Met algemene voorwaarden bepaal je jouw regels. Die regels fungeren als vangnet in een eventueel geschil met een andere partij. De belangrijkste redenen voor algemene voorwaarden hebben we hieronder voor je op een rij gezet.
Zie ook: Zo gebruik je algemene voorwaarden (5 tips)
1. Sta sterker tegenover debiteuren
Goede algemene voorwaarden kunnen de kans op wanbetaling aanzienlijk verkleinen. In algemene voorwaarden kun je regels opnemen omtrent de betalingstermijnen en de wijze van betaling van je facturen. Mocht een betaling uitblijven dan kun je in de algemene voorwaarden hierop ook een sanctie stellen.
Zo kun je in algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud laten opnemen. Een product blijft dan jouw eigendom totdat de debiteur de volledige betaling heeft verricht. Mocht je onverhoopt toch met een wanbetaler te maken krijgen dan sta je met algemene voorwaarden veel sterker.
2. Algemene voorwaarden bieden duidelijkheid en zekerheid
Door algemene voorwaarden op te laten stellen, word je gedwongen om over een aantal vragen na te denken die belangrijk zijn voor jouw onderneming. Wanneer is er bijvoorbeeld sprake van een oplevering en wat is de onderhoudstermijn? Wat doe je bij meer of minder werk? En welke regels hanteer je bij eventuele aansprakelijkheid na de oplevering?
Door deze zaken in je algemene voorwaarden vast te leggen, bied je niet alleen jezelf, maar ook anderen duidelijkheid. Dit voorkomt verkeerde verwachtingen bij klanten en opdrachtgevers en beperkt de juridische risico’s.
3. Beperk bedrijfsrisico’s en aansprakelijkheid
Ondernemen betekent soms risico’s nemen, maar met een kleine investering kun je juridische en financiële risico’s beperken. Met goede algemene voorwaarden is de kans klein dat een verschil van inzicht met een opdrachtgever op een procedure uitloopt. Daarmee voorkom je dure en tijdrovende procedures.
Bovendien kun je jouw aansprakelijkheid onder bepaalde omstandigheden gemakkelijk beperken met een zogenaamde ‘exoneratieclausule’. Hiermee kun je hoge schadeclaims voorkomen.
4. Zorg voor algemene voorwaarden die passen bij jouw organisatie
Er zijn veel gestandaardiseerde algemene voorwaarden in de omloop. Dit lijkt een snelle en goedkope oplossing. Maar let op! Standaard algemene voorwaarden bieden onvoldoende bescherming wanneer je een specifiek product levert of wanneer je over een webshop beschikt. De algemene voorwaarden moeten passen bij de bedrijfsvoering en bij de aard van je onderneming.
Laat je niet verleiden tot een standaardtekst. Iets van internet plukken is dus niet handig. Zorg voor op maat gemaakte algemene voorwaarden zodat jouw bedrijf op de juiste manier wordt ingedekt.
5. Beperk onnodige kosten van een procedure in het buitenland
In de huidige tijd waarin (digitale) ontwikkelingen steeds sneller gaan, is het niet onwaarschijnlijk dat je ook met buitenlandse klanten of opdrachtgevers te maken hebt. Wanneer je met zo’n buitenlandse klant onverwacht in een meningsverschil terechtkomt of wanneer een betaling van een buitenlandse klant uitblijft, dan wil je de mogelijkheid hebben om een procedure te starten. In beginsel moet een dagvaarding worden uitgebracht bij de rechtbank van de woonplaats of het vestigingsadres van jouw klant.
Bij buitenlandse klanten levert dit hoge kosten op voor een buitenlandse advocaat en in het ergste geval kunnen ook de reiskosten aardig oplopen. Ook dit kun je met algemene voorwaarden makkelijk voorkomen! In algemene voorwaarden kun je namelijk een clausule opnemen dat de rechtbank van jóuw vestigingsplaats bevoegd is om over eventuele geschillen te oordelen.
Ik heb al algemene voorwaarden
Heb je al algemene voorwaarden? Heel mooi! Toch is het zeer belangrijk om regelmatig te laten beoordelen of je algemene voorwaarden nog up-to-date zijn. Er kunnen wijzigingen optreden in je producten of diensten, maar ook in de wet- en regelgeving, zoals de bedenktermijn voor consumenten. Verouderde algemene voorwaarden bieden onvoldoende bescherming.
