In veel organisaties is de ontslagprocedure van een medewerker een wervelwind van project wrap-ups, papierwerk, exit-interviews en afscheidsborrels. Vaak is er weinig tot geen tijd om te zorgen voor een goede overdracht van de in jaren opgedane kennis en ervaring van de getalenteerde vertrekkende collega.
Experts zijn er het over eens dat vooral doorgewinterde collega’s veel kennis en ervaring bezitten die waardevol en feitelijk onvervangbaar zijn. En geen enkele medewerker is natuurlijk te klonen. Wel kan de organisatie die achter wordt gelaten alles in het werk stellen om alle kennis, ervaring, netwerken etc. te ‘kopiëren’, zodat er geen (kennis) lacunes ontstaan of projecten stil komen te liggen.
8 tips voor een goede overdracht van een vertrekkende collega
In dit artikel zetten we de 8 tips van Rebecca Knight uit de Harvard Business Review op een rijtje om de waardevolle kennis van een vertrekkende collega toch te behouden:
#1 Maak een plan voor de overdracht
Maak een plan waarin staat hoe, wanneer en met wie de kennis overdraagt van de vertrekkende collega plaatsvindt. Om als organisatie tijd te winnen voor deze overdracht, zorg je voor een opzegtermijn van minimaal twee maanden. Dat geeft lucht om een externe of een interne kandidaat als vervanger te regelen.
Koop als organisatie zoveel tijd als je kunt en kom er zo snel mogelijk achter wat de omvang van de informatie is die moet worden overgedragen. ‘How much of this [expert’s] knowledge has never been captured or documented?’, vraagt Dorothy Leonard (professor Emerita Harvard Business School).
Rebecca Knight: “This information will help you come up with learning plans for your team and the individual’s successor. Bear in mind that the more unarticulated the knowledge, the more time you’ll need to pass it along.”
#2 Motiveer de vertrekkende collega om de kennis te delen
Moedig de vertrekkende collega om te zorgen voor een goede overdracht van zijn/haar kennis en ervaring. Bij werknemers die uit onvrede vertrekken, is dit misschien wel onmogelijk, maar probeer ook medewerkers die terughoudend en bescheiden reageren te overtuigen van het nut en de noodzaak. Het is aan jou als leidinggevende om de kennisoverdracht vlekkeloos te laten verlopen of om hier iemand anders voor aan te wijzen.
Rebecca Knight: “But if the person who’s leaving is just somewhat reluctant, you need to find out why. It could be that he’s humble or unaware of his expertise. He thinks, ‘That’s just the way I do things.’” Or perhaps he doesn’t know how to teach others what he knows.”
#3 Organiseer stages
Als je de tijd hiervoor hebt, organiseer dan intern een ‘versnelde stage’. Hierbij wordt een vertrekkende (ervaren) medewerker gekoppeld aan een of meer opvolgers, zodat de opvolgers van deze collega kunnen leren. Ze trekken een aantal dagen/weken met elkaar op, doen nieuwe kennis en vaardigheden op en krijgen feedback over hun prestaties. Laat ze bijvoorbeeld bij een conference call of vergadering zitten en geef de opvolgers wat mini-opdrachtjes mee.
Dorothy Leonard: “After a period of shadowing, give successors a series of ‘mini-experiences’ so they can try doing the tasks on their own. We don’t learn deeply by checklists or lectures, we learn by doing.”
#4 Weinig tijd? Organiseer een sessie voor het team
Als er weinig tijd is en je hebt nog geen opvolger, organiseer dan een sessie voor het team waarbij de vertrekkende collega’s zijn ervaringen, verhalen, frustraties etc. in alle openheid kan delen. Zo kom je erachter hoe iemand denkt, handelt, met wie hij praat, wat hij leest, welke websites hij bezoekt etc. En dat versnelt vervolgens het leerproces van de andere teamleden.
Dorothy Leonard: “This ‘exploratory question and answer’ session should be conducted by a ‘skilled facilitator. Questions such as “Who did you consult before you made this decision? And what alternatives did you consider?” should be encouraged. You want to go through these [scenarios] in a structured way and in enough detail so that a pattern emerges.”
#5 Wees selectief met het maken van een overdrachtsdocument
Meestal moet de vertrekkende collega een document schrijven voor de overdracht, maar in de praktijk komt daar weinig tot niets van terecht, zo leert de ervaring. Volgens John Sullivan (professor of management at San Francisco State University) werkt het beter om kennis in een-op-een sessies over te dragen, opvolgers kunnen daarvan een logboekje maken en dit eventueel in een database zetten.
