worden opgebouwd. Dat vertrouwen is cruciaal. Niet alles moet contractueel worden dicht getimmerd, dan wordt samenwerking te star en te defensief. Voor de connected car werken we samen met zusterorganisaties waarmee we van oudsher al een goede band hebben. Vijf jaar geleden zijn we op innovatietour geweest naar Australië om te bekijken met welke ontwikkelingen ze bezig waren en wat wij daarvan konden leren. De contacten die we daar toen hebben opgedaan, zijn in de huidige samenwerking van onschatbare waarde.’ Hoe houdt je overzicht op alle samenwerkingen binnen het bedrijf? ‘Dat doen we vanuit onze bedrijfsstrategie. We gebruiken daarvoor OGSM, waarmee we een top-downstrategie neerzetten. Van daaruit komen we tot roadmaps waarin staat wat we willen gaan doen. Daar zoeken we vervolgens partners bij waarmee we gaan samenwerken. Op die manier passen zowel de samenwerkingen als de partners in onze strategie. Dat wil niet zeggen dat we niet af en toe heel opportunistisch te werk gaan hoor. Soms komt er een partij langs en ontstaan er kansen die we pakken. En die kansen lopen ook wel eens minder goed af. Daar leren we van en we gaan weer verder.’ Zijn er nog meer voorbeelden van samenwerkingen binnen de ANWB? ‘Ja, legio. Zo organiseren we vanuit de CIO Office maandelijks een ‘eat & greet’, waarbij we sprekers uit het bedrijfsleven of van een universiteit uitnodigen om te komen praten over bepaalde ontwikkelingen en de kansen die dat biedt. Daarin komt weer die inspiratie- en kennisdeling naar voren. Een ander voorbeeld is de hackathon die we binnenkort organiseren samen met de NS en Schiphol. Wij stellen, samen met die twee partijen, onze data beschikbaar voor de teams die daarmee hopelijk tot vernieuwende concepten komen op het gebied van mobiliteit. Van die hackathon heb ik hoge verwachtingen, ik ben erg optimistisch over de creativiteit en inspiratie van mensen in hackathons. Ik verwacht dat er ideeën uitkomen waar we zelf nog helemaal niet aan hebben gedacht.’ Hoe zit dat met de veiligheid van data bij al die samenwerkingen? ‘Dat heeft onze hoogste prioriteit. Voor ons is het onnoemelijk belangrijk dat we extreem zorgvuldig omgaan met onze ledendata. We hebben een betrouwbare reputatie die we onder geen beding op het spel willen zetten. Dat speelt ook mee bij de keuze voor een partnerschap en samenwerking. We sluiten bovendien altijd een verwerkersovereenkomst waarin hele strenge eisen zijn opgenomen rondom gebruik, opslag en veiligheid van data. Op het moment dat we met een nieuwe product naar de markt willen, wordt dat eerst heel uitgebreid getest op security, want we willen daarin werkelijk geen risico lopen.’ Welk advies heb je voor andere organisaties als het gaat om samenwerken? ‘Doe het. Heb lef en ga de uitdaging aan. Samenwerking is in deze tijd heel belangrijk. Niet alleen om nieuwe business te ontwikkelen, maar ook voor je imago als bedrijf en aantrekkelijkheid als werkgever. Samenwerken maakt je bedrijf meer open qua cultuur en sfeer en dat maakt het gezonder. Impulsen van buiten zijn echt heel goed. Maar zorg dat je in eerste instantie één of twee samenwerkingen opzet en die tot een succes probeert te maken. Wed niet op twintig paarden tegelijk, want dan mislukken ze allemaal.’

