Naast de introductie van nieuwe softwarepakketten (Vista en Office 2007) is Microsoft in Nederland nog een ei aan het leggen. Een organisatieverandering is in gang gezet om het zelfgepredikte ‘nieuwe werken’ inhoud te geven. Algemeen directeur Theo Rinsema oefent zich in de kunst van het loslaten en leert zijn werknemers verlangen naar zee.
Spannende tijden voor Theo Rinsema. De 44-jarige Rotterdammer werkt nog geen drie jaar bij Microsoft, na een twintigjarige carrière in de Nederlandse softwaresector. In mei 2006 werd hij benoemd tot general manager van Microsoft Nederland. Eind januari stond hij aan het roer bij de introductie van Vista, Office 2007 en Exchange 2007, de pakketten die het bedrijf met de nodige bombarie heeft gelanceerd.
Maar de ambities van Rinsema reiken verder dan pakketten verkopen. Hij is een organisatieverandering gestart om de principes die Microsoft onder de noemer ‘het nieuwe werken’ verkondigt, in de praktijk te brengen. Technologie speelt daarbij een rol, maar cultuur, organisatie en leiderschap zijn minstens zo belangrijk.
Veel mensen deden ‘the new world of work’, na de lancering in 2005 door Bill Gates, af als reclamestunt. Maar bij Microsoft zelf wordt het serieus opgevat. Uitgangspunt is dat de medewerker centraal staat in de organisatie. Werknemers beschikken over meer informatie en vrijheden dan ooit. Om er optimaal van te profiteren moet het bedrijf daarop worden ingericht.
Later dit jaar betrekt Microsoft een nieuw kantoorpand op Schiphol, waar met flexibele werkplekken wordt gewerkt. Verder worden medewerkers uitgerust met technologie om overal te kunnen werken. ‘Nieuw werken’ behelst ook een cultuurverandering waarbij verantwoordelijkheden lager in de organisatie worden gelegd. Rinsema wil de principes in zijn eigen organisatie handen en voeten geven, of ‘doorleven’, zoals hij het noemt. “Om beter te weten waar we het over hebben.”
Wat voor een bedrijf is Microsoft Neder-land? Welk slag mensen werkt hier?
“Kenmerken van de mensen bij Microsoft zijn dat ze relatief jong en hoog zijn opgeleid, meestal op hbo- of academisch niveau. Verder zijn het mensen die intellectueel uitgedaagd willen worden en ondernemerschap tonen. Mensen die graag vooruit en licht omhoog kijken. ‘Wat kan er morgen en hoe gaan we het doen’.”
Het typische Amerikaanse optimistische softwarebedrijf?
“We hebben een keer een sociobioloog over de vloer gehaald om te bestuderen hoe we met elkaar omgaan. Zijn conclusie was ja, er is sprake van Amerikaans opportunisme, maar verder is het vooral een Nederlands bedrijf. De directe communicatie bij ons is zo Nederlands als het maar kan.”
Wat was de aanleiding om met het ‘nieuwe werken’ aan de gang te gaan?
“Er kwamen enkele dingen bij elkaar. In de eerste plaats de introductie van Vista en Office System 2007. Als je nieuwe technieken aanbiedt, moet je er zelf optimaal gebruik van maken. Verder gaan we eind dit jaar verhuizen naar een nieuw pand waar we dankzij het nieuwe werken met minder vierkante meters toekunnen. Er speelde ook een aantal kwesties, onder andere op het gebied van telewerken en diversiteit. Microsoft liep allerminst voorop op dat gebied.”
Is het vooral een technologieverhaal?
“Technologie speelt een belangrijke rol. Door ict neemt de snelheid van de werkprocessen toe. De snelheid van het leven gaat omhoog. Als je twintig jaar geleden een brief naar een bedrijf stuurde, verwachtte je na een week iets te horen. Als je nu belt of mailt wil je meteen antwoord. Bedrijven moeten hun processen zo organiseren dat de juiste persoon zo snel mogelijk reageert. Technologie kan daarbij helpen. Dus het probleem wordt veroorzaakt door technologie en technologie is onderdeel van de oplossing. Maar niet meer dan een onderdeel.”
Van technologiebedrijven zijn we gewend dat ze de nadruk leggen op technologie.
“Er wordt vaak te eenvoudig over gepraat. Dankzij technologie kun je overal en altijd werken, daarmee gaat de productiviteit omhoog en gaat de zon schijnen. Zo simpel is het niet. Het gaat ook om de cultuur. Je moet ervoor zorgen dat men, uitgerust met technologie, optimaal kan samenwerken. En de fysieke omgeving speelt een rol. De gewenste werkstijlen moeten fysiek worden ondersteund, bijvoorbeeld met telewerkplekken en ruimtes voor videovergaderen.”
