Een enorme bouwopgave aan de ene kant. Wantrouwen, claims en vertragingen aan de andere kant. Dat is waar spelers in het bouw- en infradomein nu mee moeten dealen. Peter Staats noemt het de grote paradox van deze tijd. Hij is zelfstandig adviseur en MfN-registermediator op het gebied van contractering en samenwerking in de bouw- en infra. Volgens hem zit het probleem vaak in de traditionele contractvormen. Daarbij probeert een opdrachtgever vooraf zoveel mogelijk eisen en risico’s vast te leggen in uitgebreide aanbestedingsdocumenten. Vervolgens moet een aannemer op basis daarvan een prijs afgeven.
Petra Heemskerk is aanbestedingsrechtsexpert bij internationaal advocatenkantoor CMS. Deze reflex om alles vooraf dicht te regelen heeft volgens haar veel te maken met kostenbeheersing. ‘Opdrachtgevers proberen risico’s zo veel mogelijk bij de markt neer te leggen, in de hoop dat aan het einde van de aanbesteding een aanneemsom op tafel ligt die binnen het beschikbare budget past.’
Onverwachte omstandigheden
Dat systeem werkt volgens Peter Staats nog prima bij kleine en overzichtelijke projecten. ‘Als je een trottoir opnieuw moet bestraten, kun je dat prima vooraf dichtregelen’, zegt hij. Heel anders is dat wanneer het project echt complex wordt, met verschillende belanghebbenden en allerlei omgevingsfactoren. ‘Dan doen we nog te vaak alsof we alles vooraf kunnen voorspellen en vastleggen. Maar de werkelijkheid is daar simpelweg te ingewikkeld voor geworden. Als gevolg hiervan ontstaan er onderweg regelmatig conflicten over planning, het afdekken van risico’s en meerwerk’, zegt Staats. Petra Heemskerk ziet in de praktijk dat de prijs die bij aanbesteding wordt geboden zelden het uiteindelijke bedrag is. ‘Tijdens de uitvoering doen zich vrijwel altijd onverwachte omstandigheden voor. Dat leidt tot discussies over meerwerk en uiteindelijk tot hogere kosten dan vooraf gedacht.’
Samengevat: de traditionele manier van aanbesteden sluit steeds minder goed aan op de complexiteit van moderne projecten.
Kleine details, grote impact
Volgens Staats wordt met name de impact van de omgeving vaak onderschat. Niet het technische ontwerp, maar de factoren daaromheen bepalen in hoge mate de kosten en risico’s. Als voorbeeld noemt hij een dijkversterkingsproject bij Zwolle, met op die dijk een provinciale weg. Het afsluiten van rijstroken tijdens de spits? Dat bleek in een aantal situaties simpelweg geen optie. Werkzaamheden mochten daar dus alleen op de uren daaromheen plaatsvinden. ‘Zoiets heeft enorme gevolgen voor je planning en productiviteit’, aldus Staats. ‘Bovendien bleek dat ook de bovenkant van de dijk moest worden verbreed, om veilig te kunnen werken.’
Break out-sessie Samenwerken en verduurzamen
Dit soort complicaties zijn in de verkenningsfase vaak moeilijk volledig in kaart te brengen. Het laat volgens hem zien dat kleine details soms enorme impact hebben op het project en de kosten. ‘Neem bijvoorbeeld de egel, die is in Nederland beschermd. Als er een egel in een grasveld blijkt te zitten, dan mag je daar niet werken. Dit kan zomaar een jaar vertraging betekenen.’ Juist omdat in deze vroege fase nog veel onzekerheden bestaan, is het volgens Petra Heemskerk in feite ondoenlijk om in concurrentie een vaste prijs uit te vragen. ‘Je vraagt de markt om te bieden op iets wat nog niet volledig is uitgewerkt. Dat leidt onvermijdelijk tot aannames en – in sommige gevallen – strategisch gedrag bij inschrijvingen.’
Eerst samen onderzoeken
En het is om precies om redenen als deze waarom het 2-fasencontract terrein wint. De gedachte achter deze contractvorm is simpel: niet alles vooraf dichttimmeren, maar eerst samen onderzoeken wat nodig is om een project goed uitvoerbaar te maken. Volgens Heemskerk zit daar ook precies de kracht vanuit juridisch perspectief. ‘In de eerste fase werk je samen het project uit, maak je keuzes op basis van kennis en breng je risico’s veel beter in kaart. Dat voorkomt dat partijen moeten gokken in de aanbestedingsfase.’ In fase één werken opdrachtgever en opdrachtnemer samen aan het ontwerp, de risicoanalyse, vergunningen en de uitvoeringsstrategie. Pas als daar voldoende duidelijkheid over bestaat, volgt de uitvoering van het project, fase 2 dus. ‘Uiteindelijk leidt dat tot een realistischere prijs en vaak ook de laagst mogelijke kosten voor het project als geheel’, aldus Heemskerk.
