Arjan Broere is Master Trainer bij meereffect, de officiële Getting Things Done Partner van de David Allen Company voor België, Nederland en Luxemburg. Naast training en coaching schrijft hij boeken over gestructureerd werken en lifehacking. Volgens hem zijn netwerkorganisaties gebaat bij de methode Getting Things Done, omdat de traditionele hiërarchische structuur ver te zoeken is in dat soort bedrijven. ‘Met Getting Things Done kun je eenvoudig structuur aanbrengen waardoor de effectiviteit en productiviteit van teams stijgt.’
Hoe implementeer je deze methode in een netwerkorganisatie?
‘Ik zie dat er bedrijven zijn die deze werkwijze verplicht stellen bij indiensttreding. Een training Getting Things Done kan worden opgenomen in het onboarding-traject, waarna afspraken met de nieuwe medewerker worden vastgelegd. Hoewel ik verplicht een groot woord vind, de meeste mensen blijken behoefte te hebben aan een gestructureerde manier van werken. Dwang werkt bovendien meestal averechts. Ik zie dat bedrijven vooral met verleiding werken; ze laten hun werknemers slimme voordeeltjes van deze methode inzien.’
Hoe borg je de methode in de organisatie?
‘Alles valt of staat met de ervaring, en dat men ziet dat het loont. Die roes van een lege inbox aan het einde van de dag, een overzichtelijke lijst met taken, een succesvol afgerond project; probeer dat gevoel vast te leggen en je weet waarom je het doet. Als dat lukt, wordt het een gewoonte. Ik denk dat het ook heel belangrijk is dat het management werknemers faciliteert om het wekelijks onderhoud van de methode te doen. Dat wekelijks onderhoud van je mailbox en takenlijsten is een vluchtheuvel in de week. Als daar de klad in komt, blijf je vervolgens achter de feiten aanlopen en wordt het moeilijk het werken volgens de methode te adopteren.’
Is er een verschil tussen het gebruik van Getting Things Done in een traditionele organisatie en in een netwerkorganisatie?
‘Ik heb het idee dat netwerkorganisaties van nature meer stilstaan bij hoe zaken geregeld worden. Er worden vaak projecten uitgevoerd met teams op afstand, waardoor nagedacht moet worden over hoe er gecommuniceerd wordt, waar taken worden gedeeld en waar bestanden worden opgeslagen. Voor de 5 stappen van de methode maakt dat niet uit, maar het bewustzijn om zaken gestructureerd te regelen is groter dan bij klassieke negen-tot-vijf bedrijven.’
Wat zijn de voordelen van Getting Things Done voor een netwerkbedrijf?
‘Juist doordat er niet in klassieke patronen van team-emails en vergaderingen worden gewerkt, wordt er veel meer nagedacht over wat er bereikt moet worden, wat een project behelst en wat de gewenste uitkomsten moeten zijn. Daarbij past dat ook nagedacht wordt over hoe en waar acties worden georganiseerd. Je kunt niet altijd eenvoudig even bij een collega binnenlopen. Er is meer structuur nodig, omdat een netwerkorganisatie anders in elkaar zit dan een traditioneel bedrijf. Getting Things Done kan die structuur bieden waardoor de effectiviteit en productiviteit van een team stijgen. Bovendien zorgt de methode voor een duurzame inzetbaarheid van je personeel.’
Wat zijn de valkuilen bij het implementeren van deze methode?
‘Soms zie ik managers die de methode zo intens omarmen en er fanatiek mee aan de slag gaan, dat ze er een soort absolute leer van maken. Tot op het kleinste detailniveau wordt er voorgeschreven welke tools moeten worden gebruikt en hoe een werknemer moet werken. Dan loop je het risico dat je het plat slaat. Door het schetsen van kaders, maar vervolgens medewerkers vrij te laten binnen die kaders, wordt de methode sneller omarmd in de rest van het bedrijf.’
Toch is er altijd iemand die het niets vindt en er niet in mee wil. Hoe ga je daarmee om?
‘Het is heel belangrijk om te kijken wat je wilt oplossen met de implementatie van de methode. Waar wil je werknemers bij helpen? Verdrinken ze in hun mail? Zijn ze het overzicht op hun werk kwijt? Delegeren ze taken, maar weten ze niet waar het blijft? In samenwerkingen ben je afhankelijk van een ander en dat kan soms problemen opleveren. Door uit te zoeken waar de aversie van iemand vandaan komt, en wat diegene graag wil oplossen, kun je de praktische voordelen van de methode laten zien. Mijn ervaring is dat zodra mensen ermee in aanraking komen, ze er stukje bij beetje voor open gaan staan.’
Is het nuttig om je als bedrijf te laten certificeren op het gebied van Getting Things Done?
‘Ik vind dat verstandig. Enerzijds helpt de methode werknemers beschermen die soms buikpijn krijgen van hun werk. Anderzijds kunnen mensen zoveel meer doen door dingen praktisch te regelen. Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar je wordt creatiever door georganiseerd te zijn. Voor netwerkorganisaties moet deze methode het nieuwe normaal worden. Pas als je al je zaken op orde hebt, heb je ’s avonds ook echt vrij en kun je vrijdagmiddag écht van je weekend gaan genieten.’
