Hoe communiceren inclusiever leiders?
Leiders die zich committeren aan het bouwen van een inclusieve organisatie, beginnen meestal met de bedrijfsmissie, visie, waarden en een belofte. Maar als ze de manier waarop ze elke dag met hun werknemers communiceren niet veranderen, missen ze een cruciaal onderdeel.
In een recente analyse onderzocht het Amerikaanse Quantified Communications hoe inclusieve leiders communiceren. In een artikel op Harvard Business Review deelt ceo Noah Zandan de bevindingen.
Conclusie: ondanks de nadruk op inclusie hebben heel weinig leiders daadwerkelijk een inclusieve communicatiestijl ontwikkeld.
Het onderzoek
Voor het onderzoek werd eerst een divers panel samengesteld van 50 communicatiedeskundigen, met specialisaties op gebieden zoals spraak, retoriek en organisatiecommunicatie.
Hen werd gevraagd 30 sprekers te bekijken en te beoordelen of ze echt inclusief waren op sleutelmomenten. De groep van 50 experts (70 procent blank of Latijns-Amerikaans, 20 procent Afro-Amerikaans, 8 procent Aziatisch en 2 procent multiraciaal) beoordeelden de sprekers na observatie op een schaal van een tot zeven.
Vervolgens werd het communicatiegedrag van diezelfde 30 sprekers geanalyseerd met behulp van computationele taalkunde (analyse op het grensvlak van taalkunde en informatica/kunstmatige intelligentie), voice mapping (in kaart brengen van stemfrequenties die de perceptie van de spreker over het onderwerp weerspiegelen) en een analyse van micro-expressies in het gezicht.
- Welke woorden werden gebruikt?
- Welke zinnen?
- Wat deden ze met hun stem, gezicht en lichaamstaal?
Gedrag inclusieve leiders
Het team evalueerde vervolgens de analyse van het gedrag van de sprekers plus de indrukken van het publiek om te bepalen welk leiderschapsgedrag het publiek ertoe aanzet om leiders als inclusief te beschouwen.
Vervolgens hebben ze het gedrag van de inclusieve leiders vergeleken met een grote dataset van senior leiders bij Fortune 1000-bedrijven die op hetzelfde communicatiegedrag (woordkeuze, vocale patronen, non-verbale signalen) waren geobserveerd.
Het doel daarvan was om te verzekeren dat het communicatiegedrag dat als inclusief werd geïdentificeerd, uniek was voor de groep inclusieve leiders (en niet alleen het gedrag dat alle senior leiders neigen te vertonen).
Inclusieve leiders gebruiken 36 procent vaker taal die op hun publiek is afgestemd dan de gemiddelde senior leider
Het onderzoek was gericht op antwoorden op twee vragen:
- Wat zijn de essentiële gedragingen waardoor een publiek zich echt bij een leider betrokken voelt?
- En hoeveel vaker vertonen inclusieve leiders dit gedrag in vergelijking met de gemiddelde leider in dezelfde functie?
De onderzoekers kwamen tot drie belangrijkste communicatiegedragingen van inclusieve leiders.
Doelgroepgerichte taal
Volgens het onderzoek gebruiken inclusieve leiders 36 procent vaker taal die op hun publiek is afgestemd dan de gemiddelde senior leider. Ze zetten hun publiek op de eerste plaats en passen hun boodschap aan aan de behoeften, waarden, interesses en demografische samenstelling van de mensen die luisteren.
Om je publiek te begrijpen moet je de tijd nemen. Op welke taal, anekdotes, referenties of voorbeelden zullen ze aanslaan? Denk na over de onderliggende thema’s of waarden die je publiek samenbrengen om te ontdekken wat ze gemeen hebben.
Als het publiek bijvoorbeeld uit investeerders bestaat, dan willen ze graag horen over de ROI van bedrijfsbrede initiatieven. Zijn de toehoorders duurzaam ingestelde consumenten, ga dan in op de milieu-impact van deze initiatieven.
Signalen inclusiviteit
Het is ook belangrijk om te onthouden dat het perspectief van je publiek mogelijk anders is dan dat van jezelf. Je kunt dan ook overwegen om een collega vooraf mee te laten lezen of luisteren. Die kan als klankbord fungeren en specifiek naar signalen van inclusiviteit (of het gebrek daaraan) in je taal luisteren.
