Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Zeven tips om ongewenst gedrag te voorkomen

Wil je ongewenst gedrag binnen je bedrijf voorkomen? Focus dan niet op de grote incidenten, maar op sociale veiligheid op de werkvloer. Zeven grote en kleine tips.

sociale veiligheid binnen je organisatie
Getty Images
Je leest nu: Zeven tips om ongewenst gedrag te voorkomen

Grensoverschrijdend gedrag is hot vandaag. In negatieve zin wel te verstaan. De afgelopen maanden zijn verschillende voorbeelden in het nieuws geweest. Heel wat bedrijven hebben daarom al statements afgegeven dat ze aan ‘zero tolerance’ doen, zowel naar de buitenwereld als naar de eigen medewerkers.

Een prima signaal, vindt professor Sandra Groeneveld, hoogleraar Public Management aan Universiteit Leiden. Maar daarmee ben je er nog niet, vertelt  ze in een webinar voor alumni. ‘Wat we nu veel zien gebeuren, is dat vooral het gedrag dat over grenzen gaat wordt afgestraft. De kunst is echter om te erkennen wat er is gebeurd, om er vervolgens met elkaar aan te werken. Zodat het niet weer zal gebeuren.’

Verschuif de aandacht naar sociale veiligheid

‘Om ongewenst gedrag te voorkomen is het dus beter om de aandacht te verschuiven naar sociale veiligheid op de werkvloer’, zegt Groeneveld. ‘Richt je daarbij op kleinere problemen: dit zijn belangrijke signalen voor grotere moeilijkheden in de toekomst. Inzetten op sociale veiligheid wel veel lastiger want dat vraagt om ontwikkeling van je leiderschap én je organisatie.’

In een sociaal veilige omgeving zijn mensen eerder bereid een risico te nemen

Groeneveld spreekt bewust over sociale veiligheid, niet over psychologische veiligheid. Het gaat immers over je veilig voelen in de omgang met anderen. ‘Het gaat om het vertrouwen dat je niet wordt afgewezen en niet voor gek wordt gezet of op een andere manier gestraft wordt voor het geven van je mening. Over wederzijds respect dus. Je kan naar voren brengen wat je wilt en je kan jezelf zijn zonder repercussies.’

Lees ook: Zo pak je ongewenst gedrag op de werkvloer aan

Sociale veiligheid biedt veel voordelen, zo blijkt uit diverse onderzoeken. Het heeft niet alleen een positief effect op de betrokkenheid, tevredenheid, prestaties en het leervermogen van medewerkers, maar ook op hun fysieke en mentale gezondheid.

‘Je kan je voorstellen dat in een sociaal veilige omgeving mensen eerder bereid zijn om een risico te nemen, te experimenteren en nieuwe dingen uit te proberen’, aldus de prof. ‘Wanneer het fout loopt zijn ze minder bang voor gezichtsverlies of op hun kop te krijgen. Dit leidt er ook toe dat je opener bent in het bespreken van fouten, zodat niet alleen jij maar ook anderen daarvan kunnen leren.’

Wat zijn de risicofactoren voor sociale veiligheid?

Groeneveld geeft vier risicofactoren voor sociale veiligheid op de werkvloer.

  1. Machtsongelijkheid

‘Machtsongelijkheid heeft een negatieve invloed op de veiligheid van de werkvloer. Al is dat nu eenmaal niet te vermijden in organisaties. Maar als leidinggevende moet je je wel bewust zijn van die afhankelijkheidsrelaties’, zegt Groeneveld.

‘Bovendien moet je als organisatie ook de nodige checks & balances inbouwen, zodat afhankelijkheidsrelaties nooit geïsoleerd en onzichtbaar zijn voor anderen.’

  1. Werkdruk en competitie

Bij een hoge werkdruk is er vaak weinig tijd om te investeren in relaties met de collega’s. ‘Naarmate de competitie sterker wordt, wordt de drang om het beste van jezelf te laten zien steeds groter. Mensen worden terughoudend om fouten toe te geven of anderen aan te spreken op gedrag, omdat ze gericht zijn op kampioen worden, de beste te worden.’

