‘Niet vergeten die klant te bellen. Dat mailtje moet nog worden verstuurd. Ik zou nog naar dat rapport kijken.’ Hoe vaak denken we wel niet aan de dingen die we niet mogen vergeten, maar toch vergeten, stelt Marleen Kwast, senior trainer bij opleider Meereffect. ‘Het alleen maar denken aan dingen die je moet doen of onthouden kost capaciteit in je brein. Met de Getting Things Done-methode van managementgoeroe David Allen zorg je dat je een waterdicht systeem hebt buiten je eigen brein. Dat voorkomt heel veel ad hoc gestress en brandjes blussen.’
Het systeem van Getting Things Done bestaat uit 5 stappen:
- Verzamel Als je ergens aan denkt, schrijf het dan direct op. Zo kun je alles dat in je hoofd omgaat verzamelen. Ook andere mensen verzamelen dingen voor je, denk maar aan de mailtjes die je inbox binnenstromen. Op het moment dat deze dingen op papier of in een app staan, kun je ze niet zo eenvoudig meer vergeten en kan je brein het loslaten.
- Beslis Over alles dat je verzamelt neem je een besluit. Je bekijkt welke actie erin zit en of die actie voor jou of juist voor een ander is.
- Organiseer Vervolgens zet je deze acties op een van je lijstjes. Uiteindelijk zijn er volgens de GTD-methode zeven mogelijke lijsten die je gebruikt, waarvan er drie voor zaken zijn waar jij zelf geen actie voor hoeft te ondernemen. Op jouw lijst met acties, die we officieel ‘eerstvolgende actielijst’ noemen, groepeer je acties vervolgens bijvoorbeeld naar omgeving, zoals thuis of kantoor. Na deze drie stappen heb je controle. Over alles dat je bezighoudt heb je een besluit genomen en het op de juiste plek gezet.
- Reflecteer Daarmee wordt bedoeld dat je het totaalplaatje bekijkt en overzicht hebt op wat er speelt en wat er te doen is. Zo weet je of je nog ruimte hebt voor een extra klus of project of dat je te veel op je bord hebt. Op het moment dat je het totaaloverzicht hebt, kun je de juiste keuzes maken.
- Doe Als je vervolgens gaat kiezen wat je gaat doen, kies dan iets wat je kúnt doen, bijvoorbeeld met je locatie in het achterhoofd. Het heeft namelijk weinig zin om op een thuiswerkdag een taak te kiezen waarvoor je op kantoor moet zijn. Die taak kan nog zo belangrijk zijn, maar je bent nu thuis.
Het is niet eenvoudig om een nieuwe manier van werken aan te leren. De ene persoon zal de GTD-methode sneller en vollediger onder de knie krijgen dan een ander. Toch kun je volgens Kwast met enkele handvatten uit de methodiek al verschil maken. Een aantal tips die relatief eenvoudig door te voeren zijn:
-
De ‘wachten op’-lijst
Maak een lijst waarop je alle zaken en mensen zet waarop je nog aan het wachten bent. Op deze manier kun je de voortgang in de gaten houden, zodat je je eigen deadlines niet in gevaar brengt.
-
De ‘bespreekpunten’-lijst
Datzelfde geldt voor zaken die je met anderen wilt bespreken. Helemaal in een organisatie waar veel wordt samengewerkt, is het handig om de dingen die niet a la minute besproken hoeven worden, op een aparte plek te zetten. Zo voorkom je storende ad hoc interrupties van het werk, maar onthoud je wel de dingen die je nog wilt afstemmen.
-
Zorg voor concrete acties
Kwast: ‘Ik zie regelmatig dat mensen het project als actie op een lijst zetten. Een bepaald rapport bijvoorbeeld. Maar dat is geen concrete actie. Bedenk je, als je een rapport moet opleveren, welke concrete acties en taken je moet doen voordat je het gewenste eindresultaat bereikt. Natuurlijk hoef je niet alle acties vooraf al te definiëren, want soms weet je niet wat er gaat volgen. De actielijst bevat de taken die je daadwerkelijk kunt en moet uitvoeren.’
Deze manier van werken kan organisaties veel opleveren. Iedereen komt tijd tekort, maar feitelijk hebben we vaak meer aan creativiteit, ruimte en aandacht. Door de methode Getting Things Done te volgen, krijg je die ruimte en aandacht voor je werk. Bovendien levert het je betrouwbaarheid op, er zijn geen zaken meer die tussen wal en schip vallen. ‘Ik hoor wel eens iemand zeggen dat ze iets gaan doen, maar zie ze dan niets opschrijven. Dan denk ik al gauw, ik hoop maar dat je er op het juiste moment nog een keer aan denkt.’ Aldus Kwast. Zeker in samenwerkende organisaties is het belangrijk dat iedereen erop kan vertrouwen dat mensen hun zaken op orde hebben. Bovendien komt het de kwaliteit van het geleverde werk ten goede, omdat je precies weet wat je moet doen en welke keuzes je maakt.
