Voor zowel ondernemers als managers was het de afgelopen jaren een uitdaging: goede zakelijke relaties aangaan via een videoverbinding. Vanwege de coronacrisis werden veel overleggen met andere bedrijven noodgedwongen getransporteerd naar de digitale jungle.
Maar via Zoom met elkaar babbelen, is toch anders dan in het echt. Soms hapert de verbinding, een andere keer doet de camera het niet goed. En hoe goed kun je elkaar nu écht in de ogen kijken als alles vanachter een scherm gebeurt? Mensen als Job van der Voort van scaleup Remote zweren erbij, maar voor veel anderen is de gelijknamige remote-levensstijl toch nog een uitdaging.
Studie naar online onderhandelen
Onderzoekers van de Northwestern University te Illinois en de Louisiana State University deden een interessante studie naar het fenomeen, waar ze afgelopen week over publiceerden op Harvard Business Review. Ze wilden weleens weten wat de beste handvaten zijn voor online onderhandelen.
Immers: corona lijkt nu even voorbij te zijn, maar wie weet wat ons in het najaar te wachten staat. Stel dat we weer massaal achter de laptop verdwijnen, dan helpt het als je remote-vaardigheden weer up-to-date zijn.
De onderzoekers interviewden al voor de coronacrisis 82 managers wereldwijd en vroegen hen hoe zij bepalen of ze hun zakenpartners vertrouwen. De antwoorden varieerden per werelddeel. In Latijns-Amerika zochten zakenlieden tijdens informele borrels vooral naar gedeelde waarden, terwijl managers uit het Midden-Oosten zich tijdens dit soort informele evenementen richtten op het respecteren van andere waarden dan die van henzelf.
Vertrouwen opbouwen moeilijk
In november en december 2020, dus tijdens de mondiale coronalockdowns, interviewden de onderzoekers 21 van deze managers nogmaals. Deze managers gaven aan dat ze moeite ondervonden om via een videoverbinding een vertrouwensband op te bouwen met zakenlui van andere bedrijven. Elkaar via Zoom of Teams spreken, dat zagen ze vooral als een transactionele gebeurtenis.
Tijdens hun pre-corona-interviews leerden de onderzoekers dat managers tijdens gesprekken met andere zakenlieden vooral letten op de volgende zaken: openheid, competentie, respect en de waarden die iemand vertegenwoordigt.
Uitgestelde investeringen
Managers die ze tijdens de coronacrisis opnieuw interviewden, gaven aan op deze vier punten problemen te ondervinden bij online onderhandelen. Zo zei een van de geïnterviewden: ‘Ik denk dat het heel moeilijk is om mensen te overtuigen om een deal van een miljard dollar te ondertekenen, laten we zeggen in Cambodja, terwijl je het land of project niet daadwerkelijk hebt gezien.’
Soms leidde het ertoe dat bedrijven hun investeringen uitstelden. Een smak geld neerleggen zonder iemand in de ogen te kijken, dat was voor diverse ondernemingen een brug te ver. Wat kun je doen om meer vertrouwen op te bouwen tijdens remote gesprekken? De onderzoekers praatten erover met de managers en destilleerden hier vier tips uit. We delen ze hieronder met je.
1. Schrap de persoonlijke thema’s niet bij online onderhandelen
Tijdens een zakelijke onderhandeling heb je het niet alleen maar over zaken. Wie het goed wil doen, neemt ook even de tijd om op een persoonlijk niveau met de ander te praten. Woont hij of zij in deze stad? Hoe gaat het met de kinderen? Dat soort zaken. Via een videoverbinding, die vaak gelimiteerd is aan een bepaalde tijd, gaat dat minder makkelijk, geven de geïnterviewden aan.
‘Ik merk dat het veel moeilijker is om in een virtuele omgeving over persoonlijke dingen te praten dan bijvoorbeeld bij een lunch’, zegt een van hen. Volgens de onderzoekers moet je hier online desalniettemin tijd voor inruimen. Wellicht kun je een blokje aan het begin van je vergadering inruimen voor persoonlijke gesprekken, bijvoorbeeld ter introductie van elkaar.
2. Gebruik je netwerken
Het is handig om je eigen netwerk te gebruiken bij het evalueren van zakenpartners of bij het vinden van hen. Heb je een videogesprek gepland met een manager van een bepaald bedrijf, dan kun je eens kijken of je iemand kent die deze persoon weer kent. Die zou je vervolgens gericht vragen kunnen stellen over deze aanstaande gesprekspartner. Wat vindt hij of zij over het onderwerp waarover je met hem of haar wil praten? Zo kom je beter beslagen ten ijs. Ook kun je op deze manier een introductie krijgen bij een gesprekspersoon.
Ik benader mensen uit mijn netwerk en vraag ze een connectie voor mij te maken
‘Hier is geen formule voor’, zei een van de managers. ‘Je hoeft alleen maar de mensen in je netwerk te zoeken die je het meest kunnen helpen en die bereid zijn behulpzaam te zijn. En ik heb drie of vier van die mensen geïdentificeerd. Ik benader ze en zeg: “Ik moet een bepaald persoon ontmoeten. Kun je me helpen die introductie voor mij te maken?”’
3. Begin met kleinere deals bij online onderhandelen
Ga je met zakencontacten via een videoverbinding een deal aan, begin dan het liefst klein, raden de onderzoekers aan. Begin bijvoorbeeld met een soort pilot-deal van een paar ton, om te kijken of het tussen jullie bedrijven ‘klikt’. Ga daarna pas over op die miljoenendeal. Het risico wat je loopt als je direct over de miljoenendeal wil onderhandelen, is dat je het vertrouwen van je zakenrelatie nog niet hebt. Hierdoor kan de deal sneller afketsen.
‘We hebben gezegd dat we nu een bepaald bedrag willen investeren en de mogelijkheid hebben om in de toekomst extra bedragen te investeren, zodra een persoonlijke ontmoeting plaatsvindt’, zei een van de geïnterviewde managers.
4. Deel je expertise met partners
Het zou zo eens kunnen dat jouw bedrijf de zaken van anderen vooruit kan helpen in de nieuwe tijd. Bijvoorbeeld doordat je software ontwikkelt waarmee zij meer uit hun medewerkers kunnen halen. Schroom niet om partners hiervan op de hoogte te brengen, adviseren de onderzoekers.
Je probeert elkaar te helpen overleven in deze nieuwe omgeving
‘We bouwen een aantal online tools om hen te helpen hun producten te verkopen’, zei een van de geïnterviewden. ‘Het helpt niet alleen ons, maar ook hen om alle producten die ze dragen te verkopen. Dat heeft ons geholpen bij het uitbreiden van onze activiteiten met hen, omdat ze zien dat we hen willen helpen. Dat het meer is dan alleen een bedrijf. Het is meer alsof je elkaar probeert te helpen overleven in deze nieuwe omgeving.’
Lees meer over onderhandelen:
- 10 tips om te winnen met onderhandelen
- Hoe je verliesangst gebruikt om een onderhandeling naar jouw hand zetten
- Zo hou je het hoofd koel tijdens het onderhandelen met klootzakjes
