Deze lessen leerde Voys-ondernemer Mark Vletter van 17 jaar werken zonder managers

Toen ik Voys oprichtte, wilde ik een organisatie bouwen waar iedereen gelijkwaardig is en dezelfde vrijheid ervaart die ik ervaar als ondernemer. We groeiden naar 150 collega’s. Onderweg stonden we voor de volgende uitdaging: hoe behouden we onze cultuur terwijl het bedrijf groter wordt?

Wij kozen voor zelfsturing en leerden onderweg een heleboel waardevolle lessen. Ontdek the good, the bad and the ugly en check hoe je deze inzichten kunt toepassen binnen jouw bedrijf.

Vier belangrijke ingrediënten van zelfsturing

Er zijn vier belangrijke ingrediënten waarmee je van zelfsturing een succes kunt maken:

• Toewijding: de leiders in de organisatie moeten zich kunnen toewijden aan het concept zelfsturing.
• Vertrouwen: je moet vertrouwen hebben in je team. Vertrouw op hun kennis en kunde, hun vermogen om te leren van fouten, hun goede bedoelingen en dat ze om hulp zullen vragen wanneer dat nodig is. Dit vertrouwen moet er standaard zijn en in ruil daarvoor is niets nodig.
• Transparantie: als je transparant bent, dan bevordert dat het vertrouwen. Het is belangrijk dat alle collega’s een open houding hebben en transparant zijn.
• Duidelijkheid: het is cruciaal om over alles duidelijkheid te scheppen. Over de visie van het bedrijf, de strategie, over verantwoordelijkheden en verwachtingen… Echt over álles.

Veelvoorkomende valkuilen

Op de weg naar zelfsturend werken zijn er twee valkuilen die vaak voorkomen.

• Werk managen in plaats van mensen

De eerste valkuil is dat collega’s die voorheen een managementrol hadden, vanaf nu niet meer leiding hoeven te geven aan een team. In zelfsturende teams stap je namelijk af van het managen van mensen en gaat het om het gezamenlijk managen van werk. Ondanks dat managers stoppen met leidinggeven aan het team, zijn leiderschapsvaardigheden en -ervaring nog wel nodig. Deze zaken zijn essentieel om collega’s in staat te stellen verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk.

Een voorbeeld: toen Voys de overstap maakte naar zelfsturende teams, had elk team een aangewezen rol die verantwoordelijk was voor het ontwikkelen van strategie. We misten alleen de tools en tijd om een strategie te ontwikkelen. Daarom maakten we een standaardproces waarmee teams een strategie kunnen opzetten.

• Red flag

De tweede valkuil komt om de hoek kijken wanneer leiders in de organisatie geen vertrouwen hebben in het succes van zelfsturing. Ik heb een heleboel managers gesproken die zeiden: ‘Mijn team is niet in staat om zelfsturend te werken.’

Deze manier van denken is een grote red flag, want het komt er vaak op neer dat zo’n sceptische houding erin resulteert dat het werkelijkheid wordt. Een self-fulfilling prophecy. En in 90 procent van de gevallen ligt de oorzaak helemaal niet bij het team, maar bij de onwil van de manager om zelfsturing te omarmen.

Essentiële skills om zelfsturing te laten slagen

Ga je met zelfsturing aan de slag binnen jouw organisatie? Dan is het belangrijk dat je samen met je collega’s gaat werken aan drie belangrijke vaardigheden. Deze heb je nodig om zelfsturend werken te laten slagen.

• Consensus versus instemming

De eerste skill is het omarmen van verandering door standaard ‘ja, en’ te zeggen in plaats van ‘ja, maar’. Deze houding kan het verschil maken. Dit gaat niet over het zoeken naar consensus, maar over instemming. Consensus en instemming zijn twee verschillende benaderingen bij besluitvorming.

