Overweeg je een remote team? Dit zijn de do’s and don’ts

Remote teams: lagere kosten, hogere productiviteit

De opkomst van remote teams, ofwel teams op afstand, is een trend die de afgelopen jaren steeds meer doorzet. Betere internetverbindingen en communicatietechnologieën maken het mogelijk voor bedrijven om over de héle wereld hun werknemers te verspreiden in remote teams. Tools als Slack, Trello en Google Docs hebben het gemakkelijk gemaakt voor remote teams om effectief samen te werken en verbonden te blijven, ongeacht de locatie.

De voordelen voor zowel werkgevers als werknemers zijn duidelijk. Werkgevers kunnen besparen op kantoorruimtes in eigen land, terwijl remote teams in de praktijk óók gemiddeld 9,5% langer werken en 13% productiever zijn, zo blijkt uit een experiment van Nicholas Bloom. Voor werknemers leiden de flexibelere werkschema’s tot een betere werk-privébalans, zagen onderzoekers van workplace-consultant Gallup.

Do: formuleer een duidelijk plan

Maar die productiviteit komt uiteraard niet zomaar aanwaaien, ziet ook Hugo Hemmen, CEO van Gapstars, specialist op het gebied van het bouwen, onderhouden en ontwikkelen van remote IT-teams. ‘Je moet de beste technologie hebben én een duidelijk plan’, zegt Hemmen.

De eerste do is dan ook duidelijk, ziet Hemmen: dat duidelijke plan. ‘Neem de tijd om een goed plan te formuleren over hoe je jouw remote teams wil inzetten, hoe ze communiceren én hoe je het gevoel van eenzelfde teamgeest op een andere plek in de wereld gaat bewerkstelligen. Implementeer als onderdeel van dat plan vanaf het begin een rapportagestructuur, vergaderschema’s, communicatietools en teamrollen. Videogesprekken zijn daarin áltijd beter dan chatten of e-mailen voor de grotere contactmomenten.’

Don’t: álle locaties micromanagen

Daarmee is de eerste don’t ook binnen: ga niet op afstand te veel micromanagen. ‘Een open-door-policy is voor jouw kantoor op het hoofdkantoor misschien fijn, maar datzelfde principe werkt nou eenmaal niet als er een team in Sri Lanka of Portugal werkt’, zegt Hemmen.

‘Zorg daarom dat je een duidelijke structuur kiest, waarin je bepaalde leidinggevenden binnen een remote team aanwijst om de day-to-day beslissingen te nemen, in plaats van alles continu te controleren. Zo krijgt het team op afstand ook een beter gevoel van eigenaarschap over hun werk. Dat is alleen maar bevorderend voor de werkcultuur.’

Do: bouw vertrouwen

Bij het managen van remote teams is wederzijds begrip namelijk niet altijd vanzelfsprekend, vooral als teamleden uit verschillende culturen komen. Daarom is het van belang om aan het begin van de samenwerking te investeren in échte facetime. Zowel op de locatie waar het remote team werkt, als het eigen kantoor.

‘Nodig ze bijvoorbeeld na een paar maanden ook een keer uit op het hoofdkantoor, zodat ze de fysieke component zien en écht een kans krijgen om onder te dompelen in jouw organisatie’, zegt Hemmen. ‘Daardoor krijgen ze veel meer gevoel voor een bedrijf. Zo bouw je aan wederzijds vertrouwen.’

Do: investeer in de juiste tools

De samenwerking met teams op afstand valt of staat uiteindelijk met de technologie die beschikbaar is voor hen. ‘Het heeft geen zin als jij vanuit het hoofdkantoor álles aanstuurt via Trello, terwijl ze op een andere locatie met Monday werken’, zegt Hemmen. ‘Er zijn een hoop tools beschikbaar, maar kies er één — en implementeer die voor je hele organisatie. De tech-stack moet overal hetzelfde zijn.’

Don’t: meetings op rare tijden plannen

Zoveel remote teams, zoveel tijdzones. Als je teams over verschillende tijdzones verspreid hebt, wees dan bewust van de planning van vergaderingen en deadlines. Zorg dat niemand midden in de nacht moet werken om een vergadering bij te wonen. ‘Breng het tijdsverschil goed in kaart en zorg voor een bepaalde vorm van overlap én flexibiliteit’, zegt Hemmen.

‘Zorg bijvoorbeeld voor ongeveer vijf uur overlap in werktijden en laat werknemers de resterende uren asynchroon indelen. Met asynchroon werken is er meer ruimte om werk te combineren met het privéleven. Dat werkt ook als een mooie incentive in je recruitmentstrategie.’

Do: blijf investeren in de doorontwikkeling én de cultuur

Een langdurige, gezonde samenwerking met teams op afstand begint bij goed werkgeverschap. ‘Blijf investeren in de professionele ontwikkeling van je teamleden, waar ze zich dan ook ter wereld bevinden’, zegt Hemmen. ‘Bied trainingen en leermogelijkheden aan die hen helpen groeien en zich aanpassen aan nieuwe technologieën en methoden. Wees geduldig en geef ze écht een kans om zich te ontwikkelen.’

‘Dat heeft ook positieve neveneffecten op retentie’, ziet Hemmen. ‘Je moet in je mensen blijven investeren, als persoon én als professional. Dat kan alleen in een juiste werkomgeving, waarin fouten gemaakt mogen worden. Zorg voor ondersteuning waar nodig, maar geef ze tegelijkertijd de ruimte om verantwoordelijk te zijn voor het resultaat.’