Het contract van een medewerker beëindigen doe je niet in een opwelling. Een medewerker kan boventallig worden en zijn of haar functie kan ophouden te bestaan. Iemand blijkt ongeschikt voor de baan of iemand voldoet niet aan de gestelde kernwaarden.
Het laatste geval is overigens moeilijker uit te leggen dan de eerste twee, maar is meestal wel heel duidelijk voor jou als werkgever. Een ontslaggesprek voeren zal in alle gevallen gebeuren.
Voordat het gesprek daadwerkelijk plaatsvindt, heb je al een dossier opgebouwd met gesprekken waarin je volgens de feedbackregels aangeeft wat er niet goed gaat in het functioneren van je medewerker en welke verbetering je wilt zien.
Laat iemand ook wat dat aangaat niet nodeloos lang bungelen, de Amerikaanse honkbalregels zijn daarbij een goede leidraad: three strikes and you are out.
Wees eerlijk en duidelijk tijdens ontslaggesprek
Wees ruimhartig in je hulp om iemand wel te laten slagen, maar bedenk ook dat veel ontslagen voortkomen uit te lang de hand boven het hoofd houden van de medewerker.
Als jij of je team het falen van een collega hebben opgevangen door werk uit handen te nemen of te verbeteren, heeft iemand ten eerste niet de kans gekregen zichzelf te verbeteren en zal ten tweede zeer verbaasd zijn bij een ontslaggesprek omdat alle problemen bij hem of haar uit de buurt zijn gehouden.
Wees eerlijk en duidelijk in je verwachtingen en eisen. Het ontslaggesprek mag uiteindelijk geen grote verrassing zijn. In het ideale geval ziet ook de medewerker wel dat het niet langer gaat.
Stel niet de vraag: waarom denk je dat we hier zitten?
Als leider moet je je verantwoordelijkheid nemen. Een ontslaggesprek voer je dus zelf als je ook de functioneringsgesprekken doet.
- Zorg voor een rustige locatie waar je de mededeling kunt doen.
- Neem een collega mee zodat er achteraf geen discussies komen over wat er precies gezegd is.
- Plan het gesprek het liefst aan het begin van een dag of een week, zodat iemand de kans krijgt om het te laten bezinken en er tijd en ruimte is voor een snel exitgesprek.
Zo leid je het ontslaggesprek in
Bekijk ook of iemand die bewuste dag nog belangrijke afspraken of taken heeft die verzet of overgenomen moeten worden door een collega. Stel tijdens het ontslaggesprek geen vragen. Vraag niet hoe het met iemand is en stel al helemaal niet de vraag: ‘Waarom denk je dat we hier zitten?’
Een ontslaggesprek voeren met een medewerker is nooit leuk. Achteraf kan het zorgen voor opluchting aan beide zijden, maar de kans is ook groot dat je ex-werknemer woedend wordt. Als je het ontslaggesprek op een goede manier wilt voeren, kun je dat maar het beste incasseren.
Het gesprek begin je als volgt: heet iemand eerst welkom, leid eventueel in dat je een vervelende mededeling gaat doen en zeg dan dat het arbeidsverband voorbij is. De argumenten die je daarbij geeft, moeten verwijzen naar de eerdere gesprekken die gevoerd zijn.
Je hebt meerdere keren aangegeven dat je verbetering wilt zien en nu deze uitblijft, zeg je het dienstverband te beëindigen. Ook een moeilijke financiële periode kan een reden zijn om iemand te ontslaan. Dan is het belangrijk om uit te leggen waarom de specifieke functie komt te vervallen.
Maak geen eindeloze sessie van het ontslaggesprek
Daarna geef je de medewerker de mogelijkheid om te reageren. Je kunt verwijten verwachten. De grootste valkuil is het leed te willen verzachten, terwijl je dat niet kunt doen. Luister, beantwoord vragen als dat mogelijk is en wees begripvol. Geef iemand de tijd om even te kalmeren, maar maak er geen eindeloze sessie van. De beslissing is genomen en zal niet worden gewijzigd, dat moet vooral duidelijk zijn.
Checklist bij het ontslaan van een medewerker
1. Vaststellingsovereenkomst
Komen jullie er samen uit, zorg dan voor een complete vaststellingsovereenkomst, inclusief opzegtermijn, ontslagvergoeding, een eventueel concurrentiebeding en de juiste formuleringen om te zorgen dat je medewerker recht houdt op WW.
2. Opzegging
Werkgever en werknemer kunnen de arbeidsovereenkomst mondeling, schriftelijk en digitaal opzeggen. Als de andere partij daar om vraagt, moet de opzeggende partij schriftelijk aangeven wat de reden van opzegging is. De opzegging doe je liefst per aangetekende brief, liever niet per e-mail.
3. Opzegtermijn
Voor de werknemer bedraagt de wettelijke opzegtermijn een maand. De opzegtermijn voor de werkgever is afhankelijk van de duur van het dienstverband 1 tot 4 maanden.
4. Ontslagdossier
Ontsla je iemand omdat hij slecht presteert, zul je dat moeten bewijzen. Zorg dat vastligt dat de werknemer slecht functioneerde, voeg verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken toe.