Het belangrijkste verschil is dat partijen niet langer informatie over de schutting gooien, vindt Peter Staats. ‘Je gaat samen aan tafel zitten, kijkt wat je onderweg tegenkomt en bepaalt vervolgens hoe je dit slim oplost.’ Volgens hem levert dat een veel realistischere planning op. ‘De mensen die het werk uiteindelijk moeten uitvoeren, praten vanaf het begin al mee. Daardoor kun je sneller slimme én goedkope oplossingen bedenken.’
Bewoners meenemen
Maar leidt deze manier van projectmanagement niet tot meer overleg en langere voorbereidingstijden? En dus ook hogere kosten? Nee, zegt Staats onomwonden. Er gebeurt in de praktijk volgens hem juist het tegenovergestelde. ‘Bij complexe projecten zijn fouten tijdens de uitvoering vaak extreem duur’, zegt hij. ‘Dan is het veel slimmer om vooraf tijd te investeren in een goede voorbereiding.’ Hij stelt dat projecten met een 2-fasenaanpak dan ook beter beheersbaar zijn en soepeler verlopen. Ook ontstaan er minder klachten vanuit de omgeving.
Als voorbeeld noemt hij een dijkversterkingsproject waar hij bij betrokken was. ‘Dat werk liep dwars door de stad, toch bleven grote klachten uit. Dat kwam doordat we veel eerder met bewoners in gesprek gingen. Niet een maand voordat de schop de grond in ging, maar jaren ervoor al.’ Volgens hem verandert daardoor de hele dynamiek. ‘Als je alleen komt vertellen dat iemands tuin open moet en een boom verdwijnt, krijg je weerstand. Maar als je samen kijkt wat belangrijk is voor bewoners, ontstaan er andere oplossingen.’
Geen soft model
Soms bestaat het beeld dat 2-fasencontracten vooral draaien om ‘gezellig samenwerken’. Maar dat betitelt hij als onzin. De contracten zijn volgens hem vaak juist strenger en duidelijker. En omdat aannemers vanaf het begin betrokken zijn bij ontwerp en voorbereiding, krijgen ze meer verantwoordelijkheid. Transparantie is daarbij essentieel.
Bij projecten van het waterschap werkte Staats met een onafhankelijke kostentafel waarin opdrachtgever en opdrachtnemer volledig inzicht hadden in de prijsopbouw. ‘Dat vraagt vertrouwen. Verder moet je heel duidelijke afspraken maken over besluitvorming, verantwoordelijkheden en prijsvorming. Juist die combinatie van samenwerking én heldere governance maakt het model zo sterk.’ Juridisch hoeft het model volgens Petra Heemskerk helemaal niet ingewikkeld te zijn. ‘De vuistregels zijn simpel: maak het contract kort, houd het begrijpelijk en zorg dat het eerlijk is. En denk goed na over welke spelregels een bepaald gedrag uitlokken. Je wilt voorkomen dat partijen opportunistisch inschrijven omdat de prikkels verkeerd staan.’
De leefomgeving
Een bijkomend voordeel van 2-fasencontracten is dat ze ruimte creëren voor innovatie. Doordat partijen minder bezig zijn met juridische discussies, ontstaat er meer aandacht voor slimme oplossingen. Juist voor de energietransitie kan deze aanpak volgens Staats veel verschil maken. Projecten rond warmtenetten, netverzwaring, waterstof en duurzame infrastructuur zijn vaak erg technisch van aard en raken direct de leefomgeving. ‘Door al in een vroeg stadium samen te werken, kunnen vergunningstrajecten, omgevingsrisico’s en uitvoeringsproblemen sneller worden opgelost. Dat voorkomt vertragingen en maakt het mogelijk om verduurzamingsprojecten sneller en efficiënter van de grond te krijgen.’
Voor zowel opdrachtgevers als marktpartijen geldt daarbij dat een goede contractstructuur het verschil kan maken tussen samenwerking en conflict. Petra Heemskerk wijst erop dat juist bij dit soort projecten de juridische inrichting vaak onderschat wordt. ‘Terwijl het uiteindelijk bepalend is voor de mate waarin partijen elkaar weten te vinden gedurende het project.’
Dit artikel wordt u aangeboden door
CMS
CMS.law helpt cliënten zich voor te bereiden op de wereld van morgen met juridisch advies dat is gebaseerd op kennis...
Meer info