Hoe weet je wanneer de samenwerking ‘optimaal’ is?
“Er is veel onderzoek naar gedaan. Er bestaat bij medewerkers behoefte aan voldoende sociale cohesie. Voor samenwerken is wederzijds vertrouwen nodig. Ook al werk je dus vaak thuis of ben je op reis, je moet een bepaalde hoeveelheid sociaal contact organiseren. Daar komen allerlei vraagstukken bij. Wanneer zijn vergaderingen het productiefst? Moet je bij elkaar zitten of kun je inbellen? Hoe voorkom je dat de inbellers worden beschouwd als indringers? Het beste resultaat is afhankelijk van factoren als de lengte en frequentie van het contact. Als je het eenmaal hebt vastgesteld, kun je kiezen waar je de rest van je tijd aan besteedt.”
Op papier klinkt het eenvoudig.
“Het is een zoektocht naar, zoals wij het noemen, het ‘fysiek minimum’. Als het lukt kun je je tijd beter indelen en gaat, als je het goed organiseert, de productiviteit omhoog. De vitaliteit van de organisatie gaat er ook op vooruit. Werknemers zijn beter in staat om de balans tussen privé en zakelijk te organiseren. En, inderdaad, om de files te ontlopen. Verder helpt het ons om de diversiteit van het werknemersbestand te vergroten. Bijvoorbeeld doordat we een grotere hoeveelheid mindervaliden in dienst kunnen nemen.”
Het gevolg is ook dat managers hun mensen minder zien.
“Beslissingen zullen lager in de organisatie komen te liggen. Daar moet je als bedrijf klaar voor zijn. In een wereld die steeds sneller gaat is het niet meer dan onvermijdelijk dat besluiten lager in de organisatie worden genomen. Het houdt in dat je de medewerkers toegang tot de benodigde informatie moet geven. Vroeger was business intelligence voorbehouden aan de happy few in het bedrijf, nu is het voor veel meer mensen beschikbaar. Het houdt ook in dat managers verantwoordelijkheden moeten kunnen loslaten.”
Hoe moet je mensen die je minder vaak ziet aansturen?
“Het vergt nieuwe vaardigheden. Loslaten wil zeggen vertrouwen geven. Daar zullen zowel de managers als de werknemers mee om moeten leren gaan. Aan de andere kant is het zo dat, mede door de komst van digitale technieken, meer hulpmiddelen beschikbaar zijn om op output te sturen. Je kunt de voortgang in de gaten houden door mijlpalen vast te stellen. Een ander onderdeel van het managementproces is coaching. Je ziet je mensen minder frequent, dus moet je je zintuigen ontwikkelen om sneller door te hebben dat er iets aan de hand is.”
Hoe gaat u zelf om met dat ‘loslaten’?
“Ik denk dat vragen stellen een van de belangrijkste onderdelen van mijn managementstijl is. Ik kan wel opdrachten geven die medewerkers moeten uitvoeren, maar het is beter om het ze zelf te laten uitzoeken. Door vragen te stellen spoor ik mensen aan om zelf over de oplossingen na te denken. Niet alleen werkt dat positief op de motivatie, je maakt bovendien maximaal gebruik van de aanwezige intelligentie. Vraag mensen geen hout te zoeken als je een schip wilt bouwen, leer ze verlangen naar de eindeloze pracht van de zee. Dat is een citaat uit Le Petit Prince.”
Het lijkt op dienend leiderschap.
“Ik geloof dat je moet uitgaan van de kracht van mensen. De werknemers bij Microsoft zijn intelligent genoeg zijn om hun problemen op te lossen. En in veel gevallen beter in staat dan ik om hun eigen problemen op te lossen. Mijn rol is om dat te faciliteren, zodat ze hun eigen potentieel kunnen realiseren. Vertrouwen geven is een belangrijk onderdeel. Maar ik wil echt niet zeggen dat het me altijd lukt. Soms ben ik behoorlijk paternalistisch. Als ik vind dat het genoeg is geweest zeg ik: ‘Cut the crap’.”
Je moet, zoals u zei, je zintuigen ontwikkelen omdat je je mensen minder frequent ziet. Hoe heeft u dat aangepakt?
“Er zijn allerlei handgrepen voor, bijvoorbeeld met behulp van neurolinguïstisch programmeren en metaprofielanalyse. Ik heb in het verleden enkele cursussen gedaan. Wat ik belangrijker vind, is dat je jezelf dwingt om er voortdurend op te letten. Zodat je langzaam je mensen steeds beter leert inschatten. Verder is het een eigenschap waar je wel enige aanleg voor moet hebben, denk ik.”
