Dat de meeste werknemers in jouw organisatie, net als ruim 85 procent van de Nederlandse bevolking, een smartphone heeft, heeft veel voordelen. Ze zijn meestal goed bereikbaar en geven snel antwoord als je ze iets vraagt. Als ze bepaalde informatie voor hun werk nodig hebben, zoeken ze het snel op. Of ze vragen het aan iemand in hun netwerk. Maar er zijn ook nadelen.
De nooit aflatende stroom binnenkomende berichtjes geeft stress. Veel medewerkers (en managers!) zijn tot vlak voor het slapen gaan met hun smartphone bezig. Daarmee maken hun hersenen minder melatonine aan – die ze nodig hebben om te slapen. Volgens recent Brits onderzoek werken we door de smartphone elke dag 2 uur extra: we zien elk mailtje binnenkomen en willen meteen antwoorden. In sommige studies wordt de smartphone als een belangrijke reden voor burn-outs genoemd. Het apparaat geeft de illusie van een totale controle over ons leven, die we bang zijn te verliezen als we eventjes niet op het scherm hebben gekeken.
Minder creatief en productief
Veel mensen denken dat we productiever worden met de smartphone, die ons in staat stelt om te multitasken. Maar uit studies blijkt keer op keer dat we alleen maar denken dat we goed in multitasken zijn. Onze hersenen zijn er simpelweg niet voor geschikt. Met de opkomst van de smartphone en de totale ‘connectedness’ blijkt onze productiviteit dan ook niet te zijn gestegen. In een onderzoek van Harvard Business School bleek dat het team dat werd gevraagd meer informatie te delen, en ’s avonds de smartphone vaker uit te zetten, betere resultaten had. In een andere Harvard-studie bleek dat mensen die níet connected waren, aanmerkelijk creatiever waren.
Minder empathie
Het belangrijkste effect van de smartphone is waarschijnlijk dat op het onderling contact. Mensen die steeds afgeleid zijn door wat op het smartphonescherm gebeurt en vaak oortjes in hebben, zijn minder betrokken bij hun teamleden. Veelzeggend is een studie van de Universiteit van Michigan van enkele jaren geleden onder 14.000 studenten, waaruit bleek dat de huidige studenten 40 procent lager scoren op het gebied van empathie dan vorige generaties. Volgens de onderzoekers is de opkomst van sociale media daar debet aan. Twee andere Amerikaanse studies lieten zien dat het niet-aflatende bombardement aan digitaal nieuws ons morele prisma vertroebelt. Er komt zo veel op ons af, dat we minder de neiging hebben om compassie of verontwaardiging te ervaren.
Teamsucces vergroten
De invloed van de smartphone is verontrustend omdat steeds meer onderzoek laat zien dat de onderlinge empathie een belangrijke factor is bij het teamsucces. Teams met meer empathie zijn creatiever en hebben betere resultaten. Bij nieuw leiderschap waarbij meer autonomie in de teams komt te liggen, wordt de kracht van het team om zijn eigen problemen op te lossen, steeds doorslaggevender.
Gedragscode voor smartphonegebruik
Organisaties die deze effecten willen inperken, staan voor een lastige uitdaging. De smartphone volledig uitzetten op kantoor is voor veel werknemers nauwelijks bespreekbaar meer. De appjes en berichten zijn inmiddels zodanig geïntegreerd in hun sociaal leven, dat uitzetten alleen maar onrust zou geven. Aan de andere kant is het niet genoeg om het beperken van het smartphonegedrag aan de mensen zelf over te laten. Zoals we allemaal wel eens ervaren: zodra je ziet dat berichtjes binnenkomen, ga je toch even kijken. Het is vrijwel ononderdrukbaar. De volgende simpele gedragscodes kunnen behulpzaam zijn.
#1. Vergader schermvrij
Beeldschermen van smartphones en laptops tijdens vergaderingen kunnen handig zijn om snel iets op te zoeken, maar meestal verstoren ze het onderling contact. Alle schermen achterlaten op de werkplek als het team in de vergaderzaal bijeen komt, is beter. Een uitzondering kan worden gemaakt voor de notulist die de besluiten in zijn of haar computer intikt. Mocht er toch iets moeten worden opgezocht: dan maar even het zaaltje uitlopen op zoek naar het dichtstbijzijnde zoekvenster. De verloren tijd weegt niet op tegen het verbeterde contact.
#2. Verbied headsets op het werk
Headsets verbieden bij teams die bij elkaar zitten, is een controversiële maatregel. Sommige teamleden zullen zeggen dat ze zich afsluiten om zich beter op hun werk te kunnen concentreren. Maar een team dat uit mensen bestaat die allemaal de hele dag naar hun eigen muziek luisteren, wordt nooit een hecht team. In hoeverre zo’n verbod zinvol en haalbaar is, hangt af van de aard van het werk. Bij eenvoudig productiewerk kunnen andere regels gelden dan bij creatief teamwork. Een andere mogelijkheid is een compromis, bijvoorbeeld ’s ochtends geen headsets, ’s middags wel.
#3. Stel een berichtenvrije periode in
Het instellen van een berichtenvrije periode (bijvoorbeeld ‘van 10 tot 12 uur geen smartphoneberichten bekijken’) zorgt dat de onderlinge betrokkenheid, ook al is het maar enkele uurtjes, kan verbeteren. Het vestigt bovendien de aandacht op het smartphonegebruik zelf: het laat zien dat het niet vanzelfsprekend is dat de berichtenstroom altijd aanstaat, en dat het ook wel eens leuk is om gewoon te praten met de collega die naast je zit.
#4. Maak de lunch datavrij
Een gezamenlijke lunch kan een belangrijk ongedwongen contactmoment zijn. Je kunt afspreken dat iedereen bij de lunch de smartphone op de werkplek achterlaat. Dit soort afspraken is alleen acceptabel als iedereen – de leiding natuurlijk ook – eraan meedoet.
#5. Maak de nacht berichtenvrij
Slapeloosheid kan grote gevolgen voor de creativiteit, veiligheid en niet te vergeten het humeur. Met het hele bedrijf kan de berichtenvrije nacht worden afgesproken: geen zakelijke communicatie tussen 10 uur ’s avonds en 8 uur ’s ochtends. Heb je ’s avonds flink doorgebuffeld en je rapport om half 12 af? Prima, maar verstuur het nog niet naar je collega’s. De kans is namelijk groot dat die nieuwsgierig worden, en het, vlak voordat ze in bed stappen, nog even gaan doorlezen. En er iets van vinden, waar ze van wakker liggen. Sla het rapport op en verstuur het ’s ochtends vroeg. Dat is voor iedereen beter.
Dit artikel is onderdeel van het dossier Nieuw Leiderschap op mt.nl. Meer lezen?
- Waarom straks niemand meer een baan heeft
- Sturen op empathie in je team: 6 tips
- Nieuw leiderschap zit ‘m in deze 6 kleine dingen
- 4x zo word je een lerende organisatie
- 4 tips om de mindset van je team om te zetten in groeistand
