Beroerd, slecht onderbouwd, halfslachtig, doelloos, frustrerend… Als het over besluiten gaat, dan valt er nog veel te leren. Slechte besluiten zijn de grootste kostenpost die niet op de winst- en verliesrekening terug is te vinden.
Ceo’s besteden veertig procent van hun tijd aan het nemen van besluiten, weet McKinsey. Het grootste deel van die tijd vinden ze maar slecht besteed, geven ze zelf aan. Dat kost dus alleen al miljoenen per jaar. Bovendien bezorgen halfbakken beslissingen en de gevolgen ervan leiders een fikse deuk in hun imago.
Slechte besluiten zijn een van de grootste frustraties in organisaties, schrijft Marja Wagenaar in het net verschenen Onvoorwaardelijke besluiten. Ze kosten tijd, geld en vertrouwen. Dat moet radicaal anders, vindt ze. En dat kan ook, want met haar boek werpt ze leiders een reddingsboei toe in de vorm van een praktisch 10 stappenplan.
Wagenaar is consultant, bestuurder en politicoloog, maar zelf noemt ze zich liever decision architect. Ze adviseert leiders, teams en organisaties wereldwijd bij het nemen van besluiten. Dat wil zeggen onvoorwaardelijke besluiten. Die zijn glashelder, omdat ze duidelijk zijn voor iedereen. Ze zijn ook glashard, omdat de uitvoering ervan onlosmakelijk aan het besluit gekoppeld is.
Lees ook: Integer beslissen als bestuurder, hoe doe je dat?
Stop met de ja, maar
Voorwaardelijke besluiten zitten vol met mitsen en maren, hebben beren op de weg, zijn vaak compromissen en zitten vol mogelijkheden tot uitstel. Zoals eerst het team compleet maken, of wachten tot andere organisaties hun richting hebben gekozen.
‘Slecht functionerende medewerkers en niet-vervulde vacatures scoren het hoogst als excuus om geen besluit te hoeven nemen,’ schrijft Wagenaar. Voor haar zijn dat ‘allemaal excuses om niet te hoeven doorpakken op een besluit’. Maar aarzelen betekent in de alle turbulentie van vandaag wel verliezen.
Wie voor onvoorwaardelijke besluiten wil gaan, moet dus wel een beetje lef hebben. Niet pappen en nathouden en dus met iedereen rekening houden. Al lijkt dat zoveel gemakkelijker. Op de korte termijn is iedereen blij. Op de lange termijn is het een ramp, is Wagenaars boodschap aan leiders.
Voor MT/Sprout focussen we op vier van de vele tips uit het boek.
Verwar voornemens niet met besluiten
Goede besluiten leveren groei, impact en een mooie toekomst op. Te vaak worden voornemens en besluiten met elkaar verward. Maak dus een scherp onderscheid tussen die twee. Om van een voornemen een besluit te maken moet het uitvoerbaar zijn: met een doel, concrete stappen en een datum waarop dat doel behaald moet zijn.
Ook moet het besluit uitgevoerd kunnen worden, haalbaar zijn dus. Bij een gebrek aan mensen en middelen, kan een besluit geen besluit blijven. Dan wordt het eigenlijk weer een voornemen.
Let op gedrag dat besluiten saboteert
Wagenaar wijst op gedragspatronen die besluiten kunnen saboteren. Ze zijn ook zo gewoon, dat ze niet eens herkend worden. Concessies bijvoorbeeld, heel logisch om bijvoorbeeld geknakte ego’s te voorkomen, maar die doen wel afbreuk aan de kwaliteit van een besluit.
Net zoals besluiten nemen omdat iedereen het zo gewend is. Dat maakt de onderbouwing ervan gebrekkig, niet iedereen staat erachter en de uitvoering is niet geborgd. Compromissen, van wit en zwart dan maar grijs maken, de goegemeente tevreden houden.
Dat werkt, denkt iedereen, maar dat levert ook onduidelijke, onherkenbare besluiten op zonder richting. Conflicten of het mijden daarvan hebben eveneens een behoorlijke impact op besluiten. Bij conflicten gaat het over winnen, bij het mijden ervan komt niet alles op tafel.
Het doordrukken van besluiten uit een machtspositie is helemaal passé. ‘Besluiten neem je niet in beslotenheid, maar met degenen die ze moeten uitvoeren.’ Wie mag meedenken, zal beter uitvoeren.
Lees ook: Niet alleen Ton Testosteron heeft een ego, jij ook (8 zelfs)
Toets wat de impact is over tien jaar
Zestig procent van de ceo’s beoordeelt strategische besluiten alleen op de uitkomst en niet op het proces, blijkt uit onderzoek van PwC. Volgens Wagenaar laten ze daarmee de kwaliteit van hun besluitvorming aan het toeval over. Maar toeval maakt een bedrijf niet future proof.
‘Een organisatie zonder richting neemt besluiten uit gewoonte. Met veel willekeur. Zonder te weten welke kant het opgaat’, schrijft ze. De toekomst veiligstellen, lukt alleen met een echt helder doel voor ogen. Alle belangrijke besluiten, grote én kleine, moeten dat hogere doel dichterbij brengen.
Onvoorwaardelijke besluiten zijn geen stapjes, ze zijn altijd een grote sprong vooruit. Toets wat de impact van een besluit over tien jaar is. Dat helpt om doelgericht te denken. Een andere nuttige denkoefening: durf afstand te nemen. Begin van nul, bouw de organisatie helemaal opnieuw op. Dat levert vast verrassende inzichten op.
Goed onderbouwen geeft een boost
Vanaf nu moet iedereen verplicht drie dagen naar kantoor komen. Stevig besluit, maar de reactie zal eerder ‘meh’ zijn. Extra reistijd, overvolle treinen, fileleed… Waarom moet dat? Welk werk gaat hier beter van worden? Kortom: welk doel dient dat?
Besluiten van de top die niet goed onderbouwd worden, sneuvelen gegarandeerd verderop in de organisatie. Als de motivatie onduidelijk is, dan is het voor medewerkers bijzonder moeilijk om zo’n besluit uit te voeren.
Werknemers terug naar kantoor laten komen, heeft veel weg van wat Wagenaar ‘oneigenlijke motivatie’ noemt. Dat zijn besluiten die tijdelijk een stoer gevoel geven. Of die draaien om de machtspositie van één of meer personen, niet om de toekomst van de organisatie.
Waar doen we dit voor? Dat is een vraag die Wagenaar nog te veel tegenkomt in de praktijk. Ze geeft twee vuistregels mee: duidelijke besluiten dienen duidelijke doelen. Het communiceren van die doelen is medewerkers motiveren.
Een goed verhaal vertellen, is daarvoor niet genoeg. Die tijd is voorbij. ‘Jouw boodschap concurreert met kattenfilmpjes en TikToks’, schrijft ze. Communicatie is nu echt maatwerk geworden. Het besluit moet aan iedereen worden uitgedragen, yep, echt aan iedereen.
Luister ook: Wil je als manager Gen Z begrijpen? Verdiep je in TikTok
