Geen producten in de winkelwagen.
Laat je belangrijke mail ook wel eens dagen of weken liggen? Met een paar ochtendsprintjes werk je ze zo weg, aldus Dorie Clark.
Afgelopen weekend overleed Internetpionier Raymond Tomlinson (74), de uitvinder van e-mail zoals we dat nu kennen. E-mail is nog steeds ons belangrijke communicatiemiddel, ondanks de opkomst van een zakelijke communicatiedienst als Slack. In 2015 zijn er wereldwijd 205 miljard e-mails verstuurd per dag. Emails zijn dan gelijk ook de grootste veroorzaker van stress: 92 procent van de werknemers heeft last van verhoogde bloeddruk en hartslag bij het openen van zakelijke e-mail. Het negeren van een e-mail knaagt aan ons bewustzijn. Iemand als Tony Hsieh, ceo van Zappos, verklaarde zich schuldig te voelen als hij zijn e-mails niet tijdig beantwoordt.
Emailvolume
Uit onderzoek blijkt dat we gemiddeld 74 keer onze e-mail controleren per dag en dat we deze bliksemsnel beantwoorden: ruim 70 procent wordt binnen zes seconden (!) beantwoord. Toch hebben velen van ons het idee dat we het niet bij kunnen houden. Deels klopt dat ook, omdat we steeds meer e-mail gaan ontvangen. Er wordt geschat dat we in 2018 gemiddeld 140 mails per dag ontvangen.
Spam
Veel productiviteitsgoeroes waarschuwen: het is een slecht idee om de dag te beginnen met het checken van je mail. Controleer daarom nooit je mail in de ochtend. Maar vaak is niet de hoeveelheid mails het probleem, maar is het de bulk aan onbelangrijke mails en spam. Een dienst als Unroll.me kan dat probleem oplossen, maar daarmee zijn we er nog niet.
Energievreter
Het beantwoorden van mails kost ons namelijk tijd en vooral (mentale) energie. En die mentale energie neemt gedurende de dag sterk af, laat onder meer onderzoek van Roy Baumeister zien. Het bekijken van mails vraagt namelijk hetzelfde mentale vermogen van ons om betere besluiten te nemen. En dat mentale vermogen is eindig.
Emailgewoonte
De weg van de minste weerstand is om de makkelijke mails snel te beantwoorden en om de lastige mails te laten liggen voor het einde van de dag. Of de dag erop, of de week erop…en dan wordt het bijna onbeschoft. En onbeantwoord blijven ze knagen aan je bewustzijn. Het kan soms om simpele verzoeken waar je wel over na moet denken: een interviewverzoek waar je netjes voor wilt passen, een webinar waarvan je je afvraagt of het nu nuttig is of een aanbeveling van een vriend die je niet wilt teleurstellen.
Maak emailsprintjes
Dorie Clark (de auteur van dit artikel) kwam er in haar eigen praktijk achter dat ze belangrijke email juist in de ochtend kan beantwoorden. Dat hoeft niet elke dag, want er zijn ook andere prioriteiten. Tijd is vaak ook niet het probleem, het gaat meer om de wilskracht en discipline om lastige mails correct en inhoudelijk te beantwoorden.
Haar advies: maak e-mailsprintjes van 20 tot 25 minuten via de Pomodoro Methode zodat je lastige mails afwerkt in de ochtend.
Energieboost
Deze methode zou je juist een energieboost moeten geven. Als je lastige e-mails aan het begin van de dag afhandelt, geeft je dat meer energie voor andere onverwachte taken of klussen. Dat scheelt een verhoogde hartslag of bloeddruk.
Dit is een bewerking van het artikel 'Actually, you should check your e-mail early in the morning' van Dorie Clark. Clark is een marketingstrateeg en professionele spreker, die doceert aan Duke University's Fuqua School of Business. Zij is de auteur van Reinventing You en Stand Out.
Bron: Harvard Business Review
