Je moet als leider je cijfers kennen, in overleg met je team de juiste financiële KPI’s opstellen, beslissingen nemen die je cashflow in het spoor houden, weten wanneer je kunt investeren en je moet cijfers paraat hebben als je met investeerders spreekt. Deze cijferkennis ligt voor iedereen binnen handbereik, al vergt het soms nog een kleine inspanning of wat coaching om je de kennis eigen te maken. Maar als directeur geef jij de maat aan.
Cashflow-management: ritme is cruciaal
De leider bepaalt het ritme. Ook in cashmanagement moet namelijk ritme zitten. Greg Crabtree en Verne Harnish hameren erop: ritme en discipline. Dat betekent als dat nodig is dagelijks je banksaldi bekijken, wekelijks je cashflowvoorspelling doornemen, samen met de cijfers van sales en gegevens over productiviteit, maandelijks je winst en verlies doornemen plus je balans.
Als co-founder van Scaleup Impact weet Pieter van Osch hoe belangrijk dit ritme is. ‘De cijfers moeten telkens terugkeren in je rapportages en je moet weten wat de komende ontwikkelingen zijn. Het gevaar is dat je denkt dat het wel prima gaat en je enkele dagen niet naar je bankstand kijkt. Terwijl het geld met een paar forse afboekingen op kan zijn.’
Daarbij hoort ook educatie van je medewerkers. Iemand kan een banksaldo van 30.000 euro flink vinden als diegene zelf 3.000 euro op de bank heeft staan. ‘Dan moet je duidelijk kunnen maken hoelang het bedrijf met die 30.000 euro kan doen, misschien is het net een maand. Leiderschap gaat om de discipline van het kijken naar je cashflow en erover vertellen. Het maakt niet eens uit aan wie je het vertelt, al is het maar je cactus. Er bewust mee bezig zijn is het belangrijkst.’
Maak het verhaal vooral ook niet te moeilijk, benadrukt financieel expert Olivier Zeestraten. ‘Probeer eens aan je partner uit te leggen waar je wekelijks naar kijkt en wat er speelt. Door het uit te leggen, leer je er zelf meer van. Als je het niet simpel in een paar zinnen kunt uitleggen, snap je het zelf niet goed genoeg.’
Neem dus ook je medewerkers mee in je financiële doelstellingen. Hans Scheffer van Helloprint kocht als eerste voor zijn bedrijf een koffiemachine en een scherm om zijn KPI’s te projecteren. Nu hangen er dashboards door het hele kantoor. KPI’s worden samen met de medewerkers vastgesteld en waar nodig aangepast.
‘Hoe duidelijker je het doel laat zien dat je de komende tijd voor ogen hebt, hoe meer mensen zich daarnaar gaan gedragen’, legt Kees de Jong van NLgroeit uit. ‘Doordat je het laat zien, gebeurt het ook.’ In het zogeheten open-book-management, zoals beschreven door Jack Stack in The Great Game Of Business, weten de werknemers naar welke getallen ze toe werken. Het zorgt voor focus en voorkomt dat medewerkers zich te veel bezighouden met randzaken die niet bijdragen aan de vastgestelde doelen.
Het belang van een realistische managementfee
Zeker als oprichter van een bedrijf heb je verschillende petten op. Maar een van de petten wordt vaak vergeten. Rutger Prent van GoFastForward heeft dit het PMOI©-model genoemd. ‘Je kunt drie punten zetten, net als de drie rollen die je hebt als oprichter van een bedrijf.’
Je bent professional (de P), omdat je een expert bent op een bepaald terrein groeit je bedrijf in het begin. Zodra je personeel in dienst neemt, word je ook een manager (de M), ook al is niet iedere ondernemer daar geschikt voor. En je bent natuurlijk ondernemer (de O), anders was je wel als professional in loondienst gebleven.
‘Met die drie punten kun je een driehoek maken, maar ik zet er altijd een punt bij, zodat je een ruit maakt. Dat is de I, je bent namelijk ook een investeerder in je bedrijf. Je steekt er tijd en geld in. Durf dan ook als investeerder naar je bedrijf te kijken. Veel ondernemers vergeten dat, terwijl het je beslissingen ten goede komt.’
‘Stel jezelf de vraag hoe een investeerder naar jouw bedrijf zou kijken. Zou die het goed vinden dat de ceo zichzelf geen marktconform salaris uitbetaalt? Nee, want daarmee zorg je voor een verstoord beeld van de gezondheid van het bedrijf. Als je 75.000 euro winst maakt in een jaar, maar je vergeet de managementfee, dan maak je dus helemaal geen winst. En vindt de investeerder het goed dat de ceo allemaal rotklusjes zit te doen die een goedkopere persoon ook kan doen?’
