Hulporganisaties bouwen op informatie
Ook bij non-gouvernementele en maatschappelijke organisaties is de distributie van informatie levensvoorwaarde. Met Exact Synergy van Exact Software zijn deze organisaties in staat de operationele kant van de bedrijfsvoering efficiënter in te richten met als resultaat verbetering van de organisatie-effectiviteit. Daarom heeft ontwikkelingshulpspecialist Cordaid gekozen voor dit webbased bedrijfssysteem.
Cordaid is een van de grootste Nederlandse organisaties voor ontwikkelingshulp, een fusieproduct van drie katholiek geïnspireerde ontwikkelingsorganisaties: Bilance, Memisa en Mensen in Nood. Cordaid anno nu houdt zich bezig met het verlenen van noodhulp, het bestrijden van armoede, maatschappijopbouw en beleidsbeïnvloeding. De kansarme medemens staat hierin centraal. Belangrijkste opdracht is het financieren van de projecten van partners in ontwikkelingslanden; daarin gaat ruim 160 miljoen euro om. Dergelijke reguliere ontwikkelingsprojecten doorlopen een heel proces: indienen van het projectvoorstel, acceptatie, overeenkomst, betaling, uitvoering, voortgangsbewaking, controle van de resultaten en sluiting van het project. Dat is de ontwikkelingshulpketen van Cordaid. Daarnaast vigeren er processen die, onder meer in verband met de tijdsdruk, niet in de pas lopen met de reguliere projecten, zoals noodhulp in eigen beheer en noodhulp met partners. Het gaat jaarlijks in totaal om ruim 1000 projecten van lokale maatschappelijke organisaties in 40 ontwikkelingslanden, de partners van het ontwikkelingshulpbedrijf. Het optimaal beheer van deze acceptatie- en beoordelingsprocessen van ontwikkelingsprojecten is dus kernactiviteit voor Cordaid.
Geen poespas
Eerder dit jaar besloot de hulporganisatie tot aanschaf en implementatie van een nieuw systeem, dat in staat is alle project- en partnergegevens vast te leggen, overeenkomsten, voortgangsbewaking en resultaatcontrole inbegrepen. Na een uitgebreide en intensieve Europese aanbesteding selecteerde Cordaid Exact Synergy van Exact Software. Cordaid heeft van meet af aan zijn zinnen gezet op een bewezen, gestandaardiseerde oplossing. Geen poespas dus. Hart van het oude Cordaid-pakket is het Project Database Systeem. Dat is een omvangrijke database, waarin financiële en niet-financiële gegevens over 18.000 projecten en ongeveer 4000 partners zijn opgenomen. Voorts dienen de workflow- en documentmanagementprocessen volledig te worden geautomatiseerd. In het workflowsysteem, bij Cordaid Ultimus geheten, leggen de medewerkers alle keteninformatie vast die met projecten heeft te maken, zoals bewerken, fiatteren, betalen, rapporteren en beëindigen. Bovendien moet, belangrijke programmavereiste, het eigen Performance Tracking Systeem, dat niet-financiële doelstellingen en resultaten met betrekking tot projecten en partners registreert en volgt, onverkort in de nieuwe oplossing zijn opgenomen; het is de basis voor een scoresysteem voor de partnerorganisaties.
De situatie is nu dat de Cordaid-medewerkers projecten en besteding van fondsen via Excel plannen. Gebruik is dat elke afdeling daar haar eigen vorm aan kan geven, maar dat heeft weer tot nadeel dat het enige tijd kost voor de totaalrapportages bij alle betrokkenen op het bureau liggen. Daarnaast wil Cordaid het eigen financiële systeem aan het nieuwe programma hebben gekoppeld en zijn er eisen op het gebied van de rapportagemogelijkheden.
Realtime distributie-informatie
"Ook maatschappelijke en non-gouvernementele organisaties staan voor de vraag hoe zij een goed businessmodel moeten draaien", constateert Paul Ramakers, managing director van Exact Software Nederland. "De druk op goede-doelenorganisaties om meer efficiency te brengen in de bedrijfsvoering neemt toe. Donateurs en subsidieverstrekkers vragen bovendien om meer transparantie inzake de besteding van fondsen. Tegen deze achtergrond breekt in de charitatieve dienstverlening het inzicht door dat distributie van – realtime – informatie een van de primaire taken is van hulporganisaties. Dat kan met Exact Synergy."
Geïntegreerde oplossing
Exact Synergy is een collectie webbased toepassingen die de gebruikersorganisatie realtime informatie leveren. Dat is voor bestuurders het fundament om snel cruciale operationele beslissingen te nemen. Ramakers: "Dit frontofficepakket brengt eenvoud in processen en procesbeheer, legt processen vast en standaardiseert deze, en zorgt ook voor optimale samenwerking met alle bij het proces betrokken actoren. In het geval van Cordaid: medewerkers, projecten, internationale partners zijn binnen Exact Synergy realtime met elkaar verbonden. Alle informatie, inclusief het complete projectdossier, is nu centraal beschikbaar. Dat leidt tot betere communicatie en samenwerking onderling. Op de langere termijn zijn daarmee de efficiency en productiviteit van de organisatie gediend."
Centrale planning
Het mooie is dus dat Synergy, of, in de terminologie van Cordaid: PRIMA, centraal voor de organisatie plant. Medewerkers kunnen de geharmoniseerde rapportages realtime opvragen. PRIMA zal de drie belangrijke applicaties – het PDS voor het vastleggen van projecten, het PTS voor het registreren van de resultaten en Ultimus voor de workflow – vervangen, waarbij de processen in een geïntegreerd systeem naadloos in elkaar overlopen. Ook de projectpartners zijn met PRIMA goed geholpen. In een volgende fase kunnen zij in het systeem rechtstreeks acties aanmaken en traceren bij welke andere partijen een actie uitstaat. Voorbeelden: het indienen van een rapportage of het inschrijven op een tender voor een project. Ramakers: "Het aantrekkelijke van Exact Synergy is dat deze oplossing de mogelijkheid biedt met projecten en partners communicatie en documentatie te koppelen en te structureren. Daardoor hebben geautoriseerde gebruikers op elk moment via een browser toegang tot informatie. Synergy heeft dus, conform de aanbestedingseisen, voor Cordaid de projectregistratie, customer relations management en documentmanagement geïntegreerd." Cordaid gaat op 1 januari 2009 met Exact Synergy live.
