Het leven van projecteigenaars gaat niet altijd over rozen. Ze zijn verantwoordelijk voor het project en sturen een team van projectmedewerkers aan die vaak uit alle hoeken van de organisatie afkomstig zijn. In veel gevallen wordt het projectteam ad hoc opgetuigd, waarbij de autoriteit van de projectleider op zijn best matig omschreven is.
Maar meestal ontbreekt zo’n omschrijving helemaal. De autonome professionals die aan het project zijn toegewezen, hebben allemaal wel hun eigen ideeën over de uitvoering. En die ideeën lopen doorgaans flink uiteen. De teamleden werken vaak parttime voor het project, dus het is om te beginnen al lastig genoeg om de groep bij elkaar te houden.
Alsof je een circusdompteur bent die een stel koppige muilezels samen een kunstje wil laten doen. Hoe verbeter je je effectiviteit als projecteigenaar? 5 tips.
#1. Creëer onderaannemers
In de praktijk blijkt dat een weinig doelmatige houding
Als projecteigenaar ben je de hoofdaannemer van het werk. Jouw taak is opdrachten uitvaardigen naar de teamleden om ze aan het werk te zetten, en ze achter de broek aan te zitten. Ze worden immers betaald om dat werk uit te voeren. In theorie klopt dat allemaal, maar in de praktijk blijkt dat een weinig doelmatige houding te zijn – zeker voor projectleiders die over weinig formele macht beschikken.
De beste manier om professionals te motiveren is niet met geld, maar met de mogelijkheid om zelf invulling aan hun werk te geven. Als we autonomie bij mensen wegnemen, blijkt dat stress op te leveren. Het gaat ten koste van de onderlinge verhoudingen in het team. Door het werk op te delen in aparte verantwoordelijkheden die onder de teamleden kunnen worden verdeeld, zorg je dat ze hun autonomie niet verliezen. Zo lang je de vraag hóe ze hun werk doen, maar niet voor ze invult.
#2. Visualiseer het succes
Omschrijf hoe het resultaat van het project eruit ziet
In de teambespreking kun je de teamleden een omschrijving laten maken van hoe een succesvol resultaat van het project eruit ziet. Maak subgroepjes om de omschrijvingen onderling te bespreken, en laat de groepjes hun conclusie aan het hele team presenteren. Bespreek vervolgens welke taken, verantwoordelijkheden en randvoorwaarden nodig zijn om dat resultaat te behalen.
Je kunt er meteen de vraag aan koppelen welk teamlid zich kandidaat stelt om aan een van de verantwoordelijkheden invulling te geven. Door de leden van het projectteam bij de opzet van het project te betrekken, verhoog je de betrokkenheid bij de uitvoering.
#3. Koester de gedachte aan het einddoel
Schrijf het doel op de muur van de vergaderkamer
Uit studies van onder meer het MIT blijkt dat het gevoel ergens een concrete bijdrage aan te kunnen leveren, een van onze sterkste drijfveren is. Projecteigenaren zonder formele macht zijn sterk op dit psychologische gegeven aangewezen. Wat is het doel van het project? Waarom is het belangrijk voor de opdrachtgever? Wat is de bijdrage eraan van elk individueel teamlid? De gedachte hieraan moet tijdens de hele looptijd van het project levend worden gehouden. Schrijf het doel op de muur van de vergaderkamer. Stip het in elke bespreking aan.
#4. Stuur op vertrouwen
Maak je eigen belangen ondergeschikt
Om het onderling vertrouwen in het team te verhogen, kunnen projectmanagers iets eenvoudigs doen wat tegelijkertijd razend moeilijk is: zich kwetsbaar opstellen. Mensen vertrouwen geven heeft doorgaans als gevolg dat ze meer verantwoordelijkheid nemen, om dat vertrouwen niet te beschamen. Uit studies blijkt dat wie gul is en iets voor een ander doet, als betrouwbaarder wordt gezien.
Hetzelfde geldt als je je eigen belangen ondergeschikt maakt, in plaats van jezelf steeds voorop te zetten. Jezelf kwetsbaar opstellen kan inhouden dat je je besluiten ter discussie durft te stellen. Open zijn over alles wat zich in het team afspeelt, is een goede manier om het vertrouwen te verstevigen. Studies naar de effectiviteit van teams laten zien dat psychological safety, dat wil zeggen dat er respectvol met mensen wordt omgegaan en er naar ze wordt geluisterd, een beslissende factor is. Psychologisch veilige teams functioneren beter.
#5. Voorkom dubbelzinnigheid
Teams hekelen weifelende projectmanagers
Je besluiten ter discussie stellen moet niet inhouden dat je onzeker overkomt. Als een projectteam dat moet worden voortgedreven door de intrinsieke motivatie van de teamleden ergens een hekel aan heeft, is het aan een weifelende projectmanager. Pas ermee op om iemand te vragen of het misschien eventueel lukt zijn taak volgende week (of wie weet de week erna?) af te hebben. Zo communiceer je dat het niet écht belangrijk is.
Als jullie het erover eens zijn dat een bepaalde klus moet worden gedaan, moet er ook een harde deadline komen. De urgentie van het project, van de bijdrage die het aan een groter doel levert en van de rol van elk teamlid erin, drijft het hele team voort. Het is jouw taak die urgentie hoe dan ook uit te stralen. If you can’t make it, fake it.
Dit artikel is onderdeel van het dossier Nieuw Leiderschap op mt.nl. Meer lezen over hopeloze teams?
- 4 keer leiding geven aan lastpakken
- Waarom Grolsch niet met traditionele traineeships werkt
- Eerste hulp voor hopeloze teams
- Leer communiceren als een échte leider
