'Even in bad, met de kinderen spelen en dan kan ik aan het werk. Niet na vijf uur, dan zit mijn werkdag er alweer op.' Veel managers wantrouwen thuiswerkers. Hoe krijgt u de meest productieve thuiswerkers?
De meeste werknemers zijn ijverig en zouden het gewoonweg niet in hun hoofd halen om te doen alsof ze hard werken. Ze hebben plezier in hun werk en halen alles uit wat erin zit. Ook als ze veel thuiswerken. Toch kijken veel managers sceptisch naar deze groep werknemers. Problemen escaleren ook veel sneller als ze niet met grote regelmaat in hetzelfde gebouw aanwezig zijn. Hoe managet u de thuiswerker zo dat u er zeker van kunt zijn dat ze ook daadwerkelijk productief zijn?
Veel antwoorden
"Virtuele managers moeten meer structuur en planning aanbrengen", zegt Trina Hoefling, oprichter van GroupONE Solutions in het blad INC. "Thuiswerkers hebben meer duidelijkheid nodig." Dat betekent bijvoorbeeld dat verantwoordelijkheden en protocollen over hoe om te gaan met klanten duidelijk omschreven en gecommuniceerd moeten worden. Bewapen uw werknemers met zoveel mogelijk antwoorden, nog voor ze de vragen zelf hebben gesteld. Het is namelijk wel een feit dat thuiswerkers veel minder snel naar u toekomen met een vraag.
Contactmomenten
Stel ook regels op over het aantal contactmomenten. Wanneer moeten uw werknemers op kantoor zijn, hoe vaak wilt u een update via de telefoon of via de mail? Volgens Lou Hoffman, oprichter van Hoffman Agency zijn deze verplichte ‘check-in' momenten vooral belangrijk voor de jongste bedienden. "Aan het begin van hun carrière begrijpen ze nog niet helemaal hoe deze vrijheid werkt. Zelf regelmatig aangeven hoe het gaat en op welke punten je hulp nodig hebt, zit dan nog niet in het systeem." Daarom zijn de verplichte contactmomenten een uitkomst.
Technologie
De huidige technologie kan u een aardig handje op weg helpen. Er zijn veel verschillende (goedkope) online mogelijkheden waarmee u taken en deadlines kunt verdelen, zien wie waarmee bezig is en iedereen op de hoogte houden wanneer belangrijke doelstellingen zijn gehaald. Daarnaast zijn er ook verschillende programma's die het makkelijker maken om documenten uit te wisselen. "Ik raad wel aan om niet voor één tool te gaan die van alles een beetje doet, maar te kiezen voor verschillende applicaties die ieder goed zijn in hetgeen ze voor gemaakt zijn", zegt Aliza Sherman, medeoprichter van Conversify.
Controleren
Maar uiteindelijk gaat het laten thuiswerken van uw werknemers altijd gepaard met een stukje vertrouwen. Want webcams bij de werknemers thuis neerzetten of software installeren die meet hoeveel toetsaanslagen per minuut worden gehaald is niet wenselijk. U zult uw werknemers dus moeten vertrouwen.
