Zelfs wanneer we vakantie vieren lonkt het werk. Met als gevolg? Stress. Wat te doen tegen de najaarsblues.
Geldt de vakantietijd als periode om even bij te tanken, voor veel managers werkt vakantie averechts. Veertig procent is na een paar weekjes verlof juist meer gespannen dan in de periode daarvoor.
Dat blijkt uit onderzoek onder 2500 managers door het Engelse Institute of Leadership & Managament (ILM). Een van de belangrijkste oorzaken is een overvolle inbox. Bij terugkomst wacht 90 procent van alle managers een stortvloed aan nieuwe e-mailberichten. Ook is het moeilijk om het werk op het strand en in het vakantiehuisje los te laten. Maar liefst 80 procent van de managers checkt regelmatig de e-mail. De helft wil ook nog eens bereikbaar blijven via de telefoon. Eén op de tien kan het zelfs niet laten om af en toe nog even naar kantoor te gaan.
Afstand nemen lastig
Met de continue stroom aan nieuwe e-mails, wijst de beschuldigende vingers naar de smartphone. Daarmee huist het kantoor in feite altijd in onze broekzak. “Mensen die op vakantie gaan, zijn niet meer volledig afgesloten van de buitenwereld”, aldus Penny de Valk, directeur van ILM. “Dankzij de moderne technologie is het eenvoudig om op afstand te werken. Het wordt daarbij ook steeds lastiger om afstand te nemen. Zeker in deze onzekere economische tijden willen managers graag op de hoogte blijven.”
In het kader van de grote Zomerschoonmaak en om te voorkomen dat u straks ook geveld wordt door zo’n akelige after-summerdip, een serie eenvoudige maar o zo nuttige verloftips:
1. Stel een plaatsvervanger aan
Maak tijdig kenbaar dat u er een paar weekjes tussenuit bent. Maar al te vaak worden medewerkers verrast door de afwezigheid van een collega en weten ze niet goed waar ze met vragen terecht kunnen. Wees dit probleem voor door bijvoorbeeld een plaatsvervanger aan te wijzen, zodat u eenmaal op verlof niet voor elk wisje wasje wordt gestoord.
2. Vertrouwen is belangrijk
Wijs binnen de organisatie al dan niet tijdelijke decision makers aan. Mensen die verantwoordelijkheid willen dragen en tijdens uw afwezigheid dringende beslissingen nemen. Geef uw mensen dat vertrouwen en vertel ze van tevoren duidelijk wat ze moeten weten om de juiste afwegingen te maken. Anders zullen ze alsnog bij elk detail contact met u willen opnemen. Dit beleid heeft overigens nóg een voordeel. Dat van talentontwikkeling. Capabele mensen krijg zo in een relatief rustige periode de kans om zichzelf in de organisatie te bewijzen als leidinggevende.
3. Out of Office
E-mail is lopende band werk. Binnenkomende berichten kunnen niet wachten en moeten dezelfde dag nog behandeld worden. Denken we. Want het merendeel van de berichten dat dagelijks onze inbox vult, heeft een veel minder dringend karakter dan we meestal vermoeden. Maar reken maar dat zeker tachtig procent van alle vragen en problemen na uw terugkomst alweer is opgelost. Vanzelf of dankzij een collega. Durf daarom zo’n out of office-mailtje in te stellen. Geef aan dat mensen in het geval van dringende zaken contact kunnen opnemen met uw plaatsvervanger. Op die manier voorkomt u ook nog eens een overvolle inbox bij terugkomst.
4. Weersta de verleiding
Daar zit u dan. Heerlijk ontspannen op een luie strandstoel met een goed boek in de linker- en een tropische cocktail in de rechterhand. Hoe zou het op kantoor gaan? Redden ze het wel zonder mij? Zal Sjaak die offerte al hebben verstuurd? Toch maar even een mailtje sturen misschien. Voor veel managers is het lastig om deze verleiding te weerstaan. De smartphone behoort immers tot uw standaard uitrusting en zie deze dan maar eens twee weken lang met rust te laten. Toch is dat wel het devies voor een rustige vakantie. Klap die laptop niet telkens open en laat de smartphone nu even voor wat hij is. Uw collega’s zijn capabele mensen, die kunnen best even zonder u….
5. Spreek vaste contactmomenten af
….maar vereist uw business dan toch regelmatig contact? Maak daarover dan van tevoren duidelijke afspraken. Heel simpel, door bijvoorbeeld een tweedaags spreekuur in te stellen. Een vast tijdstip waarop u even met kantoor belt om alle dringende zaken door te nemen. En daarna? Direct weer die strandstoel in, ontspannen en energie bijtanken. Uw collega’s zien u straks namelijk graag weer uitgerust terugkomen.
Een inspirerend boek tijdens de vakantie 'Groot vakantieboek voor leiders' en/of volg het Seminar: Nooit meer een volle inbox (13-10-2010).
>> Meld u aan voor de nieuwsbrief van MT en ontvang een hotelbon.
