Dit weekend gaat de wintertijd in. U krijgt dus een uur cadeau. Maar hoe gebruikt u dat uur zo effectief mogelijk? Lees in vijf minuten hoe u een uur tijdswinst maakt.
Meer uit uw dag halen. Er zijn kilo's boeken over geschreven en er zijn legio timemanagementcursussen die u kunt volgen. Maar het kost uren zo niet dagen om te ontdekken hoe u efficiënt met uw tijd om kunt gaan. Terwijl u dit weekend slechts een uur extra krijgt. Met onderstaande tips heeft u binnen vijf minuten echt iets aan dat extra uurtje.
1. Zeg vaker nee
In het begin voelt het wellicht onwennig, maar om effectief te kunnen werken is het essentieel dat u dingen niet doet. Zorg dat zowel de vraag als het te bereiken doel helder is voordat u ergens mee akkoord gaat. Communiceer ook duidelijk naar de buitenwereld dat u maximale effectiviteit nastreeft. Zo hoeft u minder vaak uit te leggen dat het niet persoonlijk is wanneer u nee verkoopt.
2. Begin met angsten
Nee zeggen tegen een vriendelijk verzoek vraagt voor de meesten onder ons al enige moed. Maar aan het uitstellen van telefoontjes, mails en beslissingen die eng zijn gaat nog meer tijd en energie verloren. Zet ze juist daarom bovenaan de ‘to do list'. Wees proactief. Hoe langer u wacht om een werkelijk probleem aan te pakken, hoe meer tijd u kwijt bent met doordringen tot de kern.
3. Delegeer
U heeft niet voor niets een team tot uw beschikking. Durf dingen los te laten en besteed ze uit. Besef daarnaast dat iedereen zijn sterke en zwakke punten heeft. Accepteer dat u nooit zult uitblinken in uw zwakke vaardigheden. Besteed die taken daarom, als het even kan, uit. Het spreekt hierbij voor zich dat de kosten van het inhuren van diensten lager moet zijn dan de opbrengsten.
4. Bepaal het einddoel
Begin met het einddoel voor ogen. Dit geeft een vaste lijn in alle turbulentie van het dagelijks werk. Soms is een doel moeilijk te formuleren, maar noteer zoveel mogelijk meetbare harde punten. Stel daarbij ook prioriteiten. Wat is essentieel, wat is nodig en wat is ruis?
5. Wees effectief
Wanneer u zo efficiënt mogelijk te werk gaat, betekent dit nog niet dat u het beste resultaat levert. Bepaal met de 80/20 analyse hoe effectief u werkt. Ruwweg 80 procent van de resultaten boekt u in 20 procent van de tijd. Welke 80 procent van uw tijdsbesteding is relatief nutteloos? Daar zit de -bijna- gratis extra tijd.
6. Opgeruimd bureau
Een opgeruimd bureau zorgt voor een opgeruimd hoofd. Hanteer de clean desk policy. Alleen dat waar u nu mee bezig bent, ligt in het zicht. Veeg de afleidende stapels met een ferm armgebaar van tafel. Dat geldt zeker voor de contraproductieve gele plakmemo's die overal om u heen hangen. Notities horen thuis in uw agenda of to-do-list.
7. Stoorzenders
Leuk hoor, zo'n kantoortuin, maar wat een afleiding. Draag een koptelefoon, doe -indien mogelijk – de deur dicht en zet uw telefoon periodiek uit. Op die manier komen anderen alleen storen als het belangrijk is. Communiceer ook duidelijk op welke tijdstippen anderen u wel mogen storen voor allerhande vragen.
8. Reguleer informatiestromen
Veruit de grootste inbreuk op uw effectiviteit is alle informatie die op u afgevuurd wordt. Bekijk uw mail maximaal twee keer per dag op vaste tijdstippen. Geef uzelf dan een half uur en laat iedereen weten op welke momenten u de mail afhandelt (de meest effectieve mensen schijnen slechts één keer in de week hun mail te checken). Voorkom heilloos heen en weer gemail met als-dan-constructies. ‘Kun jij morgen om drie uur? Zo niet, kun je dan drie alternatieve tijdstippen voorstellen?'
9. Vergaderen
In ieder bedrijf zitten vergadertijgers. Die zorgen ervoor dat er regelmatig overbodig vergaderd wordt of alles veel langer duurt. (klik hier voor specifieke tips om minder te vergaderen). Wanneer vergaderen toch onvermijdelijk is: plan ze voor de lunch of beter, aan het eind van de dag. Honger en de eisen van kinderopvang versnellen de besluitvorming.
Conclusie
De allerkortste samenvatting: kies, prioriteer en wees duidelijk. Doe wat u doet goed en snel. Zorg dat anderen doen waar zij net zo goed of beter in zijn. Proactieven halen met minimale inspanning maximaal resultaat en lezen hun mail zelden.
