Een platte organisatie, mobiele werknemers en heel veel intensieve contactmomenten. Dat kenmerkt Lean Consultancy Group, een in lean en agile werken gespecialiseerd consultancybureau. Die onderneming werd uitgeroepen tot winnaar in de categorie middelgrote bedrijven van Great Place to Work. Martijn van Laak, die het bureau negen jaar geleden samen met Eppo Kuipers en Paul Hendriks oprichtte, vertelt hoe de werknemers van het bedrijf hun draai vinden bij het kantoorloze bedrijf.
Wat gebeurt er met medewerkers op hun eerste dag bij Lean Consultancy Group?
‘Hun eerste werkdag hebben nieuwe medewerkers altijd al voordat ze officieel zijn aangenomen. Wij ronden het selectieproces af met een proefdag. Op die dag draai je een dag mee met onze collega’s, ervaar je de cultuur van het bedrijf en leer je snel mensen kennen. Alle 55 werknemers krijgen zo een indruk van je en mogen meebeslissen of je aan ons team toegevoegd wordt. Dat maakt de daadwerkelijke start bij ons een warm bad. We merken dat iedereen in onze organisatie er gelijk veel zin in heeft om met nieuwe collega’s samen te werken. Dat kan ook, want we zorgen ervoor dat er een werkende laptop is, een telefoon, waarin alle contacten van collega’s staan voorgeprogrammeerd. Ook krijg je een gids toegewezen, die je de eerste weken begeleidt. Je ontvangt een bos bloemen en bovendien sturen alle collega’s in je team je voor jouw eerste dag een persoonlijk welkomst-sms’je. Deze introductie is zo ontstaan bij ons. Je gaat op deze manier direct goed aan de slag.’
Lean Consultancy Group heeft geen eigen kantoor. Waar vindt die eerste ontmoeting met je collega’s dan plaats?
‘Op een van onze LCG-dagen. Dat zijn dagen, die we een keer in de twee weken organiseren, waarbij we met z’n allen op één locatie een dag bijeenkomen. We huren ergens in het land een mooie, inspirerende plek af voor een gezamenlijke werkdag. Op die dag werkt iedereen aan zijn persoonlijke ontwikkeling. Een vast onderdeel daarvan is dat je een uur de tijd krijgt om met een handvol collega’s te werken aan een ontwikkelpunt. Op die dagen deel je ook je successen en fouten met collega’s, we werken in groepen aan het verbeteren van onze producten, en we ontvangen een gastspreker die ons helpt onze vaardigheden te ontwikkelen. Het doel van zo’n LCG-dag is om elkaar beter te leren begrijpen. Voor nieuwe werknemers hebben we ook een Weergaloze Wegwijzende Warme Welkom Workshop. Daarbij vertellen de drie oprichters iets over de reis, de geschiedenis en de waarden van ons bedrijf.’
Is het niet veel logischer om voor die bijeenkomsten een eigen vaste kantoorlocatie te hebben?
‘Nee. De verleiding is er natuurlijk geregeld, want alleen al de kosten van een eigen kantoor zijn lager dan die van het twee keer per maand huren van een evenementenlocatie. Maar we hebben bewust de keuze gemaakt, omdat we geloven in de kracht van samenwerken. Dat klinkt als een contradictie, maar dat is het niet. Wat heb je nodig om als team te werken? Ons antwoord is: contactmomenten van hoge kwaliteit. Met een kantoor waar je elkaar dagelijks ontmoet, is er veel meer gelegenheid voor contacten, maar die zijn in het algemeen van een lage kwaliteit. Denk aan een gesprekje bij de koffieautomaat. Juist omdat wij elkaar niet elke dag tegenkomen, maken we van elk contactmoment een hoge-kwaliteitsmoment.’
Hoe zorgen jullie daarvoor op de dagen waarop geen LCG-meetings zijn?
‘Veel van de manieren waarop wij samenwerken, hebben we geleerd in ons eigen vak, door onze expertise in lean en agile werken. Als consultant bij LCG doorloop je daarom elke dag een routine, waarbij je intensief samenwerkt met een collega. Ook hebben we een vaste moment in de week waarop we gezamenlijk inbellen voor een gesprek. Tijdens zo’n groepsgesprek delen we ook weer onze successen en fouten met elkaar. Ook nemen we met iedereen de peilingen door van onze Medewerkers Promotor Score: iedere medewerker geeft een cijfer aan zijn afgelopen week. Als dat cijfer lager is dan een negen, is dat reden voor een contactmoment met je persoonlijke talentmanager. Elke collega heeft namelijk een andere collega met wie je spart over je persoonlijke ontwikkeling, jouw persoonlijke talentmanager. Dat zijn allemaal contactmomenten van hoge kwaliteit en intensiteit. Maar we hebben ook iets leuks: de mystery phone. Dat is een oude Nokia, waarin alleen telefoonnummers zijn opgeslagen van collega’s – anoniem. Wie die telefoon heeft, belt één van de nummers, en komt in contact met een collega. Zo hebben we ook wel eens een leuk spontaan gesprek. Als dat niet uitkomt? Bij de telefoon krijg je een lijstje met tips om bijvoorbeeld aan het eind van de dag te bellen. Maar je kunt ook de voicemail inspreken. Wij bellen altijd terug.’
Tenslotte: waar ontvangt LCG mensen, bijvoorbeeld klanten en sollicitanten?
‘Klanten ontvangen we niet – die ontvangen ons. Onze klanten vinden het heel prettig dat wij altijd op bezoek komen bij hen. Voor ons is dat inmiddels heel logisch geworden. Het voorkomt bovendien dat we lui worden. En sollicitaties? Daar huren we een locatie voor. Die richten we zo in dat we sollicitanten iets kunnen laten zien van wie wij zijn en hoe wij werken.’
