‘Wist je dat het vandaag Duran Duran Appreciation Day is?’ vraagt Liz Luyben tijdens het Teams-interview. Een verrassende binnenkomer, maar het brengt de smalltalk direct op gang. Luyben is auteur en bierbrouwer en deelt als ‘Small Talk Queen’ dagelijks tips op Instagram. Samen met trainer en spreker Iris Posthouwer schreef ze het boek Smalltalk Survival. Praktische gids voor de gesprekken tussendoor.
De elegante exit
Want ja, smalltalk is belangrijker dan je denkt. Posthouwer ontdekte dit toen zij enkele jaren geleden gevraagd werd een Smalltalk Big Business-training te geven voor een groot advocatenkantoor. ‘Hun mensen bleken daar erg slecht in te zijn. Daardoor liep de communicatie niet lekker en misten ze vitale informatie’, zegt Posthouwer.
Vlak daarna klopte Luyben bij haar aan. Zij stond regelmatig op bierbeurzen en wilde graag wat tips om beter te worden in smalltalk. Samen doken ze dieper in het onderwerp. Posthouwer: ‘Ook wij vroegen ons bijvoorbeeld af hoe je omgaat met iemand die alsmaar door blijft praten terwijl je het onderwerp helemaal niet zo interessant vindt. Het beëindigen van smalltalk hoort er namelijk ook bij. In ons handboek noemen we dat de elegante exit.’
Smalltalk als smeerolie
Gaandeweg kwam Luyben en Posthouwer erachter dat smalltalk niet alleen maar iets grappigs is. Het is bewezen nuttig, blijkt ook uit wetenschappelijk onderzoek. Maar wat is smalltalk nu eigenlijk precies? Posthouwer en Luyben omschrijven het als ‘de gesprekken eromheen’. Posthouwer legt uit dat smalltalk vaak een negatieve connotatie heeft, zoiets als ‘koetjes en kalfjes’ of ‘kletspraatjes’. Dat klinkt een beetje onaardig, alsof het maar bijzaak is. ‘Iemand merkte een keer op dat het blijkbaar om de niet geagendeerde gesprekken gaat’, zegt Posthouwer lachend. ‘En dat is in feite ook zo. Als je staat te kletsen bij de koffieautomaat zijn er geen agendapunten.’ Juist dat soort gesprekken vormen volgen Luyben en Posthouwer de ‘smeerolie of de opmaat naar de andere gesprekken’.
Hogere drempel
Het belang van smalltalk is tijdens de coronacrisis alleen nog maar meer onderstreept, vinden de auteurs. ‘Ik hoef bij bedrijven nooit meer uit te leggen wat de functie van smalltalk is’, vertelt Posthouwer. Door het wegvallen van die praatjes op de werkvloer zijn mensen het gaan missen. Ze beseffen nu de waarde ervan. ‘Dat sociale contact is heel belangrijk, zeker voor mensen die in coronatijd een andere functie hebben gekregen of begonnen zijn met een nieuwe baan.’
Posthouwer vertelt dat deze mensen zich dikwijls niet meer verbonden voelen met collega’s. Ook vanwege het ontbreken van die kleine praatjes tussendoor. Bovendien is de drempel hoger geworden. Het is lastiger een praatje tussendoor te maken als je elkaar niet meer dagelijks tegen het lijf loopt op de fysieke werkvloer. ‘Die kleine gesprekjes waaruit normaal gesproken weer andere vragen ontstaan, die vielen weg.’
Digitale smalltalk
Goed nieuws dus voor de mensen die weer regelmatig op kantoor werken. Zij kunnen zich naar hartenlust uitleven op het smalltalken met collega’s. Toch is er digitaal ook nog veel mogelijk, vindt Luyben. ‘Maar je moet het wel doen. Voordat de meeting begint even iets grappigs melden bijvoorbeeld. Zoals ik aan het begin van ons gesprek deed.’ Om de mensen handvatten te bieden, hebben Luyben en Posthouwer in hun boek verschillende voorbeelden opgenomen van vragen waarmee je smalltalk op gang helpt. Deze ‘50 fonkelende vragen’ bieden een houvast voor de vaak wat ongemakkelijke start van een meeting. ‘Ik las ergens dat digitale meetings de nieuwe seances zijn. Het begint vaak met ‘Hallo, ben je daar? Kan je me horen?’ Dat ongemak ontstaat ook doordat mensen het gevoel hebben dat ze meteen ter zake moeten horen’, zegt Luyben.
