Weerstand tegen hybride werken? Zo maak je deze werkwijze leuk

Helemaal niet hybride

Sinds de coronacrisis willen veel organisaties overstappen naar hybride werken. Toch blijkt dat in de praktijk nog best lastig. Lisanne Beijk, General Manager van The Cue, zijn er nog veel bedrijven waar medewerkers vijf dagen per week naar kantoor gaan.

Tegelijkertijd zijn er ook organisaties waar mensen vijf dagen per week thuis zitten. ‘Veel organisaties werken dus nog helemaal niet hybride’, stelt ze.

Wat is écht hybride werken?

Zelfs wanneer bedrijven denken hybride werken te hebben doorgevoerd, is dat niet altijd zo. Volgens Mike Bakker, Creative Director bij The Cue, is er pas sprake van hybride werken wanneer een deel van de medewerkers fysiek bij elkaar is, en een deel op verschillende plekken buiten het kantoor werkt.

‘Dat geldt dus ook voor vergaderingen, dan zitten een aantal collega’s in dezelfde ruimte en belt de rest op afstand in’, vertelt hij. ‘En dan gaat hybride werken om meer dan alleen vergaderingen: ook asynchroon samenwerken en elkaar de ruimte geven. Dan ga je ècht hybride werken.’

Deze nieuwe manier van werken is voor de meeste organisaties een flinke omschakeling, daarom is hybride werken nu nog niet voor iedereen leuk. ‘Bij veel bedrijven moeten teams deze nieuwe manier van samenwerken vormgeven. Vroeger hadden ze een vaste structuur, ze zaten elke dag van 9 tot half 6 op kantoor. Dat dit wegvalt, vinden veel mensen ingewikkeld’, stelt Bakker.

Live contact is belangrijk

Om hybride werken effectief te maken, is het volgens Beijk belangrijk dat je heel goed weet wat je als organisatie en binnen je teams wilt bereiken. Om hier werk van te maken, heb je teambinding nodig. ‘Hiervoor moet je elkaar zien en af en toe samen iets leuks doen’, vertelt ze.

Dat hoeft niet altijd een informele activiteit te zijn. ‘Soms zijn live meetings ook gewoon leuker door de ruimte die je hebt om vooraf of naderhand met elkaar een gesprek te voeren. Dat helpt om elkaar beter te leren kennen.’

De behoeftes van je team

Dat betekent niet dat elke vergadering ook echt live hoeft te zijn. ‘Je wilt dat ieder team in de organisatie bedenkt welke verdeling bij hen past’, stelt Beijk. Sommige medewerkers wonen alleen, en hebben tijdens het werk graag mensen om zich heen voor de interactie.

Anderen hebben bijvoorbeeld kinderen en willen daarom minder vaak naar kantoor. ‘Hoe vaak moet je jouw teamgenoten zien voor verbinding? Dat hangt af van de behoeftes van je teams en mensen.’

Het allerbelangrijkste is dat de vorm van hybride werken aansluit op de visie van het bedrijf. Wat voor bedrijf wil je zijn: zijn flexibiliteit en vrijheid belangrijk? Wat voor interactie wil je tussen collega’s faciliteren? Antwoorden op zulke vragen zijn leidend voor de manier waarop teams samenwerken.

Van controle naar keuzevrijheid

‘Al die ingrediënten maken een formule die het leuk maakt voor iedere medewerker’, legt Beijk uit. Zo kan het bijvoorbeeld slim zijn om elkaar elke maandag live te zien, en medewerkers de rest van de week zelf te laten bepalen wanneer ze naar kantoor komen.

Deze manier om de werkweek in te richten is het tegenovergestelde van wat bij veel bedrijven gebeurt. Daar bepaalt het management vaak wat er gebeurt. ‘Policies waarbij medewerkers een aantal dagen verplicht naar kantoor moeten komen, zijn ingegeven uit angst bij het management’, vertelt Bakker.

