Aan één stuk door gefocust werken. Sinds de komst van het internet is dat een stuk lastiger. Werden we vroeger alleen gestoord door een collega of de telefoon? Inmiddels zorgt mail- en appverkeer ervoor dat we voortdurend worden afgeleid.
De meeste werknemers hebben hier last van, maar voor managers is geconcentreerd werken al helemaal een uitdaging. Tussen het beantwoorden van mails, vergaderingen bijwonen en het instrueren van medewerkers, blijft er namelijk bar weinig tijd over. ‘Managers hebben aan de ene kant te maken met een directie die van alles van ze wil, en aan de andere kant met medewerkers die ze regelmatig moeten aansturen’, zegt Arjan Bloemendaal . Hij is oprichter van het Effectieve Werken, dat trainingen aan managers en bedrijven geeft op het gebied van effectief werken. Daar komt volgens Bloemendaal bij dat de meeste managers heel veel tijd kwijt zijn aan vergaderen. Nederland is namelijk kampioen vergaderen. Bloemendaal: ‘In sommige gevallen zijn managers hier zestig tot zeventig procent kwijt.’
En alsof twee bovengenoemde factoren niet genoeg stress opleveren, neemt de werkdruk van de manager gedurende het jaar alleen maar toe. ‘Aan het begin van het jaar worden er meestal een aantal doelen en te behalen resultaten gesteld’, legt Bloemendaal uit. ‘Maar gedurende het jaar komen hier meestal allerlei projecten bij. Ondertussen wordt er niets geschrapt. De manager krijgt het dus alleen maar drukker en heeft het gevoel dat er nooit iets afkomt.’
Delegeer geen taken, delegeer verantwoordelijkheid
Maar hoe los je dat op? Als je een bepaalde verantwoordelijkheid hebt, kun je immers moeilijk de hele dag de deur van je kantoor op slot doen en je telefoon niet opnemen. Onaangekondigd van de radar verdwijnen is inderdaad niet handig, maar er zijn wel degelijk maatregelen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat je als manager ook werk kunt verzetten.
Volgens Bloemendaal is het toverwoord delegeren. En daarmee bedoelt hij niet het delegeren van een bepaalde taak, maar het overdragen van de verantwoordelijkheid. ‘Wanneer je alleen een taak of opdracht delegeert, is de kans groot dat je hier alsnog over gestoord wordt,’ legt hij uit . ‘Bijvoorbeeld omdat de medewerker in kwestie je toestemming ergens voor nodig heeft.’ Hoe meer bevoegdheden jij je medewerkers geeft, hoe zelfstandiger ze kunnen werken. Het gevolg? Jij wordt steeds minder gestoord. ‘Maak wel hele duidelijke afspraken over welke bevoegdheden ze hebben’, tipt Bloemendal. ‘Wanneer de afspraken tussen jou en je medewerkers heel helder zijn, hoeven ze jou minder te storen.’
Schrap onnodige vergaderingen
Een vergadering op zijn tijd is best nuttig, maar het is ook weer niet nodig om voor elk wissewasje de koppen bij elkaar te steken. ‘Veel meetings zijn in het leven geroepen omdat ze destijds nodig waren’, legt Bloemendaal uit. ‘Maar met het verstrijken van de tijd is het doel hiervan niet meer zo duidelijk. Overleggen is dan een gewoonte geworden.’ Wil je als manager tijd winnen? Wees kritisch en schrap een aantal meetings.
Versimpel de communicatie met medewerkers
Je kunt ook een hoop tijd winnen door de communicatie met je medewerkers te versimpelen. Hoe? Door je medewerkers te stimuleren zelf al met een oplossing te komen wanneer ze een vraag hebben. Bloemendaal: ‘Op die manier hoef jij alleen maar ‘‘ja’’ of ‘‘nee’’ te antwoorden. Dat kost je minder tijd.’
Plan focus-uren in
Wanneer je ’s ochtends eerst al je mails gaat zitten beantwoorden en je deur altijd wagenwijd openzet voor collega’ s , is de kans groot dat je als manager nooit iets gedaan krijgt. Tijd om dingen af te maken krijg je niet zomaar, die moet je maken. En hoe structureler je dit doet hoe beter. Bloemendaal: ‘Plan elke dag twee uur in waarop je niet gestoord wordt en gefocust kunt werken.’ Het moment hiervoor is bij uitstek de ochtend. Dan zijn we over het algemeen namelijk het meest productief. Maar hoe communiceer je dat naar je medewerkers? Gewoon helder en vriendelijk. ‘Als jij ’s ochtends twee uur niet gestoord kunt worden, maar de rest van de dag wel bereikbaar bent voor al hun vragen, is er niets aan de hand.’
