Gesjoemel met declaraties, stelen uit het magazijn en softwarelicenties 'lenen'. Maak van uw werkvloer geen graaipot.
Wakker liggen doet u waarschijnlijk niet van een collega die een paar velletjes printpapier in zijn tas stopt. Zoekgeraakte pennen met het bedrijfslogo doen evenmin de alarmbellen rinkelen. Maar het meenemen van gevoelige bedrijfsinformatie, een laptop ontvreemden of het stelselmatig opkrikken van declaratiebonnetjes? Dan wordt de term secundaire arbeidsvoorwaarden ineens vervangen door diefstal en fraude. Aan Ron Nieuwendijk, projectleider van Hoffmann Bedrijfsrecherche uit Almere, de vraag: hoe corrupt is onze werkvloer eigenlijk?
Topje van de ijsberg
“Wij hebben elk jaar gemiddeld duizend tot twaalfhonderd opdrachten. Nu zijn er in Nederland natuurlijk meer onderzoeksbureaus en wij zijn er dan ook van overtuigd dat dit nog maar het topje van de ijsberg is. In de meeste gevallen gaat het om geld, goederen, tijd of informatie. Vooral de laatste categorie is groeiende. Doordat de meeste bedrijfsprocessen zijn geautomatiseerd, is het vaak buitengewoon eenvoudig om vertrouwde informatie mee te nemen. Denk aan klantgegevens, offertes en dat soort zaken. Voor concurrerende partijen kunnen die gegevens erg interessant zijn.”
Tonnen
Minimumloon of dik betaald? Hoewel u misschien anders zult vermoeden, zegt salaris niet zo veel over potentieel roofgedrag van uw collega’s. Nieuwendijk ziet vaak genoeg gebeuren dat medewerkers met een uitstekend loon voor tonnen frauderen. Wel zijn er bepaalde functies binnen een onderneming die als risicovoller kunnen worden beschouwd. Zo vormt de afdeling ict vaak een eiland waar techneuten ongestoord hun gang kunnen gaan. Solistisch werken geldt doorgaans ook voor inkopers. Vrij gemakkelijk kunnen zij voor zichzelf aantrekkelijke afspraken maken met leveranciers. En dan zijn er nog de magazijnmedewerkers. Een boormachine of beeldscherm minder, niemand die erachter komt. Wie de fraudeur dan achteraf de bekende waaromvraag stelt, krijgt meestal hetzelfde antwoord: ‘Ach, het ging zo ontzettend makkelijk.’
De verleiding
Toch kunt u zich als bedrijf wapenen tegen deze risico’s. “Als we naar de kwetsbaarheid van een bedrijf kijken, dan spelen vaak drie factoren een rol: verleiding, aanleiding en gelegenheid. Als die alle drie aanwezig zijn, dan loop je een groter risico om slachtoffer te worden. De kans van slagen is afhankelijk van je medewerkers en de bedrijfscultuur. Zijn er heldere procedures over declareren en het omgaan met spullen van de zaak? Bestaat er zoiets als een controlesysteem? Kennen medewerkers de gemaakte afspraken hierover? Dat zijn vragen die een bedrijf zich moet stellen”, zegt Nieuwendijk. De volgende stap is een risicoanalyse. Welke risico’s loopt u en vindt u de gevolgen aanvaardbaar? Blijkt het bijvoorbeeld kinderlijk eenvoudig om belangrijke klantgegevens op een usb-stick mee te nemen en beschouwt u de mogelijke effecten daarvan als desastreus, dan is het zaak om snel met ict om tafel te gaan zitten.
Sleutelbeheer
En daar blijft het niet bij. Ga binnen de vier kantoormuren eens na: wie hebben er allemaal een sleutel van het pand en staat dat ergens geregistreerd? Volgens Nieuwendijk zijn veel bedrijven ooit dapper met die administratie begonnen, maar is de lijst als gevolg van een permanente stoelendans al lang niet meer up te date. Computers en laptops, vaak is het daarmee niet beter gesteld. De meeste bedrijven in Nederland weten niet precies wat ze op het gebied van automatisering in huis hebben. Dat maakt de pakkans voor stelende collega’s er bepaald niet groter op.
Op heterdaad
Stel, u verdenkt een collega ervan dat hij zich ten koste van het bedrijf heeft verrijkt. Direct ontslaan of liever even geduld uitoefenen? “Voordat je maatregelen neemt, is het zaak om altijd eerst je huiswerk te doen. Welk bewijs is er en is dat genoeg? Wij merken vaak dat bedrijven snel tot een oordeel overgaan, maar niet voldoende hebben uitgezocht of hun veronderstellingen ook echt kloppen. Mocht een medewerker vervolgens zijn ontslag aanvechten in de rechtszaal, dan is bewijs juist cruciaal.”