Management

‘Goed samenwerken is echt een kunst’

Als maatschappij en bedrijfsleven bevinden we ons in een cultuuromslag door alle digitale mogelijkheden. Samenwerken is dan ook een must...

author Kim Loohuis

Wat is de relatie tussen co-creatie en cloud volgens u? ‘Cloud, mobile en de mogelijkheid om overal online te zijn, zijn een voorwaarde voor succesvolle co-creatie. In het traditionele businessmodel wordt er eerst gebrainstormd en marktonderzoek gedaan, vervolgens wordt er een prototype gemaakt die in een lab-omgeving wordt getest alvorens het naar de markt wordt gebracht. Niet alleen duurt dat soms maanden of zelfs jaren, het moment dat de klant feedback kon geven op het product ligt helemaal achteraan in het proces. Om klanten onderdeel te maken van je productiecyclus is het noodzakelijk om zo vroeg mogelijk in het ontwikkelstadium hun mening te vragen. Co-creatie is daarvoor de manier en doordat onze wereld steeds digitaler wordt, is dat ook steeds eenvoudiger en laagdrempeliger mogelijk. De time-to-market wordt hiermee drastisch ingekort.’ Hoe zoekt Picnic die co-creatie met zijn klanten? ‘Een mooi voorbeeld is ons assortiment. We zijn gestart met een basisassortiment, waarvan we op dat moment al wisten dat het daar niet bij zou blijven. Dan zijn er twee mogelijkheden: we hadden een marktonderzoeksbureau kunnen inschakelen die we voor een flink bedrag zouden kunnen laten onderzoeken welke productwensen er bij onze klanten leven, of we konden direct contact zoeken met onze klanten en het hen zelf vragen. We hebben voor dat laatste gekozen. In onze boodschappenapp staat er bij iedere productcategorie een knop ‘Mis je iets?’. Klanten kunnen daarmee aangeven welke producten ze graag aan het assortiment toegevoegd willen zien. Zijn er meer dan vijf aanvragen voor hetzelfde product, dan voegen we dat toe. In het begin kregen we – mede doordat we toen ook nog niet zoveel klanten hadden – een paar tientallen assortimentsaanvragen per week. Inmiddels zijn dat er duizenden per week, het is dan ook een heel populaire feature in de Picnic App. Klanten laten ons graag weten wat ze missen, maar ook wat ze goed vinden. Die betrokkenheid van klanten bij ons bedrijf is heel belangrijk.’ Zijn er nog andere co-creatieprojecten binnen Picnic? ‘Jazeker. Zo werken we voor onze elektrische voertuigen samen met diverse leveranciers. We hebben eerst het voertuig zelf ontwikkeld en kopen vervolgens onderdelen in. Daarnaast hebben we een aantal partners waarmee we het voertuig optimaliseren. Met die partners bekijken we steeds opnieuw of het ontwerp voor de auto kan worden geoptimaliseerd. Die wens voor continue verbetering zit diep in het bedrijf. Inmiddels rijden er zo’n driehonderd van deze wagens door Nederland.’ En hoe zit dat intern met die samenwerking? ‘Het opvallende van co-creatie is dat zodra je op deze manier werkt en je organisatie groeit, dezelfde dynamiek terug te vinden is in je eigen bedrijf. Zo waren we in het begin op ons TQ [Picnic spreekt niet over een headquarter, maar over een techquarter – red.] bezig om de processen in ons warehouse te analyseren om ze met die informatie te kunnen verbeteren. We hebben inmiddels geleerd dat dit model prima werkt als je een bepaalde grootte hebt als