5. Naar het UWV
Sinds 2015 loopt de procedure als het ontslag een bedrijfseconomische reden heeft of als het om het ontslag van een langdurig zieke werknemer gaat, altijd via het UWV.
6. Ontslagvergunning
Wanneer je er niet samen uitkomt, heb je meestal een ontslagvergunning nodig van het UWV (met uitzondering van ontslag op staande voet en ontslag tijdens de proeftijd).
7. Ontbinding
Weigert het UWV een ontslagvergunning, dan kan je de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Dit moet gebeuren binnen twee maanden nadat het UWV het verzoek heeft geweigerd.
8. Transitievergoeding
Als een werknemer minimaal twee jaar bij je in dienst is geweest, heeft hij recht een opeen transitievergoeding.
9. Getuigschrift
Voor je werknemer kan een getuigschrift heel nuttig zijn, bijvoorbeeld bij het solliciteren naar een andere baan.
10. Offboarding
Leg een lijstje klaar met spullen die je werknemer moet inleveren: laptop, telefoon, creditcard, maar ook toegang tot e-mail, Dropbox en andere tools zal hij moeten overdragen c.q. inleveren.
Ga het ontslaggesprek dus vooral niet voorzichtig inleiden of inkleden. Bied geen hoop, uitwegen of ruimte voor discussie. Ga ook niet in discussie, haal niet je gram en werp je niet op als loopbaancoach. Op een goede manier je medewerker ontslaan, heeft alles met communicatie te maken, zegt Hans Scheffer, oprichter van online-drukker Helloprint.
‘Op het moment dat een medewerker vertelt dat jullie afscheid van elkaar moeten nemen, mag dat nooit als een verrassing komen. Omdat je namelijk al veel eerder met die persoon hebt gesproken over zijn of haar functioneren.’
Exitgesprek voeren
Zorg dat je goed weet wat de vervolgstappen zijn. Wat moet er praktisch geregeld worden en hoe gaat het financieel en zakelijk afgewikkeld worden? Kees de Jong van nlgroeit adviseert groeiondernemers om niet je gelijk te halen bij een rechter.
‘Uitonderhandelen en de pijn pakken, hoe groot die ook is. Of nog beter: dit door je advocaat laten regelen en nooit naar de afkoopfactuur kijken. Je verliest meer aan het energielek en de ergernis dan aan het daadwerkelijke bedrag.’
Zoals bij een ontslaggesprek het besluit vaststaat, is dat ook zo bij een exitgesprek
Een ontslaggesprek voeren is niet altijd nodig. Ga je op goede voet uit elkaar of ligt het initiatief om te vertrekken bij de medewerker, zorg dan juist voor een exitgesprek. Er valt voor jou en de onderneming veel te leren van een vertrekkende collega.
Wanneer die makkelijker praat met een directe collega zou je in dat geval iemand anders het exitgesprek kunnen laten voeren.
Offboarding van ontslagen medewerker
Je wilt vooral weten waarom iemand vertrekt om eventueel aanpassingen te kunnen doen. Benadruk dat het gesprek vertrouwelijk is en blijft. En houd het net als het ontslaggesprek zakelijk.
Ga niet mee met emoties die de vertrekkende medewerker misschien heeft, vermijd discussies en ga niet op je knieën om iemand toch maar te behouden. Zoals bij een ontslaggesprek het besluit vaststaat, is dat ook zo bij een exitgesprek.
Steeds meer bedrijven hebben een offboardingprocedure waarbij mensen die een nieuwe stap maken de erkenning krijgen voor wat ze betekend hebben voor de groei van het bedrijf.
Bij Jellow is er bijvoorbeeld een wall of fame met avatars van oud-medewerkers. Ook is het een optie om ex-collega’s uit te nodigen op feestelijke bijenkomsten. Af en toe contact opnemen met oud-medewerkers kan ook passen bij je offboarding. Al draait het ook in dit geval om balans. Het is nu eenmaal klaar, op een gegeven moment.
Dit artikel is een bewerking van een verhaal dat eerder verscheen in Hard gaan met de juiste mensen, een MT/Sprout-groeigids die laat zien hoe ambitieuze ondernemers sneller groeien met toptalent.
Een ontslaggesprek voeren, dit wil je weten
Hoe voer je een ontslaggesprek?
Deze drie punten zijn belangrijk om mee te nemen als je een ontslaggesprek voert:
- Wees eerlijk en duidelijk tijdens het ontslaggesprek. Kom meteen tot de kern en probeer het niet mooier te maken dan het is.
- Wees voorbereid op emoties, zoals woede en incasseer die.
- Luister, beantwoord vragen als dat mogelijk is en wees begripvol. Maak er geen eindeloze sessie van.
Hoe bereid je een ontslaggesprek voor?
Het ontslaggesprek mag geen grote verrassing zijn. In het ideale geval ziet ook de medewerker wel dat het niet langer gaat. Je hebt al een dossier opgebouwd met gesprekken waarin je volgens de feedbackregels aangeeft wat er niet goed gaat in het functioneren van je medewerker en welke verbetering je wilt zien. Bied hulp aan en geef iemand de kans om te verbeteren, maar houd niet te lang de hand boven het hoofd van de medewerker.
