Het is uw taak om projecten rond te krijgen. Maar tegenwoordig moet alles sneller, goedkoper en ze vertellen u dat pas op het laatste moment. Mission impossible? In vier stappen werkt u twee keer zo snel.
Alvorens u met het vierstappenplan van start gaat, is het handig om te weten welke vaardigheden u al een aardig handje helpen in het sneller en efficiënter werken, meldt BNet.com. Allereerst is het van belang dat u in het bezit bent van ‘softe' vaardigheden. Want om ervoor te zorgen dat uw team de deadlines haalt, zult u een leider, een vredestichter, cheerleader en onderhandelaar moeten zijn. Verder is het belangrijk dat u goede planning- en organisatievaardigheden heeft om ieder project zo goed mogelijk te stroomlijnen. Indien u dat laatste niet heeft, zijn er genoeg hulpmiddelen in de vorm van software te vinden die u daarbij kunnen helpen. Vervolgens kunt u van start met het vierstappenplan.
1. Wees een controlfreak
Het begin en eind van ieder traject vergen de meeste tijd en aandacht. Als u het project goed opstart, kunt u het team grotendeels de rest van het werk laten doen zonder dat u er al te veel omkijken naar heeft. Het project goed opzetten doet u door allereerst duidelijk te krijgen wat u precies wilt bereiken en wat u daarvoor nodig heeft. Bedenk daarnaast van te voren hoe u veranderingen gedurende een project bijhoudt. De kans bestaat nu eenmaal dat er iets gebeurd waardoor de tijdsduur of het einddoel van het project verandert. Vaak wordt daar echter geen tijdige melding van gemaakt, waardoor het project uiteindelijk als ‘gefaald' wordt bestempeld, waar dat helemaal niet nodig is. Daarom is het tevens van belang om vooraf al een alternatief plan te bedenken. Wat zou er mis kunnen gaan en hoe kunt u dat ondervangen? Dit kost u wellicht vooraf meer tijd dan gepland, maar scheelt u een hoop werk en tijd als het project eenmaal loopt.
2. Misbruik uw mail niet
U heeft weer een grandioos idee, een handige tip of suggestie. Wel tien per dag. En wat is er makkelijker dan dit even te mailen naar het hele team. Helaas vervuilen dergelijke mailtjes de mailbox van uw werknemer en zorgt het er ook nog eens voor dat andere belangrijke mails over het hoofd worden gezien. Daarom is het raadzaam om selectief te mailen. Mail enkel de belangrijkste zaken en taken die onmiddellijk opgepakt moeten worden. Stuur dit alleen naar degenen waarvoor de informatie van belang is. Alle andere zaken, gedachtes en hulpmiddelen plaatst u in een document of intranetomgeving waar iedereen het kan zien, kan aanvullen en snel kan terugvinden wanneer ze het nodig hebben. Dat werkt voor iedereen prettiger en overzichtelijker. Verder kunnen we niet vaak genoeg zeggen dat een telefoontje of een persoonlijk gesprek nog altijd meer effect sorteert dan een onduidelijk mailtje.
3. Blus snel brandjes
Geen enkel project verloopt vlekkeloos. Raak dus ook niet in paniek als er iets mis gaat, maar accepteer het en los het op. Begin met het evalueren van het probleem. Hoe groot is de schade en wat moet er gebeuren om het project te redden. Ga vervolgens enkel met de mensen zitten die er verantwoordelijk voor zijn en/ of kunnen bijdragen aan een oplossing. Hoe meer mensen, hoe lastiger de oplossing tot stand komt. Meestal komen er in zo'n meeting meerdere oplossingen naar boven. Bekijk welke het makkelijkst en best haalbaar is. Vergeet overigens niet om, zodra het brandje geblust is, weer met iedereen om de tafel te gaan zitten om te bespreken hoe dit een volgende keer kan worden voorkomen.
4. Houd een nabeschouwing
De kans dat u slechts één project in uw leven runt, is klein. Zorg dus dat u uit ieder project wijze lessen trekt. Organiseer daarom een nabeschouwing met uw team. Let er echter op dat dit niet een klaaguurtje wordt waarin iedereen al zijn kleine ergernissen op tafel gooit. De bedoeling is dat u aan het eind van de bijeenkomst een duidelijk beeld heeft van de processen die wel en niet het gewenste effect hebben gehad. Tips om te zorgen dat de meeting constructief wordt: laat een externe onpartijdige collega de vergadering leiden, geef iedereen evenveel spreekrecht en verbied het aanvallen op personen, laat iedereen van te voren een simpele top drie van wat goed ging en een top drie waar de meeste tijd in is gaan zitten voorbereiden.
In de soep
Hoe meer projecten u via deze stappen leidt, hoe soepeler het zal verlopen. Helaas zal het haast nooit voorkomen dat projecten geheel probleemloos verlopen. Maar als u zich daar voldoende op voorbereidt, is het niet nodig om in paniek te raken en het project volledig in de soep te laten lopen.