John Sullivan: ” Too often the person doesn’t bother to write it up, and even when he does, no one ever reads it.”
#6 Houd goed contact met de vertrekkende collega
De beste manier om iemands expertise blijvend te gebruiken, is om een goede relatie te onderhouden met een vertrekkende collega. Op deze manier kun je nog een keer bellen, mailen of vragen of de vertrekkende collega nog een klus voor je uit wil voeren. Houd de relatie dus altijd goed tijdens de ontslagprocedure.
Als de deur achter hem of haar is dichtgetrokken, blijft de ex-collega nog steeds als ambassadeur voor je bedrijf richting zijn/haar klanten, sollicitanten etc. Doe als werkgever je best om vertrekkende collega’s – voor zover mogelijk – met een goed gevoel te laten vertrekken.
John Sullivan: “Don’t accuse people of disloyalty for leaving. Let them know you love them and that you want to keep in touch. It’s not an exit, it’s the beginning of the next phase. People who are leaving a company want to feel good about [the place they’re leaving].”
#7 Maak het overdrachtsproces onderdeel van je wervingsproces
Zodra het overdrachtsproces een keer goed is doorlopen, gaat het de volgende keer ook een stuk soepeler. Maak de overdracht dan ook onderdel van het interne promotieproces. Degene die promotie wilt maken of met vervroegd pensioen gaat, zal zijn kennis ook pro-actief en ‘on the job’ moeten overdragen aan zijn collega’s.
Zorg er als organisatie ook voor dat je niet te afhankelijk wordt van de kennis en ervaring van één persoon. Dat maakt je (in de toekomst) te kwetsbaar.
#8 Tenslotte, de do’s and don’ts van een overdracht
Do’s:
- Laat minder ervaren collega’s meelopen met de ervaren collega’s;
- Stimuleer teamleden om een logboek bij te houden van wat ze hebben geleerd. En geef ze ‘on the job’ de kans om nieuwe vaardigheden en gedrag te oefenen;
- Maak training en coaching onderdeel van een promotie- of exitproces. Dit motiveert experts om een mentor te zijn voor mogelijke opvolgers.
Don’ts:
- Raak niet in paniek. Zorg in een vroeg stadium dat je helder krijgt welke tijd er nodig is om een bepaalde hoeveelheid kennis over te dragen. Kom erachter welke strategie het beste werkt;
- In plaats van een uitgebreid overdrachtsdocument is het beter dat de vertrekkende expert zijn verhalen en ervaring deels in één-op-één sessies;
- Zorg voor een goede relatie met de vertrekkende collega. Houd het contact goed, want het kan later nog van pas komen.
Dit is een bewerking van ‘The Right Way to Off-Board a Departing Employee’, geschreven door Rebecca Knight, freelance journalist in Boston en als docent verbonden aan de Wesleyan University. Haar werk is gepubliceerd in The New York Times, USA Today en The Financial Times.
Hoe kun je zorgen voor een goede overdracht wanneer een collega vertrekt? Vragen hierover:
Is het maken van een overdrachtsdocument nuttig?
Hoewel bijna iedereen het doet, werkt het maken van een overdrachtsdocument in de praktijk niet goed. Volgens John Sullivan (professor of management at San Francisco State University) werkt het beter om kennis in een-op-een sessies over te dragen, opvolgers kunnen daarvan een logboekje maken en dit eventueel in een database zetten.
Wat kun je aan overdracht doen als je weinig tijd en/of geen opvolger hebt?
Als er weinig tijd is en je hebt nog geen opvolger, organiseer dan een sessie voor het team waarbij de vertrekkende collega’s zijn ervaringen, verhalen, frustraties etc. in alle openheid kan delen. Zo kom je erachter hoe iemand denkt, handelt, met wie hij praat, wat hij leest, welke websites hij bezoekt etc.
Is de relatie met een vertrekkende collega belangrijk voor een goede overdracht?
Ja. De beste manier om iemands expertise blijvend te gebruiken, is om een goede relatie te onderhouden met een vertrekkende collega. Op deze manier kun je nog een keer bellen, mailen of vragen of de vertrekkende collega nog een klus voor je uit wil voeren. Houd de relatie dus altijd goed tijdens de ontslagprocedure.
