Een middelgrote kledingproducent heeft na een periode van sterke groei, ineens te maken met een sterk dalende verkoop. De voorraden lopen snel op. De managementfocus ligt primair op de collectie en de marketing daarvan en niet op de interne bedrijfsvoering. Als de cashpositie aan het eind van de maand wordt opgemaakt, blijkt snel actie nodig. De voorraad is grotendeels bancair gefinancierd. Binnen 2 maanden kan er niet langer aan de verplichtingen worden voldaan. De situatie blijkt nog erger dan het management dacht. Er worden scenario’s gemaakt: wat als de verkoop op huidige peil blijft, wat als deze met 10, 20 of met 40 procent afneemt?
Ingrijpende maatregelen
Uit de sensitiviteitsanalyse blijkt dat het essentieel is een aantal grote klanten te behouden. Er wordt een plan gemaakt per klantsegment, dat zorgt dat het volume op een minimumniveau blijft. Er volgt een aantal ingrijpende maatregelen: lopende orders voor de nieuwe collectie worden deels gecanceld, de gehuurde magazijnruimte wordt teruggebracht. Ook aan gedwongen ontslagen ontkomt het bedrijf niet. Voor de verkoop van de overtollige voorraad worden alternatieve kanalen gezocht.
Alles wordt, inclusief de noodscenario’s, met de bank besproken. Langzaam ontstaat er opnieuw controle en groeit vertrouwen in de toekomst. De cashflow wordt op de voet gevolgd en het management weet nu al welke maatregelen genomen moeten worden bij verdere verslechtering.
Gevaren voor cashflow
Bovenstaande casus is niet uniek in Nederland. De geldstroom is de aorta van de bedrijfsvoering. Het is allesbepalend. Toch blijkt in de praktijk dat bedrijven te weinig of zelfs helemaal geen inzicht hebben in het geld dat binnenkomt en uitgaat. Het zijn niet alleen de externe omstandigheden die een belangrijke rol spelen bij de cashflow. Ook hard groeien en krimpen brengt onbalans in de dagelijkse inkomsten en uitgaven. Er is altijd verschil tussen het moment dat de kosten worden gemaakt en dat de gegenereerde inkomsten ook daadwerkelijk binnen zijn. In tijden van recessie komt daarbij dat de inkomsten stagneren en vaak ook vertraagd zijn.
Rolling forecast
Helder inzicht in de cashflow krijg je door de som van de cash die binnenkomt en die uitstroomt over een bepaalde periode inzichtelijk te maken. Je ziet dan waar jouw eigen behoefte aan cash zich manifesteert en kunt daar op sturen. Wanneer er sterke schommelingen optreden is het wijs om de periode waarbinnen gepland wordt te verkorten. Vooral voor bedrijven die in een roerige markt opereren is dat belangrijk. Overweeg een rolling forecast te maken op dagbasis. Direct overzicht is essentieel om snel te kunnen handelen.
Sensitiviteitsanalyse
Maar overzicht alleen is niet genoeg, er moet ook begrip zijn van de situatie. Maak daarom een sensitiviteitsanalyse. Bepaal daarin de kwetsbaarheid van de cashpositie als het gaat om een 10-procent-verandering. Maak de analyse voor alle operationele parameters (prijs, volume, variabele en vaste kosten), het werkkapitaal (debiteuren, crediteuren, voorraad) en de financiële parameters (rente, aflossing, dividend).
Van reactie naar proactief
Gebruik de resultaten om diverse scenario’s door te rekenen. In plaats van reactief word je dan proactief waardoor de controle aanzienlijk verbetert. Dit is ook een moment om de banken te benaderen en de diverse scenario’s met hen door te spreken. Mocht het nodig zijn, dan heb je een streepje voor bij de banken. Je toont dat het management er kort op zit en dat je realistisch opereert. Dat is belangrijk voor de vertrouwensband.
Actie nu
Inzicht, overzicht en noodscenario’s zijn noodzakelijk, maar zetten in een acute cashnood geen zoden aan de dijk. Om de cashpositie en -flow te verbeteren kijk je naar de mogelijkheden met direct cash-impact. Dat betekent heronderhandelen met toeleveranciers, waarbij ook de betalingstermijn op de agenda staat. Maar denk ook aan sale- en lease back-constructies, het stoppen van investeringen, het verkopen van incourante voorraden of assets. Verder komt uiteraard ook het outsourcen van (deel)processen in beeld. Sommige partijen zijn nog steeds bereid tot een up front-investering. En, weliswaar niet erg populair, maar ook het beëindigen van flexibele arbeid en reduceren van het personeelsbestand zijn opties. Alles voor de cashflow, die bepaalt uiteindelijk of je in business blijft.
Winst in debiteurenbeheer
Intern valt er vaak nog winst te behalen bij het debiteurenbeheer. Klanten proberen betalingstermijnen op te rekken. Zorg daarom dat je goed zicht hebt op je goede en slechte debiteuren. Ben je afhankelijk van een beperkt aantal grote klanten? Maak ook hier weer scenario’s voor als het misgaat. Ga na het verstrijken van de termijn niet direct met de deurwaarder dreigen. Ga wel vroegtijdig in gesprek over een betalingsregeling, bijvoorbeeld de eerste dag na de termijn. Bij afnemers met een lossere betalingsmoraal is contact voor het verstrijken van de termijn raadzaam.
Valkuilen
Verder blijkt in de praktijk prijs de primaire cash driver. Te vaak focust het management daarom op de kostenkant, terwijl pricing vaak een beter resultaat geeft. De reflex is om de prijs te verlagen in een poging het volume op peil te houden. Hiermee snijd je je onnodig in de vingers. Segmenteer liever klanten en bepaal welke prijsgevoelig zijn en welke minder. Verlaag de prijs alleen voor die specifieke groepen als het niet anders kan.
Een andere te bestrijden reflex is het snijden in de marketing- en salesactiviteiten. Houd die juist in deze tijden op peil. Een kostenreductie hier heeft veel minder invloed dan het op peil houden van prijs en volume. Tot slot, zorg dat de financiële afdeling de kwaliteit heeft om de noodzakelijke stappen en analyses te kunnen uitvoeren. Zorg voor de toegankelijkheid van de relevante data (verkoopcijfers, etc.), anders treden er verstoringen op in het beeld.
Checklist
- Maak een longitudinaal overzicht van de cashbewegingen
- Verkort de planningscyclus, overweeg rolling forecast op dagelijkse basis
- Maak een sensitiviteitsanalyse voor operationele, werkkapitaal en financiële parameters
- Maak (nood)scenario’s en bespreek die met de bank
- Handel op basis van direct cash-impact (leveranciers, investeringen, verkoop assets, etc.)
- Ga over tot actief debiteurenbeheer
- Weersta de reflex om eenzijdig te focussen op kosten, pricing is vaak effectiever
- Houd volume en prijs zo lang mogelijk op niveau
Dit artikel wordt u aangeboden door
Buckaroo
In een turbulente wereld verandert het koopgedrag in een steeds hoger tempo. Ondernemers die verandering omarmen floreren. Wij geloven dat iedere ondernemer uniek is. Dat vraagt om een persoonlijke betaaloplossing. In deze veranderende wereld ontwikkelen we als partner betaalstrategieën die groei versnellen.
Meer over betalen
