Betalen in B2B: zo kan het ook

Ook ondernemers brengen het grootste deel van hun tijd online door. 94 procent van alle B2B-aankooptransacties begint met een online zoekactie, maar slechts een klein gedeelte wordt daarna ook online afgerekend, blijkt uit onderzoek van The Acquity Group.

Het overgrote deel van de bedrijven stuurt zijn collega’s nog ouderwets papieren facturen. Soms via de mail, maar vaak ook nog via de post. Die facturen worden handmatig ondertekend en daarna stuk voor stuk in het systeem ingevoerd. Dat kost veel tijd, maar ja, het gaat nu eenmaal niet anders, is vaak de reactie van de creditmanager of CFO. En toch moet het anders.

‘Change is good, but…’

Een belangrijke reden om alles bij het oude te laten is dat B2B-transacties nu eenmaal behoorlijk complex kunnen zijn. Waar je bij B2C kunt volstaan met click and buy, zijn de financiële B2B-transacties een stuk ingewikkelder met staffelkortingen, voorkeursbehandelingen, betalingslimieten en reserves.

‘Change is good, no change is better’ is vaak het argument om de financiële systemen maar te laten zoals ze zijn. Het gaat toch goed zo? Bovendien komt er ontzettend veel bij kijken om je betalingsverkeer te digitaliseren. Vraag is dus vooral: waar begin je? En wat kun je doen om ook je B2B-betalingsverkeer te stroomlijnen?

Herhaalaankopen automatiseren

Kijk om te beginnen eens naar de herhaalaankopen. Hoe kun je dat proces automatiseren? Vaak hoort 80 tot 90 procent van je klanten tot de groep die meer dan eens bij je koopt, dus als je dat proces weet te versimpelen, sla je twee vliegen in één klap: je maakt het je klanten gemakkelijker om te betalen, én het geld staat sneller op jouw rekening. Cash is king – die ijzeren wet zou voor iedere ondernemer leidend moeten zijn.

Eenmalige betalingen vereenvoudigen

Ook eenmalige betalingen kun je vereenvoudigen, bijvoorbeeld door ze in te richten als B2C-betalingen. Een horecaondernemer die eenmalig 10 dozen chips wil kopen bij de groothandel kan die meteen bestellen en ze betalen zoals hij in een webshop zou doen; met iDeal of creditcard. Dat is goed voor de conversie.

Betaallink meesturen

Wil je toch liever je oude vertrouwde facturen blijven gebruiken, denk dan eens na over hoe je het de ontvanger zo gemakkelijk mogelijk kan maken om te betalen. Stuur de factuur via de mail en doe er meteen een betaallink bij, zodat afrekenen een eitje wordt. Een grote groep zal meteen tot betaling overgaan en voor je het weet staat de cash op je rekening.

De kost gaat voor de baat uit

Natuurlijk is het gemakkelijk praten. Er komt nogal wat bij kijken als je het hele B2B-betaalproces wilt digitaliseren. Niet in de eerste plaats om iedereen mee te krijgen. De creditmanagers zijn meestal wel overtuigd zijn van de noodzaak. Maar zelfs als je 51 procent van de organisatie meehebt, ben je er nog niet. Zo hikt bijna iedereen aan tegen de consequenties die dat aan de achterkant met zich meebrengt.

Er moeten aanpassingen gedaan worden in je financiële administratie en de boekhoud- en crm-pakketten, om maar eens wat te noemen. Maar ook hier geldt dat de kost voor de baat uitgaat; er moet eerst flink geïnvesteerd worden, voor je eraan gaat verdienen.

Dit moet je doen

Waar je moet beginnen? In ieder geval met het inventariseren van je processen en systemen. De 80/20-regel is hier vaak van toepassing: 20 procent aanpassen kan tot 80 procent verbetering leiden. Schakel ook relevante externe partijen in, zoals de leveranciers van je software- en boekhoudpakketten, en kijk wat zij kunnen doen om jou op weg te helpen.

Heb je hier al aan gedacht?

Verbreed daarnaast je blik. Er zijn genoeg betaalmethodes die nog weinig in B2B-transacties gebruikt worden. Bijvoorbeeld:

• Digitale rechtsgeldige machtigingen: ofwel zakelijke incassomachtigingen. Daarmee worden herhaalaankopen een fluitje van een cent. De meeste betaalproviders hebben tools ontwikkeld die vrij simpel te implementeren zijn. De kopende partij doorloopt een aantal stappen die lijken op iDeal en geeft zo snel en gemakkelijk een doorlopende machtiging af.
• Betere ontsluiting naar omnichannel: het is belangrijk fysieke winkels en de online omgeving aan elkaar te koppelen, bijvoorbeeld door het eenvoudig te maken online bestellingen in de winkel op te halen. Of spullen die in de winkel gekocht worden, online te betalen. Alle mogelijke mixen van online en on-site betalen zijn het onderzoeken waard.
• Geef of vraag een garantie: als je met klanten in zee gaat waarmee je nog nooit zaken hebt gedaan, kun je een online aanbetaling vragen. Zo beperk je het risico en wordt het gemakkelijker om een onbekende klant toch een mooie korting te geven.
• Reserveer een bedrag via de creditcard: in het hotelwezen is het al wel vrij gebruikelijk, elders gebeurt het nog weinig. Terwijl die voorziening heel eenvoudig te installeren is door je creditcard- of betaalprovider. Een klant doet een bestelling van maximaal 2.000 euro waarop je een reservering op zijn creditcard zet. Als de bestelling rond is, geef je opdracht het uiteindelijke bedrag af te schrijven.

Aan de slag

Ondanks al het gedoe is het verstandig om het digitaliseringsproces nu toch in gang te zetten, anders mis je de boot. Wie online niet te vinden is, mist omzet die naar de concurrent gaat. Een goede website bespaart je de kosten van vertegenwoordigers en tussenpersonen en achter een inlog kun je prima een dynamische prijslijst aanbieden, waar je staffelkortingen en andere aantrekkelijke salesopties kunt bieden. Daar haal je direct meer omzet uit. En dat is nog maar het begin. Waar wacht je nog op?

Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Verbeter je cashflow’ op mt.nl. Dit dossier wordt mogelijk gemaakt door Buckaroo. Deze Payment Provider biedt een totaaloplossing voor alle financiële processen waardoor je betalingen en vorderingen sneller en klantvriendelijker, zowel online als offline worden geïnd.

Lees ook:

• De cadeaukaart accepteren: doen of niet?
• Hoe goede doelen jou verleiden om te doneren
• Dit kun je leren van Starbucks