Waarom zou je iets veranderen als je organisatie al jarenlang met succes actief is op de markt en alle processen nog werken zoals gewenst? Precies om deze reden draaien veel processen nog op oude ict die op papier allang vervangen had moeten worden, maar in de praktijk nog steeds het hart van de organisatie vormen. Best problematisch, want op het moment dat een disruptor jouw markt op zijn kop komt zetten, kun je niet goed meekomen. Of zeg maar gerust, helemaal niet meer meekomen. Hoe zorg je dat je je hier voldoende op voorbereidt?
Slecht gedocumenteerd
Zolang het allemaal werkt, is er inderdaad niets aan de hand. Maar het wordt wel een probleem als er een doorbraak plaatsvindt in je markt, waardoor je anders moet gaan opereren. Dan kan legacy opeens een blok aan je been worden, zegt Harro Spanninga, Managing Director Strategisch ict- en informatiemanagement in de publieke sector bij consultancy Berenschot. ‘Het zijn vaak systemen die slecht gedocumenteerd zijn of ontwikkeld door leveranciers die niet meer bestaan. Om het erger te maken: vaak draaien de systemen al jarenlang probleemloos. Daardoor kennen de huidige beheerders de systemen niet van binnen. Als je aan een willekeurige organisatie vraagt of ze bekend zijn met de legacy-systemen, of ze de risicoprofielen in kaart hebben gebracht en of er plannen voor vervanging liggen, dan loop je kans dat er een stilte aan de andere kant valt.’
Het probleem met legacy
De oude systemen ‘even’ vervangen is vaak niet eenvoudig. ‘Een systeem zoals de gemeentelijke basisadministratie draait bijvoorbeeld al heel erg lang’, noemt Spanninga. ‘Dat vervang je niet zomaar. Er zijn in de loop der jaren gigantisch veel koppelingen gelegd tussen de systemen. In essentie heb je bij legacy te maken met een spaghetti aan functies en een kluwen aan koppelingen die ontward moeten worden.’ In andere markten gaat dat nog veel verder. Zo stammen veel kernsystemen van banken nog uit de jaren 70. Maar uiteindelijk heeft iedereen te maken met verouderde systemen. ‘Er wordt altijd gesproken over mainframes bij banken, maar ondertussen zijn de client-serversystemen uit de jaren 90 ook lang en breed legacy.’
Innovatie versus beheer
Dat kan duur uitpakken, vooral omdat deze onderdelen een groot deel van het ict-budget kunnen opslokken. ‘Als 95 procent van het budget nodig is om de omgeving te beheren, en maar 5 procent overblijft voor ontwikkeling, dan weet je dat je een legacy-probleem hebt.’ Een harde regel voor een gezonde verhouding is er niet, maar Spanninga wil wel een poging wagen om een soort van indicatie te geven. ‘Je zou de stelregel kunnen aanhouden dat complexere informatiesystemen een levenscyclus van een jaar of 7 hebben. Elke 7 jaar moet je dus vernieuwen. Dat betekent dat je ongeveer 14 procent van je budget opzij moet zetten voor ontwikkeling om bij te blijven.’ Is het innovatiebudget lager, dan weet je dat je legacy-probleem met verloop van tijd alleen maar groter wordt.
Kwetsbare systemen
Die systemen zijn ondertussen sterk verouderd en daarmee kwetsbaar
Een ander probleem met legacy is cybersecurity. Veel van deze systemen worden immers niet meer ondersteund en hebben kwetsbaarheden die niet meer opgelost worden. ‘Je bent als organisatie eigenlijk verplicht om daar goed naar te kijken’, zegt Spanninga. ‘Je moet daarbij niet alleen denken aan de klassieke kantoor- en ERP-automatisering. Denk ook aan ict ten behoeve van beveiligingssystemen, cameratoezicht of de bediening op afstand van objecten van windmolens tot poldergemalen. Vanaf de jaren negentig zijn ook die allemaal geautomatiseerd, en draaien mogelijk ongezien al jaren naar alle tevredenheid. Maar de systemen zijn ondertussen sterk verouderd en daarmee kwetsbaar.’
Legacy in kaart brengen
Om van legacy af te komen, moet je eerst weten welke legacy je allemaal in huis hebt. Dat mag een open deur lijken, maar Spanninga komt het regelmatig tegen dat er geen overzicht is. De documentatie is onvolledig of afwezig, en er is niet één iemand die de verantwoordelijkheid heeft. ‘Om te beginnen moet je inzicht in de legacy krijgen, dus überhaupt weten waar alle ‘ict-spaghetti’ zit en controle erover nemen. Je moet de risico’s kennen, weten wat er speelt en het in kaart hebben gebracht.’
Gefaseerd vervangen
Je kunt processen herontwerpen zodat de oude systemen niet meer nodig zijn
Bovendien moet je beseffen dat het niet altijd mogelijk is alles in één keer te vervangen. Dat vergt namelijk veel investeringen en kan risicovol zijn. Volgens Spanninga zijn er verschillende strategieën die je kunt hanteren. ‘Je kunt bijvoorbeeld de processen herontwerpen zodat de oude systemen niet meer nodig zijn. Maar denk ook aan middleware-constructies waarbij je legacy-systemen isoleert, en beheerst ontsluit en aansluit op nieuwere ict en vervolgens stapsgewijs bepaalde functies van de legacy vervangt, net zolang tot het klaar is. Zo kun je het oude systeem gefaseerd uitfaseren.’
Geld besparen
Het is volgens Spanninga verrassend hoe vaak er nog onderdelen in de legacy draaien die al jaren niet meer worden gebruikt. ‘Je hebt ooit een ERP-pakket aangeschaft met een jaarlijkse licentie voor 20 modules, waaronder de HR-module. Ondertussen ben je allang op een ander HR-systeem overgestapt. Dat kom ik heel vaak tegen. Er is soms echt geld te besparen.’ En dan kun je natuurlijk ook naar de bedrijfsprocessen zelf kijken. ‘Je ziet dat organisaties historisch gegroeide en ingesleten processen hebben’, zegt Spanninga. ‘Kun je die processen dan door middel van ketenomkering of door anders naar het proces te kijken zo opnieuw structureren dat het systeem helemaal niet meer nodig is?”
Digitale transformatie
Je kunt ook een digitale transformatie in gang zetten met legacy in huis
Maar, zo waarschuwt Spanninga ook: soms is het wegkrijgen van legacy een verloren zaak. ‘Soms moet je accepteren dat de kosten van vervanging te hoog zijn, en het belang niet zo groot is dat ze ertegen opwegen. Kies dan ook vooral een risico-gebaseerde benadering voor het beheersen van je legacy.’ En het een sluit het ander overigens niet uit. Oftewel, je kunt ook al een digitale transformatie in gang zetten met legacy in huis. In alle gevallen moet je modernisatie als doel niet uit het oog verliezen. Want het laatste dat je wilt is niet kunnen meekomen met en/of inspelen op een disruptor die jouw markt komt veroveren.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Business Simpel Maken’ op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door Experis Ciber. Experis Ciber helpt bij een excellente, snelle uitvoering van simpel-werkbare oplossingen die resultaat opleveren.
Lees ook:
- Time to market verkorten en maatwerk leveren? Zo doe je dat
- Zo versla je de Uber en Netflix van jouw branche
- Aan deze 3 kenmerken herken je toekomstbestendige werknemers
- Waarom talent vinden en houden zo lastig is
