Zit niet bij de pakken neer wanneer een personeelslid vertrekt, maar plan aan de vooravond van het vertrek nog een laatste exitgesprek in. Niet om iemand te overtuigen om toch te blijven, maar om informatie bij te tanken.
Een beetje personeelsverloop kan geen kwaad. Sterker nog, je hebt de ideeën en verse energie van nieuwe mensen hard nodig. Toch kan het vertrek van één medewerker hard aankomen. Je ziet daarmee immers ook kennis, ervaring en een persoonlijk netwerk uit de organisatie wegvloeien.
Leren van de informatie uit een exitgesprek
‘Het is opnieuw oorlog aan het worden op de arbeidsmarkt. Als je heel veel moeite moet doen om mensen aan te trekken en ze verlaten toch weer relatief snel de organisatie, dan zul je toch iets moeten bedenken om de achterdeur weer dicht te krijgen’, zegt Jacco van den Berg, oprichter en directeur van Van den Berg Training & Advies.
Je kunt dus leren van ieders vertrek om zo een nog aantrekkelijkere werkgever te worden op de arbeidsmarkt en het personeelsverloop terug te dringen.
‘Informatie die je uit zo’n exitgesprek opdoet, kun je onder meer gebruiken voor het bijstellen van inwerkprogramma’s, de stijl van leiding geven of het sociale beleid.’
Doelen uitleggen exitgesprek
Hoewel niemand verplicht is om aan zo’n exitgesprek mee te doen, kan het je dus wel degelijk iets opleveren. Leg de medewerker in kwestie daarom van tevoren uit wat de gespreksdoelen zijn. Vertel wat er met de verkregen informatie gebeurt en benadruk het vertrouwelijke karakter. Dat helpt hem of haar om over de drempel te stappen en mee te doen.
‘Naast de feedback die je krijgt, is het gesprek ook bedoeld om op een goede manier afscheid van elkaar te nemen. Ook een vertrekkende medewerker is immers een ambassadeur van het bedrijf’, aldus Van den Berg.
Wanneer plan je het exit-interview?
Wel is het zaak om het exitgesprek pas vlak voor vertrek in te plannen. Op die manier voelt de medewerker minder belemmering om vrijuit over collega’s, het bedrijf en zijn leidinggevende te spreken.
‘Ga tijdens het gesprek niet in discussie. Luister vooral en stel zoveel mogelijk open vragen. Praat over werkinhoud, werksfeer, werkverhoudingen, werkomstandigheden, werkbeleving en werkbelasting. Wat vindt hij of zij bijvoorbeeld van de arbeidsvoorwaarden en de bedrijfscultuur? Vraag gericht wat diegene prettig en ook minder prettig vond.’
‘Hanteer niet al te strakke vragenlijsten, want daarmee dwing je het gesprek meestal te veel een kant op. O ja, nog één laatste tip. Laat het exitgesprek bij voorkeur uitvoeren door iemand van HRM of P&O. De kans is groter dat een aanstaande ex-collega het dan aandurft om zijn of haar hart te luchten. Dat kan bij de direct leidinggevende heel anders uitpakken.’
Checklist: welke vragen stel je in een exitgesprek?
- Wat vond je de leuk(st)e aspecten van het werk? En wat de mindere?
- Welke bezwarende werkomstandigheden waren er?
- Wat vond je van de manier van leidinggeven?
- Hoe blik je terug op de functionerings- en beoordelingsgesprekken?
- En op de teamoverleggen?
- Wat vond je van de samenwerking met je collega’s?
- Wat vond je van onze primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden?
- Wat vind je in het algemeen van onze organisatie?
- Zijn er zaken die je tegengevallen zijn? Wat ga je zeker missen?
- Hoe zou jij je vertrekreden willen samenvatten?
Zo voer je een goed ontslaggesprek
Het contract van een medewerker beëindigen doe je niet in een opwelling en dat geldt al helemaal in tijden van krapte op de arbeidsmarkt. Maar een medewerker kan natuurlijk toch boventallig worden en/of een functie kan ophouden te bestaan. Dan is het toch onvermijdelijk om een ontslaggesprek te voeren. Hoe doe je dat op een goede manier?
Eerlijk en duidelijk zijn in je verwachtingen en eisen is bijvoorbeeld erg belangrijk. Het ontslaggesprek mag uiteindelijk geen grote verrassing zijn. In het ideale geval ziet ook de medewerker wel dat het niet langer gaat. Andere factoren om rekening mee te houden – met checklist – staan in het artikel: een ontslaggesprek voeren: zo doe je dat op een goede manier.
Vragen over het voeren van een exit gesprek:
Wat is een exit gesprek?
In een exit gesprek kun je met de werknemer praten over zijn vertrek en zijn beleving van jouw bedrijf.
Het exit gesprek is het laatste formele gesprek dat je met jouw werknemer voert.
Aanleiding hiervoor is het aangekondigde vertrek van de werknemer.
Waarom voer je een exit gesprek?
Het belangrijkste doel van een exitgesprek is te achterhalen waarom iemand afscheid neemt, daarvan te leren en te zien wat er beter kan.
Kun je een exit gesprek weigeren?
Als je wordt uitgenodigd voor een exit gesprek, kun je dat natuurlijk weigeren. Als het te moeilijk voor je is of als je er geen zin in hebt, ben je vrij om te gaan.
