In Nederland merken we allemaal de gevolgen van de coronacrisis. Zo heeft het ook grote impact op het vergaderlandschap. De crisis zorgt ervoor dat we vergaderen op een nieuwe manier moeten uitvinden. Voor De Ruwenberg Hotel | Meetings | Events, het grootste zakelijk hotel in de regio Den Bosch, was het ook schakelen. Ondanks de coronacrisis vonden zij mogelijkheden om ervoor te zorgen dat vergaderingen tóch kunnen plaatsvinden, eventueel digitaal.
Nieuwe opstellingen vergaderzalen
Bij De Ruwenberg vindt u alles onder één dak: 40 conferentiezalen, 196 hotelkamers, een restaurant, lounges, terrassen en wellness- en sportfaciliteiten. Alles wat u nodig heeft voor één- of meerdaagse meetings, vergaderingen en congressen. Echter gaan vergaderen en ontmoeten momenteel even anders. Op een gepaste afstand en met niet teveel mensen in een ruimte. In alle ruimtes zijn de 1,5 meter afstand richtlijnen van het RIVM geïmplementeerd, waardoor alle zalen een aangepaste capaciteit kennen. Ook zijn er protocollen opgesteld voor de algemene ruimtes, zoals het restaurant, de bar, lounges, sanitaire ruimtes, liften en de sportfaciliteiten, zoals het zwembad, de driving range en tennisbanen.
De maatregelen
Om te zorgen voor een veilige omgeving voor uw vergadering en congressen heeft De Ruwenberg onder andere de volgende maatregelen genomen:
- Er is een aparte in- en uitgang bij het kasteel en deze worden bij aankomst en vertrek duidelijk aangegeven.
- Gasten van De Ruwenberg dienen zich via een QR-code te registreren.
- Er zijn desinfectiepunten geplaatst bij de receptie, de vergaderzalen, de koffielounges, het restaurant, de hotelfaciliteiten en het sanitair.
- De vergaderzalen en meetingrooms worden goed geventileerd. Verse lucht, verwarmd of gekoeld, komt direct van buiten en wordt per zaal apart afgevoerd. Er vindt geen recirculatie van lucht plaats!
- Indien nodig dragen onze medewerkers beschermingsmiddelen.
- In De Ruwenberg app kunt u vragen stellen tijdens uw congres. Zo garandeert De Ruwenberg een goede service en worden loopbewegingen beperkt. U ontvangt voor aanvang van uw congres een persoonlijke inlogcode.
- Houd rechts aan in de gangen. De Ruwenberg heeft zeer brede gangen, er is altijd voldoende ruimte voor 1,5 meter afstand.
- Besmettingsgevoelige plaatsen worden elk uur gedesinfecteerd.
Zo biedt De Ruwenberg onder de huidige omstandigheden voldoende ruimte voor uw congres en deelnemers.
De begane grond is volledig ingericht als congrescentrum. Een groot Atrium verbindt het kasteel met het achtergelegen grote en moderne conferentiecentrum met vier vleugels. Het is mogelijk om deze vleugels exclusief te gebruiken. Een vleugel telt 66 hotelkamers, 3 plenaire en 6 break-out zalen met een eigen lounge en terras.
Buiten meetings
Onder de huidige omstandigheden is het fijn om de buitenlucht in te gaan. De Ruwenberg is gelegen op een 14ha landgoed aan de rivier de Dommel. Het mooie omliggende groen nodigt uit om naar buiten te stappen. Denk bijvoorbeeld aan een buiten meeting, een koffiebreak met weids uitzicht, of om al wandelend een one-on-one coaching gesprek te voeren. Naast serieuze gesprekken is het in de tuinen van het landgoed ook mogelijk teambuildingsactiviteiten te organiseren, zoals schapen drijven, dronevliegen of boogschieten. U kunt hier zelfs in een bootje stappen en naar het nabijgelegen Kasteel Maurick of de Bossche binnenstad varen.
Hybride events
Wilt u een webinar of online event organiseren voor een grote groep deelnemers? Zijn er vergaderdeelnemers die liever niet fysiek aanwezig zijn? Of wilt u internationale boardmeetings organiseren? De Ruwenberg heeft speciaal voor hybride events verschillende vergaderzalen ingericht met de benodigde techniek. In een beveiligde omgeving kan uw webinar/event/congres/meeting worden uitgezonden naar een door u geselecteerde doelgroep. Uw uitzending is dan rechtstreeks te volgen via het internet. De Ruwenberg is gespecialiseerd in de organisatie van hybride events, live streaming en videoconference.