Inclusieve leiders houden ook rekening met de mening van hun publiek – niet alleen wie ze zijn, maar ook wat ze te zeggen hebben. Of je nu een klein team of een heel bedrijf leidt, bied mensen regelmatig de gelegenheid om hun behoeften en zorgen kenbaar te maken. Vraag om feedback, erken het en handel ernaar binnen de mogelijkheden.
Te vaak zeggen sprekers dat ze graag iets van hun publiek willen horen, maar vervolgens bieden ze geen specifieke mogelijkheid voor feedback of vragen. En er is geen snellere manier om luisteraars te vervreemden dan door te voorkomen dat ze meedoen of zelf geen opvolging geven als je zegt dat je dat wilt.
Wees alert op gendergerelateerde uitdrukkingen zoals ‘luister, jongens’
Gebruik de tweede persoon (jij/je/jouw) in plaats van ‘ik’ om de focus van jezelf naar de ander te verplaatsen. Hiermee betrek je het publiek in je boodschap. Wees alert op gendergerelateerde uitdrukkingen zoals ‘luister, jongens’ (in informele omgevingen) en gebruik gender-inclusieve alternatieven zoals ‘team’.
Vakbekwaamheid aantonen
Het onderzoek toonde ook aan dat inclusieve leiders taal gebruiken die 21 procent vaker blijk geeft van vakkennis dan de gemiddelde senior leider. Ze vestigen zich als experts, vaak door onderzoek te citeren, en blijk te geven van het vermogen om verschillende perspectieven te begrijpen en complexe onderwerpen aan een divers publiek te communiceren.
Ze gebruiken taal die een veelzijdig begrip van het onderwerp aantoont en de bereidheid toont om het probleem empathisch te bekijken vanuit het perspectief van meerdere mensen.
Waarom dit belangrijk is? Onderzoek toont aan dat interpersoonlijke relaties worden gebouwd op drie essentiële elementen:
- de ander begrijpen,
- hun perspectief valideren en
- geven om hun welzijn.
Bij het grondig onderzoeken van andere standpunten tonen leiders begrip en valideren ze het perspectief van de ander.
Het vermogen van leiders om respectvol met meerdere standpunten om te gaan (zelfs als ze het er misschien niet mee eens zijn) schept vertrouwen
Het vermogen van leiders om respectvol met meerdere standpunten om te gaan (zelfs als ze het er misschien niet mee eens zijn) schept vertrouwen door aan te geven dat je meer dan een perspectief waardeert en overweegt bij zakelijke beslissingen.
Werknemers voelen op hun beurt dat hun ervaringen en perspectieven worden gehoord en gewaardeerd en zullen eerder die van hun collega’s en collega’s respecteren en waarderen.
Authenticiteit
Uit de analyse bleek dat de meest inclusieve leiders 22 procent authentieker worden ervaren dan de gemiddelde senior leider. We noemen een merk of een persoon authentiek als ze consistent zijn, als ze zich op dezelfde manier gedragen, of iemand nu kijkt of niet. Iemand is authentiek als zijn acties in overeenstemming zijn met wat hij belooft.
Authenticiteit in relatie tot communicatie is een maatstaf voor de perceptie van een publiek dat leiders oprecht lijken, op natuurlijke wijze spreken en dat hun woorden overeenkomen met hun intenties en daden. In de context van inclusief leiderschap verwijst authenticiteit naar het vermogen van een leider om mét het publiek te praten in plaats van tegen hen te spreken. Een niet-authentieke spreker kan een andere persoonlijkheid aannemen voor het ene publiek dan voor het andere.
Een natuurlijke communicatiestijl, in tegenstelling tot een stijl die gekunsteld of gerepeteerd aanvoelt, geeft aan dat een spreker echt gelooft in wat die te zeggen heeft. Ze zijn boeiend en gedenkwaardig; ze kunnen een diepe connectie maken met hun publiek en tegelijkertijd de groep luisteraars aanmoedigen om aandachtig en ontvankelijk te zijn voor de boodschap. Hun bedoeling is om begrip te bevorderen.