bedrijf, maar dat het niet schaalbaar is. We hebben de autonomie en verantwoordelijkheid voor de processen verlegd naar de betreffende teams in de organisatie en we zagen dat daar direct heel concrete verbeteringen uit voortkwamen die we op de basis van de cijfers niet hadden kunnen bedenken. Zo is er in ons warehouse een heel eenvoudige oplossing geïmplementeerd om snel te kunnen zien waar je als order picker zijn moet. Er zijn namelijk met tape routes op de grond gezet waar met pijlen wordt aangegeven waar de mensen heen moeten. Dat klinkt enorm triviaal, maar in het warehouse lopen dagelijks veel nieuwe mensen die nu heel snel weten waar ze moeten zijn. Voor de efficiëntie van het team is dat cruciaal.’ Waarom is samenwerking zo belangrijk voor een bedrijf als Picnic? ‘We willen voorop lopen in de markt en steeds blijven innoveren. Innovatie kent vier fases: de ideeënfase, de experimenteerfase, de implementatiefase en de verbeteringsfase. Op het moment dat je ergens mee start, is het belangrijk om relatief snel feedback te krijgen van je doelgroep. Anders loop je het risico dat je in je eigen kleine bubbel blijft zitten, zonder externe input. Die input kan komen van professionele partijen zoals marktonderzoekers, maar ook van klanten. Wij hebben geleerd dat, zeker in de B2C-markt, het vaker beter is om direct met klanten te werken. Het levert wat informatie betreft ongeveer hetzelfde op als wat marktonderzoekbureaus je kunnen vertellen, maar het voordeel van direct met de klant werken is dat zij meer betrokken raken bij je merk als ze zien en merken dat ze concreet bijdragen. Het geeft enorm veel voldoening als een klant een product aanvraagt en vervolgens ziet dat het daadwerkelijk aan het assortiment wordt toegevoegd. Daarmee vervaagt de grens tussen klant en organisatie. De klant wordt met co-creatie steeds meer onderdeel van het bedrijf. Voor innovatie is deze fundamentele mind-shift essentieel.’ Welke aspecten zijn belangrijk om overzicht te houden op al deze samenwerkingen? ‘Daarvoor heb je drie aspecten nodig. Ten eerste een goed tracking systeem dat bijhoudt wat er gaande is, wat je aan het doen bent en de impact die dat op het bedrijf heeft. Het tweede en wellicht belangrijkste aspect is communicatie. Zeker als je met externe partijen werkt, is communicatie essentieel. Als je dat goed doet, kun je bijzonder veel betrokkenheid creëren. Tot slot is de uitvoering belangrijk. Bij co-creatie is het belangrijk dat je zaken ook daadwerkelijk doorvoert, zoals het toevoegen van producten aan het assortiment. Zodra klanten zien dat hun suggesties daadwerkelijk worden opgepakt, wordt de betrokkenheid en inzet steeds groter.’ Heeft u nog advies voor organisaties op het gebied van co-creatie? ‘Bepaal als organisatie heel goed op welk vlak je co-creatie wilt inzetten, het is namelijk niet voor ieder proces of onderdeel van het bedrijf geschikt. Zorg er daarnaast voor dat je altijd open, eerlijk en direct met klanten en partners communiceert, ook als een idee niet wordt gebruikt. Mensen zijn vaak veel begripvoller dan wordt gedacht. Denk tot slot ook na over kleine beloningen – geen geld, maar in natura - voor mensen die bijdragen aan het proces. Ga na wat hen drijft en motiveert en sluit daarbij aan.’