‘Machtsongelijkheid en competitie vergroten het risico op sociale onveiligheid, vooral als we dit zien samenkomen. Het is dus niet verwonderlijk dat je zo sectoren kan aanwijzen waar dit risico het grootste is. Mijn eigen sector is daar helaas een voorbeeld van, ook in de wetenschap zijn verschillende incidenten geweest die het nieuws hebben gehaald. Andere voorbeelden zijn de gezondheidszorg en de advocatuur.’

  1. Diversiteit

‘Uit onderzoek blijkt dat diversiteit kan leiden tot onzekerheid over normen, dus over wat wel en niet goed is. Hoe je je wel of niet hoort te gedragen en wat wel en niet goed presteren is. Die onzekerheid kan ertoe leiden dat mensen terughoudend worden in het naar voren brengen van hun eigen standpunt’, legt de professor uit.

‘Wanneer je wil dat diversiteit en talent tot hun recht komen, dan is het van belang dat ook minderheidsgroepen zich veilig genoeg voelen om ook hun perspectief naar voren te brengen. Diversiteit is een hele belangrijke factor in sociale veiligheid, maar ook een hele complexe.’

  1. Online werken

‘Online werken heeft een hele nieuwe dimensie gegeven aan het denken over sociale veiligheid’, aldus Groeneveld. ‘Ga maar na, iedereen zit alleen thuis, er is wel interactie, maar je ziet het niet meer van elkaar. Dat betekent dat pestgedrag van leidinggevenden en andere collega’s zich gemakkelijker aan het zicht kan onttrekken.’

Vaak wordt geprobeerd het incident klein te houden uit zorgen om de reputatie

Bovendien is er gewoon minder zicht op hoe iemand echt in zijn of haar vel zit. ‘Weten hoe het met iemand gaat, kunnen aangeven hoe je je voelt is heel erg belangrijk voor sociale veiligheid. Met online werken is dat ingewikkelder geworden. Al is het maar omdat we nog allerlei manieren moeten bedenken hoe we dat op een laagdrempelige manier te doen.’

‘Veel interactie bij thuiswerken is meestal gepland en heel expliciet. Dat maakt het lastiger om in alle intimiteit gesprekken te voeren over hoe we met elkaar omgaan en waar mensen zich goed bij voelen.’

Wat doe je beter niet?

Vaak gaan organisaties pas met sociale veiligheid aan de slag als zich een groot incident heeft voorgedaan en een klacht is ingediend. Zo wordt niet alleen te laat ingegrepen, maar het probleem wordt ook snel een juridische kwestie. ‘Dat leidt dan weer tot onnodige escalatie.’

Tegelijkertijd wordt geprobeerd om het incident klein te houden uit zorgen om de reputatie. ‘De reacties van organisaties zijn vaak het probleem zoveel mogelijk te smoren en het oplossen door het te verwijderen en onzichtbaar te maken. Maar dat is geheimhouden in plaats van leren.’

Lees ook: Met deze methode voer je als leider betere gesprekken

Bovendien verdwijnt met zo’n doofpot-aanpak de voedingsbodem van die onveiligheid niet. ‘Sterker nog, mensen kunnen ontmoedigd raken om problemen bespreekbaar te maken. Ze zien het immers alleen maar  escaleren als ze dat proberen.’

Wat kan je wel doen?

Zeven kleine en grote tips om te werken aan meer sociale veiligheid op de werkvloer.

#1 Houd een vinger aan de pols

Het is natuurlijk best ingewikkeld om erachter te komen of er iets aan de hand is in je organisatie. Daarom zouden vragen over sociale veiligheid en inclusie standaard mee moeten worden genomen in onderzoeken naar medewerkerstevredenheid.

‘Mensen zijn vanwege de anonimiteit in deze surveys best nog wel geneigd om hun ervaring naar voren te brengen. Dan heb je in ieder geval een thermometer in de organisatie gestoken en dan heb je ook meteen een aanleiding om de uitslag te gaan bespreken.’