Natuurlijk, het is altijd anders dan bij de fysieke koffieautomaat. Maar digitaal hoeft dus helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. ‘Kleine moeite, groot plezier’, meent Luyben. ‘Mensen voelen zich vaak zo losgeslagen van het bedrijf. Maar door smalltalk ontstaat er weer verbondenheid. Ik denk dat werkgevers hier ook echt in moeten investeren.’
Smalltalk faciliteren
Werkgevers kunnen een vergadering bijvoorbeeld beginnen met iets dat niet op de agenda staat. In het kader van Duran Duran Appreciation Day kunnen ze vragen wie er een nummer van de band kan zingen. Of welke herinneringen ze hebben aan die tijd. Leuke weetjes en verrassende vragen doen het altijd goed. ‘Als werkgever, manager of ceo investeer je daarmee in smalltalk en verbinding’, aldus Luyben.
‘Sommige bedrijven doen dat al wel door te vragen hoe het met je gaat. Maar het is leuker als je iets grappigs of interessants voorlegt. In het kader van gedeelde smart mag je ook best iets vervelends delen met elkaar’, voegt Posthouwer toe. Met digitale tools is volgens haar dan ook veel mogelijk. ‘Ik zie veel organisaties die op die manier een uurtje samen lunchen of een uurtje samen de camera open hebben staan. Dan hoeft er dus niet per se iets op de agenda te staan maar er is wel de mogelijkheid om even iets tussendoor te zeggen.’ Ook borrelpakketten of online quizzen faciliteren smalltalk. ‘Dat lijkt misschien een beetje flauw, maar het werkt wel.’
Vind jij het lastig om smalltalk te beginnen of te beëindigen? Of wil je er juist nog beter in worden?De smalltalk-experts geven een paar tips.
#1 Geef mensen een handvat
‘Ik vind het altijd leuk om iets aan te reiken waar anderen op kunnen reageren’, aldus Luyben. Dit kan van alles zijn. Een beker met een opvallende tekst erop of een aparte hoed bijvoorbeeld. ‘Zelf heb ik vaak enorm grote ordinaire oorbellen in’, lacht Luyben. ‘Ik raad mensen altijd aan om iets bij zich te hebben waar iemand iets van zou kunnen vinden. Anderen willen namelijk best een praatje maken, maar je moet ze wel een beetje helpen.’
Een ander voorbeeld is het veranderen van je achtergrond in een digitale meeting. Je doet daarmee net alsof je op het strand zit, of op de Star Trek Enterprise. Luyben: ‘Of je zet Duran Duran achter je neer. Dat is geinig en je hebt even een leuk moment. Want mensen gaan daar geheid iets van vinden.’ Ze vervolgt: ‘Het is dus belangrijk dat je het een beetje voorbereidt. Let daarbij ook op aanknopingspunten in de omgeving van je gesprekspartners.’
#2 Master het einde van de smalltalk
Er zijn veel mensen die smalltalk lastig vinden, zoals de meer introverte mensen. Dan is het belangrijk dat je een exit hebt, zodat je soepel weg kan draaien van een gesprek. ‘Daar zit vaak heel veel ongemak’, vertelt Posthouwer. ‘Iedereen kent wel die eindes van ‘goed, nou….’. Dat wakkert onze aversie tegen smalltalk alleen maar aan.’ Het is dan fijn als je weet hoe je er op een elegante manier een einde aan kan breien. Posthouwer geeft een algemene tip: doe er niet te moeilijk over. ‘Maak het niet te beladen met allerlei excuses. Zeg gewoon dat het leuk was en dat je weer verder gaat met je werk. Dat maakt het smalltalk-leven een stuk makkelijker.’
#3 Maak een mentale switch
Als je smalltalk al lastig vindt, helpt het niet om je daar alsmaar op te focussen. Eigenlijk moet je een mentale switch maken. Neem jezelf gewoon eens voor om het vandaag of morgen te proberen. Gooi er een ‘fonkelende vraag’ tegenaan. Luyben: ‘En til er niet te zwaar aan als het een keer niet lukt. Ook bij mij gaat het nog weleens mis hoor.’
#4 Behoud de regie
‘Het is aan jou om het gesprek te sturen’, legt Posthouwer uit. ‘Dat maakt smalltalk ook zo leuk. Jij hebt de regie. Het is echt niet iets wat je lijdzaam moet ondergaan.’ Door zelf initiatief te nemen en het gewoon te proberen, wordt het vanzelf makkelijker. Als je smalltalk alsmaar vermijdt, wordt het er ook niet beter op. Posthouwer, tot slot: ‘Smalltalk is nu eenmaal een deel van het leven. We ontkomen er niet aan regelmatig een praatje te maken. Hoe fijn is het dan als je het door middel van een paar kleine handvatten goed onder knie krijgt.’
