Het kantoor was tot voor kort een plek waar je dagelijks heen ging. Sommigen hadden een vaste plek, anderen moesten het doen met flexwerkplekken en persten zichzelf soms tussen collega’s aan open werktafels. Dat systeem lijkt definitief verleden tijd.
Organisaties wereldwijd denken na of en hoe ze straks weer terugkeren naar kantoor. Een lange reeks bedrijven kondigden al aan dat hun medewerkers dit jaar niet meer op kantoor komen, maar het jaar volmaken vanuit huis. Ook kondigden organisaties permanente bezuinigingen aan voor fysieke kantoorruimte. Dan zij er ook bedrijven die een ‘hybride’ model van kantoorgebruik (gaan) toepassen, waarbij werknemers hun tijd verdelen tussen werken op afstand en persoonlijk kantoortijd.
Uitdaging planners
Dat laatste model vormt een netelige uitdaging voor de planning. Het vereist antwoorden op belangrijke vragen. Wat is belangrijker: persoonlijk contact tussen teamleden of in contact komen met collega’s uit andere delen van het bedrijf? Hoe passen managers planningen aan wanneer verschillende mensen groepsprojecten starten en beëindigen? Heeft iedereen evenveel toegang tot tijd met de baas en het soort zichtbaarheid dat leidt tot promoties en opdrachten?
Het antwoord zou kunnen liggen in kunstmatige intelligentie. De in New York City gevestigde start-up SquareFoot bouwt digitale tools om klanten te helpen kantoorruimte te vinden in drukke steden. Nu gebruikt het deze tools om een werkbare oplossing te vinden voor zijn eigen kantoorruimtecrisis. Het bedrijf heeft zo’n zestig mensen in dienst, maar kan minder dan de helft van zijn mensen huisvesten op het kantoor in Manhattan, volgens de lokale gezondheids- en veiligheidsrichtlijnen. SquareFoot heeft een algoritme bedacht waarvan het hoopt dat het de toegang tot kantoor zal toewijzen op een manier die het beste aansluit bij de behoeften van individuen, afdelingen en het bedrijf als geheel.
Vier kerngebieden
Het bedrijf begon met het bevragen van zijn afdelingshoofden over de specifieke behoeften van hun afdelingen. Vragen gericht op vier kerngebieden: voorzieningen, locatie, communicatie en persoonlijke ontwikkeling. Ze doken in de antwoorden en inventariseerden de fysieke hulpmiddelen die elk team nodig had om hun werk uit te voeren, van supersnel internet en software met beperkte licenties tot whiteboards en toegang tot openbaar vervoer.
Ze hielden ook de communicatiestijl tegen het licht, evenals de samenstelling van het personeel van elke afdeling. Er werd gekeken naar de hoeveelheid persoonlijke discussies en passieve informatie-uitwisseling waar elk team bij betrokken was, en naar hun behoefte in training en het opbouwen van relaties.
Op basis van die gegevens bouwde het bedrijf vervolgens de AI-tool die de planning bepaalt. Medewerkers die kantoortijd willen dienen minimaal 24 uur van tevoren een verzoek in bij het systeem. Als meer mensen het kantoor willen gebruiken dan de ruimte toelaat, beoordeelt het systeem elk verzoek op basis van factoren zoals de functie van de werknemer en de hoeveelheid kantoortijd die ze die week hebben gehad.
Reactief
Het algoritme is reactief; het reageert op verzoeken van medewerkers om kantoortijd in plaats van bepaalde personen of afdelingen op te roepen naar kantoor te komen. Het is ook ontworpen voor situaties waarin de vraag naar kantoorgebruik groter is dan het aanbod. Dat zal op dit moment binnen veel bedrijven niet het geval zijn.
Werknermers laten beslissen of ze naar kantoor komen biedt bedrijven misschien niet het ideale langetermijnresultaat
Nu is het vooral, ‘doe waar je je prettig bij voelt’. Een belangrijke vraag op menig HR-afdeling is hoe iedereen weer op een veilige manier terug te krijgen is naar kantoor. Terug naar hoe het ooit was lijkt geen optie. Het biedt bedrijven misschien niet het ideale langetermijnresultaat om werknemers te laten beslissen wat voor hen het beste werkt, stelt Michael Colacino van SquareFoot. De keuze om al dan niet naar het kantoor te komen geheel aan het personeel overlaten, kan ook onbedoelde gevolgen hebben die de ongelijkheid op de werkplek kunnen vergroten.
Als kinderen niet naar school kunnen, moet één ouder bij hen thuis blijven – een taak die tijdens de pandemie onevenredig bij vrouwen is komen te liggen. Als werknemers in groepen met een hoog risico op Covid-complicaties te horen krijgen dat ze thuis moeten blijven, heeft dat onevenredig grote gevolgen voor oudere werknemers. Dit terwijl tijd op kantoor nauw samenhangt met promoties en vorderingen.
Input alle werknemersgroepen
Bedrijven die worstelen met het toewijzen van de beperkte kantoorruimte, moeten er zeker van zijn dat elk systeem dat ze bedenken input krijgt van alle werknemers, zegt Karen Mangia, vice-president customer and market insights bij Salesforce en auteur van het boek Working From Home: Making the New Normal Work for You.
‘Zelfs met de beste bedoelingen lossen we alleen hetgeen op wat we weten’
Nu de ontwikkelingen elkaar rap opvolgen, raadt ze aan om het beleid elk kwartaal opnieuw te evalueren, zodat je het beleid kunt kneden en adequaat kunt inspelen op de situatie van dat moment. ‘Wat van cruciaal belang is, is dat je je oor te luisteren legt bij verschillende mensen uit alle afdelingen en rangen die helpen bij het ontwerpen van die programma’s’, zegt Mangia. ‘Zelfs met de beste bedoelingen lossen we alleen hetgeen op wat we weten.’
Bij SquareFoot blijft het algoritme een work in progress. ‘We zouden onszelf voor de gek houden als we dachten in een keer een perfect ontwerp te hebben’, zegt Colacino. ‘We zullen dus om de paar weken als managementteam bijeenkomen om de balans opnieuw te beoordelen en waar nodig opnieuw in evenwicht te brengen. Het mooie van dit systeem is dat de weging kan veranderen zonder dat het algoritme hoeft te veranderen.’