‘De investeerder moet zichzelf als ondernemende spil zien, als een zeer waardevolle, dure asset. Die zet je in waar hij of zij onderscheidend goed in is, veel plezier en energie uithaalt, het salaris rechtvaardigt en dus de meeste waarde toevoegt. Daarnaast wil een investeerder dat de ceo weet hoe de cijfers zijn en snapt hoe een cashflowstatement in elkaar zit. Als je jezelf dwingt als een investeerder naar je bedrijf te kijken, weet je ook beter wat jou te doen staat.’
Trap op het juiste moment op de rem
Het is aan de leider om op de rem te gaan staan als de waarschuwingslampjes in het dashboard gaan branden. Zo geeft het cijfer van de arbeidsefficiëntie aan of je al dan niet nieuwe mensen aan kunt nemen. Gerrit Reinders, oprichter van Marqeting en Adcombi, groeit dan ook liever efficiënt dan tegen de klippen op.
‘We hebben nu verschillende scenario’s voor ons budget. Als duidelijk wordt dat trajecten langer duren, kosten hoger zijn en een slecht scenario zich ontvouwt, handelen we daarnaar. Dan moet je streng zijn en die nieuwe developer maar even niet aannemen.’
‘Vroeger zouden we hebben gedacht dat we het wel moesten doen, omdat die deal er toch wel zou komen. Maar als dat betekent dat je bepaalde rente-aflossingen niet kunt doen en jezelf geen managementfee kunt uitbetalen, moet je hard zijn en gewoon op de rem gaan staan. Die developer is er over drie maanden ook nog wel en anders vind je een ander. Als je het scenario niet volgt, raak je onvermijdelijk in de problemen. En als je dat eenmaal hebt meegemaakt, wil je dat niet meer. Op het juiste moment op de rem gaan staan, zorgt voor veel betere groei.’
Alle lichten op groen? Zeker weten?
Grip krijgen, daar draait het om bij cash. En de leider moet die grip hebben. Cash bepaalt het voortbestaan van een bedrijf, als brandstof, bloed en zuurstof. Je kunt het je als leider niet veroorloven om cash volledig uit te besteden aan de financiële afdeling.
Je moet altijd zelf het overzicht houden, omdat grote bedrijven kapot zijn gegroeid en ten onder zijn gegaan aan cashflowproblemen terwijl alle andere lichten op groen stonden. Je hoeft geen boekhouder te zijn om cash te begrijpen. Zolang je gedisciplineerd en in een ritme je banksaldo, cashflow, debiteuren en crediteuren, maar ook winst en verlies in de gaten houdt, kun je bijna niet meer verrast worden.
Laat je helpen of investeer tijd om je cijfers te begrijpen. Zelfs je gezondheid kan er beter van worden: minder stress, meer rust, meer concentratie voor andere zaken en beter kunnen plannen. Het komt allemaal voort uit inzicht in cash. Wie grip heeft op de cijfers, wordt vanzelf een betere ondernemer met meer groeikansen. Cash is king, maar jij bent de baas.
Checklist voor cashflow-management
Peter Drucker zei het al: ‘If you can’t measure it, you can’t manage it.’ Een goede leider zorgt voor goede KPI’s en maakt ze zichtbaar op een dashboard.
- Bepaal hoe je het KPI-dashboard wilt gebruiken
Er zijn voor de vuist weg drie soorten: operationele dashboards met realtime gegevens, strategische dashboards die een overzicht geven van de (historische) prestaties van de organisatie en analytische dashboards met operationele of strategische gegevens waarin je op zoek kunt gaan naar trends. - Bepaal voor wie je het dashboard bouwt
Welke KPI’s wil je met wie delen en hoe vaak moeten medewerkers ze checken? - Bepaal hoe vaak je de gegevens wilt verversen
Bij operationele dashboards geen punt van overweging, maar bij de meer strategische dashboards moet je afspreken met welke regelmaat de data wordt ingevoerd. - Gebruik alleen KPI’s waarop je kunt handelen
Hier geldt de wet van less is more: een dashboard met honderd KPI’s leidt nergens toe. Selecteer zorgvuldig de belangrijkste; degene waarop actie kan worden ondernomen verdienen daarbij een duidelijke plek. - Groepeer de KPI’s op een logische manier
Dit is een kwestie van indelen: alles moet op een scherm overzichtelijk blijven. Waarschijnlijk richt je een scherm in met financiële KPI’s, een voor de marketing, een voor de sales en misschien een voor de productie. - Kies een gebruiksvriendelijke tool
Geckoboard, Scoro, Klipfolio, Grow, SimpleKPI: er zijn zat aanbieders van softwaretools waarmee je KPI-dashboard voor al je mensen toegankelijk wordt. Vraag eens aan collega-ondernemers wat zij gebruiken.