#2 Zorg dat het op papier geregeld is

Het is heel belangrijk om voor sociale onveiligheid een goede meldingsstructuur op orde te hebben, om gedragscodes in de organisatie te ontwikkelen en die kenbaar te maken.

#3 Leer gesprekken voeren

Bij problemen met ongewenst gedrag wordt vaak naar de leidinggevende gekeken om het op te lossen. Hij of zij moet getraind worden om het gesprek goed aan te gaan.

Organisaties waar geen enkel probleem is, zijn verdacht want dat betekent dat iedereen zijn mond houdt

Je moet dat gesprek ook volhouden, daar staat en valt het mee. ‘Als ik in organisaties kom dan hoor ik wel eens: ja, we hebben er al genoeg over gepraat, maar nu wordt het tijd om er iets mee te gaan doen. Maar bij dit onderwerp is het zo dat het gesprek de verandering is. Je moet juist leren om met elkaar dat goede gesprek te voeren.’

Als er veel wordt gesproken of gerapporteerd over onveiligheid is dat ook een goed teken, vindt de prof. ‘Organisaties waar geen enkel probleem is, zijn verdacht want dat betekent dat iedereen zijn mond houdt.’

#4 Geef het goede voorbeeld

Leidinggevenden zijn cruciaal voor het bouwen aan sociale veiligheid. Ze moeten niet alleen zelf het goede voorbeeld geven om een veilige werksfeer te creëren, ze moeten ook anderen empoweren om dat te doen. Zo creëren ze een setting waarin mensen zich uitgenodigd voelen om te participeren en zich open te stellen.

Medewerkers kun je trainen om direct te handelen in een situatie die dreigt te escaleren

‘Als leidinggevende moet je zelf dus ook actief op zoek gaan naar de mening en de ervaring van anderen. Wanneer mensen van zich laten horen, hoe onwelgevallig dat soms ook is, is het zaak om dat gedrag toch te belonen om de cultuur in die richting te ontwikkelen.’

#5 Maak het een KPI

‘Bij de selectie en ontwikkeling, maar ook bij de beoordeling van leidinggevenden zou sociale veiligheid een veel belangrijkere factor moeten zijn dan nu het geval is’, zegt Groeneveld. ‘Neem het mee als performance indicator voor alle leidinggevenden: dat ze erin slagen om een sociaal veilige werkomgeving te creëren voor hun medewerkers.’

#6 Train je medewerkers

Als leider kan je ook een beroep doen op het ‘organisational citizenship’ van medewerkers, zegt de prof. ‘Door hen erop te wijzen dat zij er ook zijn om voor elkaar en voor een goede werksfeer te zorgen. Ook wanneer zich iets onwelgevalligs voordoet is het van belang dat ze er zijn, om erover te spreken of in te grijpen.

Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een training volgen voor ‘active bystanders’. Zo’n training is meer gericht op handelen: direct confronteren, afleiden als het escaleert, het gedrag rapporteren, en het ondersteunen van het slachtoffer.

#7 Stel je kwetsbaar op

‘We moeten echt van papier naar de praktijk van alledag gaan’, vindt Groeneveld. ‘Het gaat om het opzetten van een voortdurend gesprek over wat is onze manier van omgaan met elkaar, wat verwachten we van elkaar?’

Iedereen kan morgen aan een collega vragen hoe het met hem of haar gaat

‘Hoe gaan we ermee om wanneer collega’s zich kwetsbaar opstellen om ervan te leren? Zijn we wel open genoeg om daadwerkelijk een leerhouding aan te nemen in plaats van mensen af te rekenen op hun kwetsbaarheid?’

Je kan zelf de werkvloer al veiliger maken met iets kleins, besluit ze. ‘Iedereen kan morgen aan een collega vragen hoe het met hem of haar gaat of je kan met een collega delen waar je zelf tegenaan loopt. Jezelf kwetsbaar opstellen kan heel erg uitnodigend zijn voor anderen om dat ook te doen. Dat soort kleine stappen kunnen al bijdragen om een cultuur te creëren waarin openheid en veiligheid de norm zijn. Wees open en leer, en laat dat zien.’