Het kantoorpand lijkt zijn langste tijd te hebben gehad. Bij de uitdagers op de wereldmarkt doen de werknemers hun werk vanuit huis of het flexkantoor in de buurt. Hun teamgenoten zitten verspreid over de hele wereld, en het overleg vindt plaats in de chatvensters. Welkom in de nieuwe wereld van het gedistribueerd werken.
San Francisco, Londen en Amsterdam
Peter den Hartog stuurt zijn bedrijf aan vanuit San Francisco. Den Hartog is een van de oprichters van HAL24K, een jonge producent van data-analysesoftware die ‘smart cities’ helpt om nuttige informatie uit hun gegevens te halen. Hij werkte aan Stanford University toen hij betrokken raakte bij de oprichting van HAL24K. Den Hartog wilde in de VS blijven wonen, ook al zat de meerderheid van 8-koppige team in Amsterdam. Naast Amsterdam werken ook enkele mensen in Londen. ‘Ik zit hier prima’, zegt hij. ‘Vanuit San Francisco kan ik goed contact houden met de ontwikkelingen in Silicon Valley.’ Elke paar maanden komt hij twee weken naar Amsterdam, de rest van de tijd gaat het contact via Skype, chat, Slack (app voor teamcommunicatie) en Jira (projectmanagement-app voor programmeurs).
Snel internationaal gaan
Dat bedrijven zoals HAL24K verspreid werken, heeft twee hoofdredenen: de klanten zijn in de hele wereld te vinden, en de werknemers ook. De producten en diensten die veel techbedrijven ontwikkelen, hebben de wereld als afzetmarkt. De verkeersstromen in Groningen waar HAL24K analyses op kan loslaten om potentiële problemen op te sporen, verschillen niet wezenlijk van die in Guangzhou. Het prettige van software is dat het relatief weinig moeite kost om het te vertalen, om er nieuwe markten mee op te gaan. Maar daar zit ook een risico in: in Guangzhou zitten ook slimme software-ondernemers. Als hun product goed is, staan ze in no time in Nederland op de markt. Om je product snel internationaal ‘neer te zetten’, moet je niet bang zijn om de grens over te gaan.
Goede programmeurs vinden
De andere reden waarom bedrijven gedistribueerd werken is de markt voor slimme programmeurs, waar HAL24K samen met veel andere bedrijven om concurreert. Als je goede mensen kunt vinden, wil je ze binnenhalen, waar ze ook wonen. HAL24K ontstond rond een aantal ontwikkelaars die prima samenwerkten, maar niet in dezelfde stad zaten. Nu werken de meeste medewerkers vanuit huis, met wekelijkse bijeenkomsten bij Spaces in Amsterdam, waar de ‘buitenlanders’ via Skype aan meedoen.
Kantoorloos bedrijf
Bekende voorbeelden van compleet gedistribueerd werkende bedrijven zijn Zapier en Buffer. Zapier (maakt software om apps te laten samenwerken) heeft nooit een kantoor gehad. De drie oprichters werkten elk vanuit hun eigen huis, en toen het bedrijf ging groeien, werd meer gekeken naar de kwaliteit van de kandidaten, dan naar hun locatie. De ongeveer 45 medewerkers die het bedrijf nu telt, werken vanuit alle hoeken van de VS, maar ook vanuit Spanje, Engeland en Thailand.
Solliciteren via internet
Anders liep het bij Buffer (maakt app om social mediaberichten te beheren), waar toen het bedrijf begon te groeien een kantoor in San Francisco werd betrokken. Toch werden veel kandidaten in verre uithoeken van de wereld gevonden. Na enkele jaren werd de huur van het kantoor demonstratief opgezegd, omdat de directie geen onderscheid wilde tussen de incrowd op kantoor en de rest van de mensen. En vanwege de kosten. De ongeveer 80 Buffer-medewerkers zijn behalve in de VS te vinden in Zuid-Afrika, Mexico, China en Zweden. Ze solliciteren per internet en krijgen, als ze door de selectie komen, een proefperiode van 45 dagen. Als hun werk voldoet, krijgen ze een vast contract.