‘Ze schieten in een reflex omdat ze bang zijn dat de productiviteit, kwaliteit van het contact en de creativiteit van ideeën dalen. Zelfs toonaangevende bedrijven maken deze fout.’

Bakker geeft aan dat het belangrijk is om mensen de keuze te geven waar ze willen werken. Het is namelijk niet zo dat thuiswerken of op kantoor werken per definitie beter is. ‘Uit onderzoek door MIT blijkt dat je inderdaad het creatiefst bent als je fysiek brainstormt, maar het is niet altijd efficiënt als je medewerkers lang moeten reizen voor een vergadering. Ook kun je hybride of online beter filteren en bepalen welke ideeën het meest haalbaar zijn.’

Probeer activity-based work

Een goede manier om hybride werken leuk te maken, is door activity-based work in te voeren. Bij deze manier van werken bepaalt de aard van de werkzaamheden waar en wanneer je ze uitvoert. Dat kan per dag verschillen, medewerkers voeren namelijk niet de hele werkweek dezelfde taken uit.

Bij het bepalen van de werkplek zijn werknemers in de lead, zij weten immers het beste wat ze nodig hebben. ‘Daar worden medewerkers blij en productief van’, stelt Bakker. ‘Het is wel een echte vaardigheid, het is dus belangrijk om te investeren in het aanleren van deze manier van werken. Dat werkt beter dan vaste werkplekken te verplichten.’

Ook de tijd waarop mensen het prettigst werken verschilt per persoon. ‘Ik ben zelf een echte ochtendwerker’, vertelt Bakker. ‘Als ik tussen 5.00 en 11.00 kan werken, ben ik een stuk blijer.’ Of dit daadwerkelijk mogelijk is, hangt uiteraard af van het team en de exacte werkzaamheden.

Volgens Bakker is het goed om deze afstemming volledig aan de medewerkers zelf te laten, zonder tussenkomst van management. ‘Het is daarin net als een vakantieplanning. Misschien gaat het eerst wat rommelen, maar daarna verdiept het je relatie.’

Werkplezier faciliteren

Uiteraard wil dit niet zeggen dat je als manager geen rol hebt in het zorgen voor een prettige hybride manier van werken. Volgens Bakker en Beijk is het aan jou om de cultuurverandering aan te voeren dat het oké is om thuis te werken, buiten de standaard kantoortijden.

Je wilt tenslotte liever dat je medewerkers tussen vergaderingen door een rondje gaan hardlopen, in plaats van dat ze de hele tijd op hun telefoon kijken omdat ze zich schuldig voelen als ze tussendoor hun werkplek verlaten. ‘Geef medewerkers daarom een compliment als ze vertellen dat ze hebben hardgelopen. Of geef het goede voorbeeld, en ga zelf ook naar buiten. Practice what you preach’, stelt Bakker.

Aan de slag met gamification

Als je het hybride werken nog toegankelijker en leuker wilt maken, kun je inzetten op gamification. Hierbij implementeer je op laagdrempelige en leuke manier hybride werken in je organisatie.

Beijk: ‘In de game krijgen medewerkers bijvoorbeeld de opdracht om in teams een keer uitgebreid te lunchen, of te gaan hardlopen. Ook zijn er challenges waarbij teams werkafspraken moeten maken over wanneer ze thuiswerken en wanneer op kantoor.’ Zo krijgen medewerkers de kans om te experimenteren en gaan ze direct aan de slag met verbeteringen.

Met het behalen van deze challenges zijn badges te verdienen, en kunnen teams en individuen de strijd aangaan met andere afdelingen. Ook kun je leren van de oplossingen van anderen. ‘Als finance de dag begint met een check-in met katten of wasberen, is dat voor andere teams wellicht ook leuke inspiratie.’

Wil je weten hoe je blijvend de productiviteit verhoogt? The Cue deelt haar relevante kennis in de whitepaper over productiviteit die je hier kunt lezen.