Moet die ene collega die structureel te laat komt bij vergaderingen daarop worden aangesproken? In de praktijk gebeurt dat meestal niet, ziet leiderschaps- en teamcoach Noortje de Rooij. ‘In plaats van er iets van te zeggen, worden er grapjes gemaakt. “Stond de brug weer open?”’
Dat lijkt onschuldig, maar is niet neutraal, waarschuwt ze in de podcast De Werkprofessor. ‘Als je collega’s niet aanspreekt op gedrag dat niet oké is, negeer je daarmee ook de mensen die wel het juiste gedrag laten zien en die wel stipt om 10.00 uur klaarzitten voor de vergadering.’ Als dat te lang duurt, kan er van alles gaan sluimeren.
Elkaar durven aanspreken
De Rooij is expert op het gebied van ‘soft controls’, factoren die gedrag binnen teams en organisaties beïnvloeden (zie kader). Het model is ontwikkeld door Muel Kaptein, hoogleraar bedrijfsethiek en integriteitsmanagement aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en partner bij KPMG.
Dit zijn de 8 soft controls
Helderheid: weten bestuurders, managers en medewerkers wat er van hen verwacht wordt en waar de grenzen liggen?
Voorbeeldgedrag: handelt iedereen in lijn met de afspraken en de koers van de organisatie?
Betrokkenheid: in hoeverre voelen mensen zich verbonden met de missie, de doelen en het team?
Uitvoerbaarheid: zijn de benodigde tijd, kennis, middelen en systemen aanwezig om de taken goed te kunnen doen?
Transparantie: is het gedrag van mensen en het effect daarvan zichtbaar voor anderen, zodat er wanneer nodig kan worden bijgestuurd?
Bespreekbaarheid: is er een veilige sfeer waarin dilemma’s, fouten en morele kwesties openlijk gedeeld kunnen worden?
Aanspreekbaarheid: durven teamleden elkaar te corrigeren op ongewenst gedrag of het niet nakomen van afspraken?
Handhaving: wordt gewenst gedrag gewaardeerd of beloond, en heeft ongewenst gedrag daadwerkelijk consequenties?
Aanspreekbaarheid is een van deze soft controls en meteen de moeilijkste om in de praktijk te brengen, stelt De Rooij. ‘Mensen vinden het heel lastig om elkaar aan te spreken.’ Een collega wijzen op een praktische fout gaat nog wel, maar iemand aanspreken op gedrag wordt al snel gevoelig. Mensen zijn bang dat feedback wordt opgevat als een persoonlijke afwijzing, in plaats van een manier om beter samen te werken.
Maar als iemand structureel te laat komt en dat wordt afgedaan met grappen over rijen bij de koffieautomaat, ontstaat er steeds meer irritatie en frustratie. ‘Dan groeit het gedoe onder de oppervlakte en wordt de sfeer juist onveiliger.’
Helderheid als fundament
Waar ‘hard controls’ gaan over regels, procedures en systemen, houdt De Rooij zich bezig met de zachte kant van organisaties: hoe mensen met elkaar samenwerken en wat de cultuur is. Dat klinkt misschien zweverig of vaag, maar is in de praktijk keihard, stelt ze. Zonder goed ontwikkelde soft controls blijken harde regels en afspraken in de praktijk vaak ineffectief, omdat ze worden omzeild, verkeerd begrepen of zelfs misbruikt.
Hoe ondervang je dat? Organisaties hebben vaak de neiging om alles in protocollen te gieten. Alleen is meer niet altijd duidelijker. ‘Hoe dikker een gedragscode, hoe minder mensen ervan zullen begrijpen.’
Helderheid is volgens haar het fundament. Zonder deze basis worden ook andere aspecten, zoals samenwerken en elkaar aanspreken, veel lastiger. Helderheid over wie waarvoor verantwoordelijk is, bijvoorbeeld.
‘Superfijn dat die ene collega een taak overpakt om de snelheid erin te houden, maar daardoor ontstaat er onwijs veel ruis over wie nu uiteindelijk eigenaar is. Het risico is ook dat iedereen zijn handen ervan aftrekt als het niet goed gaat. Iemand aanspreken op zijn of haar verantwoordelijkheden wordt ook een stuk makkelijker als die verantwoordelijkheden vooraf goed zijn afgestemd.’
Zenden versus ontvangen
De Rooij noemt ook het belang van uitvoerbaarheid. Dat betekent aandacht voor praktische randvoorwaarden: tijd, kennis, onboarding en systemen. ‘Verder zijn transparantie en voorbeeldgedrag belangrijk. Mensen hoeven niet overal volledig in meegenomen te worden, maar het helpt wel als ze begrijpen waarmee collega’s bezig zijn, hoe werk samenhangt en wat de status van processen is.’
En: is er een open en veilige cultuur waar mensen dilemma’s ter sprake kunnen brengen en vragen durven te stellen? ‘Leidinggevenden denken vaak dat ze heel duidelijk zijn in hun instructies, maar zenden is niet hetzelfde als ontvangen’, zegt De Rooij. ‘Betere communicatie vraagt om meer afstemming met elkaar, meer verifiëren. Even de check-vraag stellen gedurende het proces, ook als we bang zijn dat het een stomme vraag is.’
Drie takeaways uit de podcast:
- Gedragsproblemen in teams los je niet alleen op met extra regels of processen; vaak moet je eerst kijken naar de onderliggende factoren die het gedrag sturen.
- Helderheid en aanspreekbaarheid zijn cruciaal. Als verantwoordelijkheden vaag zijn en mensen elkaar niet durven aanspreken, ontstaan ruis, frustratie en stilstand.
- Soft controls zijn niet vaag of vrijblijvend, maar maken juist de harde kant van organiseren sterker, omdat ze zorgen voor duidelijkheid, eigenaarschap en betere samenwerking.
Beluister de nieuwste aflevering van de podcast ‘De Werkprofessor’. Of abonneer je via de podcast-app van jouw keuze. Nieuwe afleveringen verschijnen elke twee weken op maandag.
Heb je vragen of input? Neem dan contact op met Wendy van Ierschot via [email protected]. Benieuwd naar de volgende gast in ‘De Werkprofessor’ of wil jij als eerste de teaser van de volgende aflevering horen? Volg dan ‘De Werkprofessor’ op LinkedIn.