Teams verspreid over verschillende landen
Financiële technologie – fintech – is een ander voorbeeld van een sector waar bedrijven vaak niet een nationale, maar meteen de internationale markt opgaan. Zakelijke kredietverlener Spotcap werd bijvoorbeeld door 2 Duitsers in Berlijn opgericht, maar begon zijn activiteiten in 2014 in Spanje, kort daarna gevolgd door Nederland en Australië. Teams werken vaak verspreid over verschillende landen.
Veel in het vliegtuig
De (kosten-)afweging om eigen kantoren of flexplekken te gebruiken, is bij Spotcap uitgevallen in het voordeel van het eigen kantoor. De meerderheid van de 80 werknemers en de meeste ondersteunende diensten zijn bijeengebracht op het hoofdkantoor in Berlijn. Maar het team van Niels Turfboer, landenmanager Benelux en Verenigd Koninkrijk, zit verdeeld over Amsterdam, Londen en Berlijn. Dat betekent in de praktijk dat hij veel in het vliegtuig zit, ‘40 tot 50 procent van mijn tijd gaat op aan coördinatie van het team’, zegt hij.
Daily stand ups in de ochtend én de avond
Om zo’n over meerdere tijdzones verspreide onderneming goed te laten samenwerken, is een heldere taakverdeling een eerste vereiste. Het Nederlandse team beperkt zich bijvoorbeeld uitsluitend tot business development en marketing. De backoffice voor de Nederlandse markt wordt vanuit Berlijn verzorgd. Teams die op meerdere locaties zitten, zoals het technologieteam, steunen zwaar op Skype, Whatsapp en Facetime, naast het videovergadersysteem High 5. Dagelijks wordt High 5 gebruikt bij de daily stand ups van het technologieteam, dat volgens de agile-methode werkt. Sommige teamleden wonen de stand ups via het beeldscherm bij: in Berlijn ’s ochtends, in Australië ’s avonds. Of ze daarbij, achter hun scherm, niet stiekem op hun stoel zitten, valt moeilijk te controleren.
Een keer per jaar collega’s ontmoeten
Voor elk lid van zijn team heeft Turfboer enkele vliegtickets beschikbaar, zodat ze een paar keer per jaar op een van de andere locaties kunnen werken. Vanwege de persoonlijke interactie, en om een biertje te kunnen drinken met de mensen waar ze normaal op afstand mee samenwerken. Eén keer per jaar komt het voltallige personeel ‘live’ bij elkaar, bij de viering van de verjaardag van het bedrijf.
Succesvoorwaarde gedistribueerd werken
Naast de taakverdeling en communicatie is de zelfstandigheid van de medewerkers een cruciale succesvoorwaarde voor gedistribueerd werken. ‘Bij het aannemen van mensen voor een gedistribueerd team gaat het erom dat ze uit zichzelf gemotiveerd zijn, en thuis, in een café of flexplek productief kunnen zijn’, zoals Joel Gascoigne, oprichter van Buffer, in een blog schreef. Om die reden kijkt Buffer op de arbeidsmarkt vooral naar kandidaten die eerder als freelancer of bij een startup hebben gewerkt: mensen met aantoonbare zelfstandigheid.
Meer contacturen versus zelfstandigheid
Bij HAL24K ziet men zich recent geconfronteerd met de uitdaging om de balans tussen zelfstandigheid, vrijheid en productiviteit te bewaken, nu het bedrijf gaat groeien. Onlangs is een financieringsronde succesvol afgesloten en nog dit jaar zal het personeelsbestand meer dan verdubbelen. In Amsterdam wordt overwogen een kantoor te betrekken, zodat er tussen de Nederlandse werknemers meer contacturen mogelijk zijn. ‘Maar we willen de mentaliteit binnen het bedrijf handhaven’, zegt Peter den Hartog. ‘De mentaliteit dat je je werk kunt doen wanneer en waar je wilt, zo lang je maar productief bent. En de deadlines haalt.’
Dit artikel is onderdeel van het dossier Nieuw Leiderschap op mt.nl. Meer lezen?
- Wat je verdient staat in de cloud
- De 6 gewoontes waar nieuwe leiders écht vanaf moeten
- 7 eigenschappen van zelfstuurders
- Banenruil: ‘Beter dan adviesbureau binnenhalen’
- Alles over Nieuw Leiderschap
