Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Do’s en don’ts voor een succesvolle Engelse businessmeeting

Ga je binnenkort voor het eerst onderhandelen met Engelsen? Of moet je contracten met de Britten openbreken vanwege de Brexit? Denk dan aan onderstaande do’s en don’ts.

Engelse businessmeeting Getty
Je leest nu: Do’s en don’ts voor een succesvolle Engelse businessmeeting

De Brexit is een belangrijke aanleiding om opnieuw met je Britse zakenpartners om tafel te gaan. Maar hoe zorg je dat die onderhandeling soepel verloopt? De do’s en don’ts voor een Engelse businessmeeting.

Do: investeer in de relatie

Het Verenigd Koninkrijk ligt nog geen uur vliegen van Nederland, maar de verschillen tussen beide zakenculturen zijn soms mijlengroot. ‘Britten zijn gereserveerder dan Nederlanders’, zegt coach zakelijk Engels Anneke Panella-Drijver. ‘Beleefd en omslachtig, terwijl wij open en direct zijn.’

Volgens Dennis van Vugt, Relationship Manager UK & Ireland bij de Rabobank in Londen, komt die gereserveerdheid terug in zakelijke gesprekken. ‘Nederlandse ondernemers zitten meer op de executie van de deal. Ze gaan recht op hun doel af, terwijl Britten daar meer omheen kneden. Britten willen eerst netjes een gesprek met je voeren en als ze je mogen, kunnen er zaken worden gedaan.’

Die indirecte manier van zakendoen is soms verwarrend voor Nederlanders, zegt Van Vugt. Toch laten Britten hun gereserveerdheid heus wel eens varen en is er prima zaken te doen. ‘Daarnaast is investeren in de relatie na werktijd ook belangrijk. Privé- en werkaangelegenheden zijn voor Britten twee heel verschillende dingen’, aldus Van Vugt.

Don’t: praktische voorbereidingsmail versturen

Net als in Nederland bespreek je de agendapunten van de businessmeeting vooraf met alle deelnemers. De manier waarop je hierover communiceert via de e-mail verschilt echter wel. ‘Een mail als: ‘Beste Piet, morgen bespreken we X tijdens de vergadering. Graag goed voorbereiden’, is niet gebruikelijk’, zegt Van Vugt.

‘Als je een dergelijke mail naar je Britse relatie stuurt, loop je het gevaar dat ze denken dat je kortaf bent, of dat ze iets verkeerd hebben gedaan. Britten bedanken je eerst voor je mail. Dan volgt er een tekst met daarin de aanloop naar de echte boodschap. Als dat gezegd is, bedanken ze je weer.’ Ga er dus goed voor zitten voordat je een mail verstuurt.

Do: breng nuances aan in je taal

Een businessmeeting in het Engels: veel Nederlanders draaien er hun hand niet voor om. ‘Nederlanders hebben veel zelfvertrouwen als het gaat om de Engelse taal, maar verslikken zich er vaak in’, zegt Panella-Drijver. ‘Als Nederlanders iets vragen, zeggen ze ‘can you do this?’ op de Nederlandse, directe manier. Beter is om te zeggen ‘could you be so kind to do this?’ Of ‘could you do this, please?’ Wees voor je gevoel overdreven beleefd. Breng nuances aan. Zeg na elke zin ‘please’. Dat is in Groot-Brittannië de manier van communiceren.’

Verder denken Nederlanders vaak te weten wat Britten bedoelen. Helaas is dat niet waar. ‘Wanneer Engelsen zeggen ‘that is interesting’, bedoelen ze eigenlijk dat ze er niets aan vinden. Terwijl Nederlanders denken: aha, ze vinden mijn idee écht interessant.’ Natuurlijk zullen weinig Britten een deal afblazen alleen omdat je fouten maakt. ‘Maar als je jezelf goed kunt verwoorden, kom je veel professioneler over. Wees je dus bewust van je houding, en besteed aandacht aan je Engels voordat je een meeting ingaat.’

Don’t: Brexit als small talk aanhalen

In het Verenigd Koninkrijk is social talk voordat de meeting begint gebruikelijk. Panella-Drijver: ‘Maar ga niet meteen naar privéaangelegenheden vragen. Veilige onderwerpen zijn sport en het weer. Een voordeel van koetjes en kalfjes is dat je even kunt opwarmen wat taal betreft.’

En realiseer je dat de Brexit géén onderwerp voor small talk vormt. Van Vugt: ‘Het ligt gevoelig bij de Britten. Vraag dus niet direct aan je Britse relatie naar zijn opinie aangaande de Brexit.’

Toch kun je het onderwerp niet helemaal links laten liggen. ‘Het is nog onzeker in welke mate, maar je krijgt als Nederlandse ondernemer bijna zeker te maken met andere handelsregels, met tariefsverhoging en veranderde producteisen na de Brexit. Contracten worden mogelijk herzien, prijzen aangepast.’

Sinds de uitkomst van het Brexit-referendum is het pond gedevalueerd. Dat heeft gevolgen voor Nederlandse exporteurs, stelt Van Vugt. ‘Nederlandse producten worden duurder. De Britten zullen proberen lagere prijzen af te dwingen. De hogere kosten willen ze niet doorberekenen aan hun klant.’ Of denk aan de Toblerone-repen in het VK, die niet duurder, maar wel kleiner zijn geworden.

Van Vugt adviseert om waar mogelijk contracten in euro’s af te sluiten – de waarde daarvan is stabieler dan die van het pond. ‘Als dat niet mogelijk is, kun je als Nederlandse ondernemer kijken in hoeverre je valutarisico’s kunt opvangen.’

Verder biedt een toekomstige Brexit ook kansen voor Nederlandse bedrijven. Van Vugt: ‘Het Verenigd Koninkrijk heeft ook na de Brexit de Europese Unie nodig, aangezien 50 procent van de Britse import uit de EU komt. Bovendien zullen Britse bedrijven tegen dezelfde handelsbelemmering gaan aanlopen als bedrijven uit Nederland en de rest van de EU.’

Do: de hiërarchie respecteren

Als de meeting start, is het verloop te vergelijken met een Nederlandse bijeenkomst. ‘Geld, contracten, alles is zakelijk bespreekbaar. Werk er wel naar toe. Bouw het op’, zegt Van Vugt.

Ben jij degene die de vergadering organiseert, dan is het gebruikelijk dat jij de leiding neemt en de agenda bepaalt. Panella-Drijver: ‘Neem voordat de meeting begint de tijd om iedereen goed te introduceren. Maak op een nette manier duidelijk wat je wilt bereiken.’

Volgens Van Vugt speelt hiërarchie bij de Britten een grotere rol dan in Nederland. ‘Van de hoogste in rang wordt tijdens de vergadering verwacht dat hij of zij het initiatief neemt. Zijn medewerkers gaan minder direct tegen hem in. In Nederland geldt juist vaak: gelijke monniken, gelijke kappen.’

Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Internationaal Zakendoen’ op mt.nl.

Lees ook: