Vergaderen, het is al geen hobby van de meesten van ons. Niet in de minste plaats omdat het zo vreselijk inefficiënt is. Veel vergaderingen starten als volgt: een groep mensen zit in een ruimte te wachten tot de vergadering begint. Een paar mensen gaan onderling wat andere, niet gerelateerde maar wel belangrijke, zaken bespreken.
Anderen blijven nog berichten sturen en mailen tot de vergadering begint terwijl degene die de vergadering bij elkaar heeft geroepen zijn best doet om iedereen bij de les te krijgen. Vergaderingen die slecht beginnen, blijven dat meestal. Dus wat kan je doen om een vergadering zo goed mogelijk te laten starten?
Vergaderingen Oprah Winfrey stijl
Een van de dingen die je kunt doen, is naar Oprah Winfrey luisteren. In zijn boek: High performance habits, how extraordinary people become that way beschrijft Brendon Burchard dat Oprah elke vergadering start met de volgende vraag:
Wat is de bedoeling van deze vergadering, wat is belangrijk en wat doet ertoe?
De reden dat ze vergaderingen op deze manier begint is dat mensen die goed presteren op zoek zijn naar duidelijkheid. Ze zijn constant bezig met het elimineren van afleiding zodat ze zich niet alleen kunnen concentreren, maar ook hun focus kunnen verleggen. Dat is omdat inzicht niet iets is wat je krijgt, maar wat je op moet zoeken. Je krijgt dingen alleen maar helder door er actief naar te zoeken.
Succesvolle mensen veranderen
Dit geldt niet alleen op de werkvloer, maar ook op persoonlijk niveau. Succesvolle mensen wachten niet op een trigger van buiten om dingen te veranderen. Ze wachten niet tot nieuwjaar, volgende week maandag of volgende maand. Ze beslissen wat ze willen veranderen en ze beginnen eraan.
Volgens Burchard is het voor mensen die helderheid willen, belangrijk om zich de volgende vragen te stellen:
- Hoe zou je je ideale zelf beschrijven?
- Welke vaardigheden wil je ontwikkelen en tonen?
- Hoe wil je je sociaal gedragen?
- Welke dienst wil je bieden?
Door deze vragen te stellen en aan de antwoorden acties te verbinden, zorg je ervoor dat je je doelen helder hebt, wat je een voorsprong geeft op anderen, voorspelt Burchard.
Stel tijdens de vergadering de juiste vragen
Hetzelfde geldt voor vergaderingen. Het gaat erom de juiste vragen te stellen. Vermijd daarom woorden in de agenda als ‘discussie’, ‘evaluatie’, ‘informeren’ of ‘beoordelen’. Productieve vergaderingen hebben een omschrijving die in een zin samen te vatten is zoals ‘Bepaal de datum dat het product gelanceerd wordt’ of ‘selecteer ontwerper voor nieuwe huisstijl’.
Informatie dient voor de meeting te worden gedeeld Immers, als ergens een beslissing over genomen moet worden, dan hebben de deelnemers de informatie van tevoren nodig. Een vergadering houden met als doel om informatie te delen us een slecht idee; het is niet productief, je verspilt ieders tijd en het is lui.
Beste resultaten vergadering
Daarom is de beste manier om resultaten te krijgen in een vergadering om je te beperken tot de volgende vragen:
- Wat, Wie en Wanneer.
- Duidelijke afspraken, duidelijke verantwoordelijkheden.
Daarom is het begin van die vergadering zo belangrijk, door duidelijk te maken wat het doel is van de bijeenkomst en je er vervolgens aan te houden.
