Geen producten in de winkelwagen.
‘Zeg, weet je wat ik dit weekend heb meegemaakt?’, ‘Heb jij gisteravond ook die ene serie gezien?’, ‘Sorry dat ik je even stoor maar dit kan niet wachten’, ‘Kan je me helpen bij dit project?’ of ‘Ik heb me nu toch een roddel!’. Onderbrekingen zoals deze worden dikwijls als irritant ervaren. Vooral als je net hard aan het werk bent en je echt even moet focussen.
Onderbrekingen hebben negatief imago
Gestoord worden tijdens het werk heeft dan ook grotendeels een negatief imago. Dit wordt weerspiegeld in de manier waarop erover geschreven wordt in diverse publicaties.
Ook wetenschappelijk onderzoek richtte zich tot kort vooral op de negatieve effecten van onderbrekingen op de werkprestaties. Ze vereisen immers dat mensen afstand nemen van de taak waar ze mee bezig zijn en zich op iets anders concentreren. Vanuit dat perspectief zijn onderbrekingen een last voor werknemers.
Lees ook: Ongestoord werken als manager? Zo doe je dat
Twee soorten onderbrekingen
Hoewel sommige onderbrekingen inderdaad een negatieve invloed hebben op je productiviteit, laat een nieuw onderzoek zien dat ze ook heel voordelig kunnen zijn. In het wetenschappelijke artikel The Drawbacks and Benefits of In-Role and Non-Role Intrusions concluderen de onderzoekers dat alles afhangt van het type onderbreking.
Ze gingen hierbij uit van twee verschillende soorten: werkgerelateerde onderbrekingen en niet-werkgerelateerde onderbrekingen. Op Fast Company legt een van de onderzoekers het verschil uit: een werkgerelateerde onderbreking is ‘een onverwachte ontmoeting die geïnitieerd word door een andere persoon. Deze persoon verstoort het werk van de ander, maar behandelt een werkgerelateerd onderwerp.
Je manager komt bijvoorbeeld langs om de status van een opdracht te checken, of een collega stuurt je een appje over een project waaraan je meewerkt. Niet-werkgerelateerde onderbrekingen hebben betrekking op smalltalk, zoals het weer, sport of het aankomende weekend.
Grote verschillen
Na het uitvoeren van drie afzonderlijke onderzoeken vonden de wetenschappers grote verschillen in de manier waarop werkgerelateerde versus niet-werkgerelateerde onderbrekingen ontvangen worden. Personen die werkgerelateerde onderbrekingen ervoeren, vertoonden meer betrokkenheid en productiviteit gedurende de werkdag. De onderbrekingen fungeerden als uitdagingen die de medewerkers nieuwe energie en focus gaven.
Onderbrekingen als stressoren
Hoofdonderzoeker Mike Baer verklaart dit effect aan de hand van stressoren: ‘Er zijn een aantal soorten stressoren die werknemers op de werkplek ervaren. Het eerste type wordt een hinderlijke stressor genoemd, omdat ze afleiden zonder dat dit een voordeel oplevert.’
Voorbeelden van dergelijke ‘stoorzenders’ zijn onder meer een kapotte printer, slechte wifi of een lampje dat boven je hoofd flikkert. Het andere type stressor wordt een uitdagings-stressor genoemd. Denk hierbij aan zaken als tijds- en werkdruk.
Lees ook: Smalltalk op het werk: zo word je er een ster in
Baer: ‘Deze stressoren vereisen dat we onze mentale capaciteiten moeten uitbreiden om de uitdaging te overwinnen. Werkgerelateerde onderbrekingen verhogen de tijdsdruk en werkdruk, maar werken tegelijkertijd als uitdagings-stressoren. Daardoor zullen werknemers harder pushen en meer betrokken zijn bij hun werk.’
Mentale kosten
Het tegenovergestelde effect werd gevonden bij niet-werkgerelateerde onderbrekingen. Hierbij verminderde de betrokkenheid van de werknemers gedurende de dag. ‘Wanneer een onderbreking niks te maken heeft met wat een werknemer op dat moment aan het doen is, brengt dit mentale ‘overstapkosten’ met zich mee’, aldus Baer.
Werknemers moeten hun hersenen als het ware heroriënteren, weg van het werk en meer richting sociale activiteiten. Dit verschil haalt mensen uit hun workflow.
Betere samenwerking
Een ander belangrijk verschil met betrekking tot de verschillende onderbrekingen had te maken met samenwerking. ‘We voorspelden dat beide soorten onderbrekingen de samenwerking tussen collega’s zouden vergroten’, zegt Bush hierover. Dit effect werd inderdaad waargenomen bij de werkgerelateerde onderbrekingen, maar niet bij de niet-werkgerelateerde onderbrekingen.
Dit laatste was een verrassing voor de onderzoekers. ‘Onze verwachting was dat niet-werkgerelateerde gesprekken het makkelijker zouden maken om over te stappen naar meer werkgerelateerde gesprekken, maar dat gebeurde niet.’
De onderzoekers zijn van mening dat de bevindingen uit deze studie je kunnen helpen je dag beter in te delen. Als je aan een project werkt waarbij je je echt moet focussen, raadt Bush aan om collega’s te vragen je niet te storen voor niet-werkgerelateerde onderwerpen. Je kan eventueel ook tijden of plekken afspreken waar je juist wel een meer persoonlijk gesprek wil aangaan.
Persoonlijke interacties blijven noodzakelijk
Hoewel er geen specifieke voordelen zijn gevonden voor niet-werkgerelateerde onderbrekingen, helpen die gesprekken wel om relaties te ontwikkelen. ‘Dat hebben we absoluut nodig’, stelt Bush. Er zijn inderdaad vele onderzoeken die het belang van vrienden op het werk en teambuilding onderstrepen. ‘Maar beperk de mate waarin persoonlijke gesprekken de workflow van iemand anders doorbreken.’
Het onderzoek is volgens de wetenschappers zeer relevant voor de beslissingen die organisaties nemen tijdens de coronapandemie. ‘Hoewel veel werknemers misschien de voorkeur geven aan de flexibiliteit van thuiswerken, missen ze de positieve effecten die persoonlijke interacties met zich meebrengen’, zeggen ze. Ze geven tot slot nog een paar belangrijke tips:
5 tips over hoe je kunt omgaan met onderbrekingen op het werk
- Probeer niet alle onderbrekingen te voorkomen. Zo loop je misschien zinvolle mogelijkheden of gesprekken mis.
- Beschouw werkgerelateerde inbreuken niet als onnodige afleiding, maar als uitdagingen die je motiveren om harder te werken.
- Zie een onderbreking als een kans om te brainstormen en/of informatie uit te wisselen met je collega’s.
- Ben je een leider of manager? Overweeg dan om regelingen te implementeren die de werkgerelateerde interrupties vergemakkelijken. Dit stimuleert de werknemers en bevordert de samenwerking.
- Ben je zelf iemand die anderen vaak stoort bij hun werk? In plaats van voortdurend onaangekondigd aan de bureaus van je collega’s te staan, kan je de sociale, niet-werkgerelateerde onderwerpen beter bewaren voor de koffie- of lunchpauzes.