Management

Online supermarkt Picnic: ‘De grens tussen klant en bedrijf vervaagt’

Online supermarkt Picnic is een organisatie die bestaat bij de gratie van samenwerking. ‘Co-creatie is onmisbaar geworden in onze huidige...

author Kim Loohuis

strategie, innovatie, medewerkers, vertrouwen

Management

5 tips om een succesvol team samen te stellen en te laten functioneren

Net zoals sportteams, willen ook zakelijke teams graag winnen. Hoe stel je goede teams samen in een netwerkorganisatie en hoe...

author Kim Loohuis

Niets is zo ergerlijk als een computer die vastloopt, een bestand dat verdwenen is of een dag eindigen met het gevoel niets te hebben kunnen doen. Wat zijn de grote frustraties waar werknemers gedurende een dag mee te maken krijgen? We zetten er een paar voor je op een rijtje. Herkenbaar? 1. Waar is dat ene document? Werknemers besteden gemiddeld bijna 19 minuten per dag aan het zoeken naar documenten en afbeeldingen, blijkt uit onderzoek van Sharp. Het rondmailen van documenten met cryptische bestandsnamen zorgt ervoor dat er veel verschillende versies bestaan en je bestanden vaak eerst moet openen voordat je ziet wat het ook alweer was. 2. Al die verschillende versies van een bestand Je stuurt het projectplan waar je hard aan hebt gewerkt rond in je team met de vraag of je collega’s het van feedback willen voorzien. Een paar dagen later zit je met zes gereviewde versies die allemaal van elkaar verschillen. Waar begin je in hemelsnaam met het doorvoeren van de wijzigingen? Bovendien hebben meerdere collega’s verschillende meningen over een bepaald punt; de ene heeft het zus gewijzigd en de andere zo. Wier wil is wet? 3. Dat belangrijke document op de laptop van je zieke collega Je bruist van de nieuwe ideeën en staat te popelen om verder te werken. Alleen valt die leuke brainstorm die je met je collega hebt ingepland in het water als blijkt dat hij vandaag ziek thuis blijft. En het document dat jullie gisteren aangemaakt hebben met alle ideeën, losse flodders en links staat natuurlijk… op ZIJN laptop. Je ideeënstroom droogt ter plekke op. 4. Trage software terwijl je thuis voor hetzelfde doel een goede app gebruikt Bijna twee derde van de werknemers gebruikt voor het werk liever zelf gedownloade apps dan de bedrijfssoftware die door de IT-afdeling van de organisatie beschikbaar wordt gesteld, blijkt uit onderzoek van Mobiquity. Maar als je aangeeft dat je voor bepaalde werkzaamheden een hartstikke handig tooltje hebt gevonden, krijg je vaak nul op het rekest van zowel IT als management. Want zelf gedownloade apps worden vaak als bedreiging gezien voor de veiligheid van het bedrijf. Toch kampt 44 procent van de bedrijven wereldwijd met een of andere vorm van deze zogenoemde schaduw-IT. 5. Stoorzenders op het werk Als je opstaat voel je het al: dit wordt een productieve dag! Maar je zit koud achter je bureau of de eerste collega staat al naast je om een kletspraatje te maken. Als je even later geconcentreerd aan het werk bent, zie je ineens een nieuwe mail binnenkomen. Nieuwsgierig als je bent, klik je die tóch even open. Oh, een verzoek van Herman, dat kan wel even snel tussendoor. Waar was je ook alweer gebleven? Telefoon, nóg een collega met een vraag. Méér nieuwe mails. Aan het einde van de dag rijd je naar huis met een onvoldaan gevoel: wat heb ik nou helemaal gedaan vandaag? Niet alle frustraties zijn eenvoudig weg te nemen, maar veel kan voorkomen worden door bijvoorbeeld in de cloud te werken. Op die manier heb je één centrale plek waar je eenvoudig bestanden kunt aanmaken en delen. Het aanbrengen van wijzigingen gebeurt in hetzelfde document. Zo heb je altijd slechts één versie van de waarheid op een plek waar je altijd en overal bij kunt.

Persoonlijke Groei

Herken jij deze 5 kantoorfrustraties?

Efficiëntie en productiviteit staan hoog in het vaandel bij bedrijven. Maar op de werkvloer worden die zaken nog wel eens...