U bent mij nu aan het imiteren? Om een goed ‘rapport’ met mij op te bouwen, zoals het neurolinguïstisch programmeren voorschrijft?
“Haha, nee. Ik heb ook geen leesbril op het puntje van mijn neus zoals u. Je moet van die technieken datgene oppikken wat bij jou past en de rest laten schieten. Anders leidt het tot plastic gedrag.”
Hoe brengt u de kunst van het loslaten op het middenmanagement over, zodat zij er ook mee aan de slag gaan?
“In het veranderproces waar we bij Microsoft mee bezig zijn, wordt daar veel aandacht aan besteed. Niet iedereen gaat het even makkelijk af om verantwoordelijkheden los te laten. Belangrijk is dat je naar elkaar luistert en elkaar helpt. We zijn met het management naar een workshop geweest, waar een essentieel onderdeel van het programma was dat er níets op het programma stond! Geloof me, voor managers bij Microsoft was dat knap lastig. Verder werken we met buddies die ons een spiegel voorhouden.”
Kunt u wat meer vertellen over het veranderproces?
“Een belangrijke leidraad die we hebben gekozen is Thijs Homans theorie over betekeniswolken. Het komt er kort op neer dat ook de negatieve aspecten van de organisatieverandering moeten worden benoemd. Bij onze verhuizing eind van het jaar weten we van tevoren dat er mensen zijn die bepaalde dingen niet leuk zullen vinden. Er zijn bijvoorbeeld medewerkers die aan een vaste werkplek hechten, terwijl ze die in het nieuwe gebouw kwijtraken. Je moet voorkomen dat je je alleen op de positieve kanten concentreert, er moet ook een podium zijn waar mensen hun grieven kunnen uiten. Daar organiseren we bijeenkomsten voor. Op het intranet hebben we ook een wiki over de verandering ingericht (een webpagina die door alle bezoekers kan worden aangepast, red.). Daar kan iedereen zijn zegje doen.”
De grootste belofte van het nieuwe werken is meer productiviteit. Het is een belofte waar ict-bedrijven graag mee schermen. Hoe kunt u het hard maken?
“Productiviteit is een lastig onderwerp, alleen al vanwege de verschillende definities die worden gebruikt. Harde bewijzen hebben we niet. Maar we zijn ervan overtuigd dat mensen productiever worden als ze zelf kunnen weten waar en wanneer ze werken. Een ander punt is dat mensen nog veel te veel tijd bezig zijn met het zoeken van informatie. Terwijl de hoeveelheid informatie alleen maar toeneemt. Daar ligt overigens nog een grote uitdaging, namelijk om analoog opgevoede mensen te leren hun gedrag los te laten.”
Analoog opgevoed?
“Mensen van de wat oudere generatie, zoals ik, zijn gewend om informatie netjes in mapjes te stoppen. Jongeren zijn digitaal opgevoed, ze gaan als consumenten met informatie om en pikken uit de stroom wat ze op dat moment nodig hebben. De analoge generatie moet leren om te stoppen met zinloos organiseren. Dan zul je merken dat je vanzelf productiever wordt. De software stelt je daartoe in staat.”
Wie is Theo Rinsema
1962 geboren te Rotterdam
1983 vertegenwoordiger Volmac
1987 account exective, salesmanager en business unit manager Multihouse
1996 manager product marketing, director marketing en business
development Oracle
2004 director business marketing organization Microsoft
2006 general manager Microsoft Nederland
Rinsema is getrouwd en heeft twee kinderen
Nieuw werken, nieuwe software
Principes van het ‘nieuwe werken’ komen terug in de onlangs geïntroduceerde programma’s Vista, Office 2007 en Exchange Server 2007. Mobiele apparaten waar werknemers mee op stap gaan, werken steeds beter samen. Gegevens kunnen makkelijk worden gesynchroniseerd. Handschriftherkenning is bovendien verbeterd. De ‘search pane’ in Vista is een sterk verbeterde zoekmachine die intuïtief zoeken op de eigen computer mogelijk maakt. Zelf informatie organiseren is overbodig. Aan Office zijn nieuwe onderdelen toegevoegd zoals Groove 2007, een programma om samenwerken in projectteams te vereenvoudigen. Verder maakt Exchange Server 2007 het mogelijk dat medewerkers met hun mobiele telefoon toegang krijgen tot hun e-mail. Op afstand agenda’s beheren, taken plannen en overleg plegen wordt makkelijker.
Microsoft Nederland
• marketing-/verkoopvertegenwoordiging van de Microsoft Corporation, Redmond
• gevestigd in Schiphol-Rijk
• 550 werknemers
