Oké, je hebt voor je bedrijf algemene voorwaarden laten opstellen. Met die kleine lettertjes kun je een hoop narigheid voorkomen. Maar gebruik je de voorwaarden wel op de juiste manier?
Ik zie dit in de praktijk vaak misgaan waardoor ondernemers niet meer kunnen terugvallen op hun eigen algemene voorwaarden. Daarom heb ik een korte handleiding voor je opgesteld zodat je weet waar je op moet letten.
De basis
Eerst even terug naar de basis. Wat zijn algemene voorwaarden ook alweer? In algemene voorwaarden regel je zaken die niet direct betrekking hebben op de kern van de overeenkomst (product en prijs). Het gaat om bepalingen over bijvoorbeeld betalingstermijnen, annuleringsmogelijkheden, garanties, incassokosten en aansprakelijkheid. Op die manier hoef je niet bij iedere overeenkomst die je sluit over dat soort zaken telkens opnieuw te onderhandelen. Bovendien kun je risico’s en aansprakelijkheden goed beperken.
5 tips bij het gebruik van je algemene voorwaarden:
1. Verwijs naar de algemene voorwaarden
Jouw contractspartij is pas aan jouw algemene voorwaarden gebonden als hij deze heeft aanvaard. Dat kan bijvoorbeeld doordat hij een overeenkomst, offerte of inschrijfformulier van jou heeft ondertekend. Op die documenten moeten dan wel uitdrukkelijk de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard. Doe dat met deze bewoordingen:
“Op al onze offertes, overeenkomsten en opdrachtbevestigingen zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. De algemene voorwaarden zijn gedeponeerd onder nummer [NUMMER] bij de Kamer van Koophandel [PLAATSNAAM] en staan tevens afgebeeld op onze website [URL]. Een exemplaar van de algemene voorwaarden [is aan dit [NAAM DOCUMENT] gehecht/staat op de achterkant van [NAAM DOCUMENT]. Hierbij verklaart u dat u de algemene voorwaarden heeft ontvangen en akkoord te gaan met de inhoud en toepasselijkheid hiervan.”
2. Overhandig de algemene voorwaarden
Belangrijk om te weten is dat een verwijzing alleen niet volstaat. De voorwaarden moeten ook aan de klant worden overhandigd. In ieder geval vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Het is daarom aan te raden om de voorwaarden door de klant te laten ondertekenen of paraferen. Of zorg dat ze op één A4’tje passen, zodat je ze op de achterkant van een offerte of overeenkomst kunt laten drukken. Je kunt de voorwaarden ook als PDF-bestand toevoegen aan een e-mail. Vraag dan wel om een ontvangst- en leesbevestiging.
Alleen naar je website verwijzen waar de algemene voorwaarden staan, is trouwens niet voldoende. De voorwaarden moeten echt worden overhandigd. De klant moet namelijk in de gelegenheid zijn geweest om de voorwaarden in te zien voordat hij met jou in zee gaat. Wel kun je bijvoorbeeld in een e-mail een hyperlink opnemen die linkt naar de algemene voorwaarden op jouw website. Let er dan wel op dat de andere partij de voorwaarden moet kunnen opslaan.
3. Maak gebruik van opt-in
Sluit je overeenkomsten via elektronische weg? Zorg dan dat je de klant tijdens het bestelproces nadrukkelijk verwijst naar de algemene voorwaarden voordat hij daadwerkelijk een bestelling plaatst. Hoewel het niet wettelijk vereist is, is het wel raadzaam om een ‘akkoord-knop’ op te nemen in een pop-up window met een tekst als ‘Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’. Laat de klant dan wel door de hele algemene voorwaarden scrollen voordat hij op akkoord kan drukken.
Daarmee kan de verwijzing naar de algemene voorwaarden niet worden gemist en waarborg je de toepasselijkheid. De klant zal dan nog moeilijk kunnen stellen dat hij niet wist dat de voorwaarden deel uitmaakten van de overeenkomst.
4. Deponeer de voorwaarden bij de Kamer van Koophandel
Algemene voorwaarden kun je deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank. Dit is niet verplicht, maar het kan wel handig zijn. Het voordeel hiervan is dat nooit discussie kan ontstaan over de inhoud van de door jou gehanteerde algemene voorwaarden. Het deponeren heeft dus een bewijsfunctie. De voorwaarden worden bij deponering voorzien van een datum en nummer zodat je kunt aantonen dat je tussentijds niets hebt gewijzigd.
5. Verwijs als eerste naar de algemene voorwaarden
Maar wat als degene met wie je het contract sluit als eerste verwijst naar zijn algemene voorwaarden? Welke voorwaarden zijn dan van toepassing? De zijne of de jouwe? In principe gelden dan de algemene voorwaarden van de andere contractspartij. Dit kun je voorkomen door uitdrukkelijk die voorwaarden van de hand te wijzen. Maakt de andere partij daar vervolgens geen bezwaar tegen, dan zijn jouw algemene voorwaarden van toepassing op de overeenkomst.