author Kim Loohuis

Het is de nieuwe manier van organiseren bij bedrijven; niet een hiërarchische structuur, maar een organisatievorm die gericht is op samenwerken. Steeds meer bedrijven organiseren zich als een netwerkorganisatie; ING zet in projectgroepen medewerkers met verschillende expertises samen. Dat doet het naar voorbeeld van organisaties als Netflix en Spotify. Finext is een Nederlandse netwerkorganisatie pur sang. Het bedrijf wordt regelmatig als voorbeeld genoemd en is misschien wel de oudste netwerkorganisatie in ons land. Het bedrijf werd bijna twintig jaar geleden – in 1999 – opgericht als zelfstandige onderneming binnen TVW Group dat later werd gekocht door Ordina. In 2011 verzelfstandigde Finext toen een groepje van zeventig professionals de Finext-aandelen van Ordina kocht. Een kers op de taart, noemde consultant Martijn Meuling de buy-out toen. ‘Met deze stap wordt het ondernemerschap maximaal gestimuleerd. Het belang van de organisatie is nu de optelsom van de belangen van de professionals.’ Organiseren rond de keukentafel Finext heeft namelijk geen managers. Doordat de aandelen in handen zijn van de werknemers heeft iedere werknemer evenveel verantwoordelijkheid en zeggenschap. Dat deze constructie werkt blijkt wel uit het jaarverslag van 2015; het bedrijf haalde een winst van 1,8 miljoen euro, 50 procent meer dan een jaar eerder. Dat het bedrijf geen managers heeft, betekent niet dat de organisatiestructuur onduidelijk is. Werknemers – allemaal consultants - zijn verenigd rondom een vraagstuk of opdracht in groepen van vier tot negen mensen. Dat worden business projects (BP’s) genoemd. Past zo’n BP niet meer rond de keukentafel, dan valt het uiteen in nieuwe BP’s. Die BP’s worden weer gegroepeerd in niches. Binnen een BP hebben de Finexters allemaal een andere rol. Een daarvan is de rol van trekker, die soms zelfs wordt gedaan door junioren of beginnend medioren die hiervoor talent hebben. Een trekker houdt het clubje bij elkaar, hij of zij zorgt dat de BP bij elkaar komt. En woont het trekkersoverleg van de niche bij. Vanuit elke niche zit ook weer een trekker bij het overkoepelend overleg van de verschillende niches. Gedeeld leiderschap Besluiten worden gezamenlijk genomen. Een voorbeeld: toen het bedrijf in 2016 ging verhuizen stond er een aantal medewerkers op om de nieuwe locatie te regelen. Gedeeld leiderschap, noemde associate partner Alexander Berkhoff dat tijdens een inspiratiesessie. ‘Dat is op basis van vrijwilligheid maar is zeker niet vrijblijvend; op het moment dat je opstaat krijg je het vertrouwen om het tot een goed einde te brengen. Je kan niet zeggen dat je er even geen zin in hebt.’ Die gezamenlijke besluitvorming gebeurt ook bij het doorvoeren van verbeteringen. Bijvoorbeeld toen bleek dat de missie en visie van het bedrijf niet meer pasten. Berkhoff zei daarover tijdens de inspiratiesessie: ‘Een collega heeft toen een bedrijfsbrede dialoog via een Worldcafe-opstelling georganiseerd. Daar kwamen tachtig Finexters op af. We kwamen toen o.a. tot de conclusie dat onze missie niet meer voldeed en zijn we met elkaar weer in gesprek gegaan over onze missie.’ Naast deze grote besluiten, moeten Finexters er ook samen uit komen bij vraagstukken die anders door een manager worden opgelost. Het aannemen van personeel bijvoorbeeld gebeurt binnen een niche. En Finexters bepalen zelf – in overleg met collega’s - hun salaris. Want, zegt adviseur en oud Finext medewerker Fokke Wijnstra daarover in het boek ‘Impact op (zelf)sturing’: ‘waarom zou een ander het salaris moeten bepalen. Dat gaat eigenlijk op dezelfde manier als je het zakgeld voor kinderen gezamenlijk vaststelt: wat vind je zelf redelijk, gezien wat je tot nog toe kreeg en gezien wat anderen krijgen?’ Eigenaarschap Deze manier van organiseren zorgt voor eigenaarschap bij de werknemers. Wijnstra: ‘In een gezond team pakken de leden een aantal taken op. Je krijgt niet zozeer werk toebedeeld. Ik geloof niet in delegeren, maar wel wanneer mensen zelf taken oppakken. Want het maakt nogal uit of jij een taak toebedeeld krijgt of dat je deze zelf oppakt. […] Als mensen een taak of een klus eigenstandig oppakken, weet je ook zeker dat het geregeld wordt.’

Persoonlijke Groei

Hoe netwerkorganisatie Finext al jaren succesvol is

Al bijna twintig jaar is financiële dienstverlener Finext georganiseerd als netwerkorganisatie waar werknemers zelf de verantwoordelijkheid dragen. En dat legt...

author Kim Loohuis