Bij consensus streef je ernaar om een besluit te nemen waar iedereen achter staat en mee instemt. Instemming richt zich op een besluit dat iedereen kan aanvaarden of goedkeuren zonder dat er noemenswaardige bezwaren zijn, zelfs niet als het niet hun eerste keuze zou zijn. Het komt erop neer dat bij instemming grote bezwaren afwezig zijn, terwijl bij consensus volledige acceptatie en steun van alle betrokken collega’s nodig is.

• Verantwoordelijkheid nemen

De tweede vaardigheid gaat over het nemen van verantwoordelijkheid en het idee dat collega’s samen de organisatie vormen. Dit concept omvat het volgende:

• Je eigenaar voelen van je werk en verantwoordelijkheden
• Met elkaar samenwerken als volwassenen
• De vrijheid die bij zelfsturing komt kijken omarmen

• Leren loslaten

Dan de derde skill: leren loslaten. In een zelfsturende organisatie moeten collega’s zich comfortabel voelen bij het loslaten van de controle over bepaalde aspecten van hun werk. Ze moeten erop vertrouwen dat hun collega’s die verantwoordelijkheden ook kunnen dragen. Loslaten is essentieel om goed met elkaar samen te werken en collega’s de ruimte te geven om hun talenten te laten zien.

Als je werkt aan het ontwikkelen van deze vaardigheden, dan kun je zelfsturend werken een eerlijke kans van slagen geven. Tegelijkertijd werk je zo samen aan de groei en het succes van je organisatie. Vertrouwen en openheid helpen hierbij enorm, want zo krijgen collega’s inzicht in elkaars werk en manier van denken.

De uitdagingen van zelfsturende organisaties

Zoals de titel van dit stuk al aangeeft, zou ik het eerlijke verhaal over zelfsturing vertellen. Daarom noem ik ook de nadelige kanten van zelfsturend werken. Mijn advies is om ze als uitdagingen te zien.

• Afwezigheid van people management

Als je overstapt naar zelfsturing, dan verlies je een stuk people management. Want een goede manager vindt het belangrijk dat een team en collega’s groeien, en dit kan weleens verloren gaan bij zelfsturend werken. Om dit te compenseren, is het belangrijk om een cultuur van feedback en persoonlijke groei te stimuleren. Dat betekent dat het ondersteunen van elkaars ontwikkeling een belangrijk onderdeel van het werk wordt.

Wil je meer weten over een feedbackcultuur? Dan is Netflix een geweldige inspiratie. Bij dit bedrijf is het geven van feedback de standaard voor alle collega’s, al vanaf het begin dat je er gaat werken.

Bij Voys werken we nog steeds aan feedback onderdeel maken van ons dagelijkse werk. Het is goed om te weten dat feedback geven in een zelfsturende organisatie helemaal niet zo moeilijk hoeft te zijn. Dit komt doordat feedback geven aan een baas veel moeilijker is voor sommige mensen, dan feedback geven aan gelijken. Het feit dat er geen baas meer aanwezig is – of dat iedereen de baas is over zijn werk – maakt feedback geven makkelijker.

• Grotere kans op fouten

Als je veel nieuwe dingen probeert, maak je meer fouten. En als je werkt met zelfsturende teams, dan betekent dit dat de hele organisatie meer fouten maakt. Het is goed om dit te accepteren en in plaats van het te veroordelen, een helpende houding aan te nemen. Zo haal je het beste in je collega’s naar boven en help je hen om fouten te herstellen en ervan te leren.

• Besluitvorming

Als er geen manager meer is, moeten collega’s vaker zelf belangrijke beslissingen nemen. Mensen kunnen best moeite hebben met dit proces, bijvoorbeeld omdat ze bang zijn voor de mogelijke gevolgen van hun keuzes. Leren om dit goed te doen, is van essentieel belang voor zelfsturend werken. Als je elkaar vertrouwt, betekent dit dat je de kennis, kunde en goede bedoelingen van collega’s respecteert. En dat je erop vertrouwt dat iedereen van fouten leert en om hulp vraagt wanneer dat nodig is.

Wat hierbij helpt, is het beseffen dat je terug kunt komen op de meeste beslissingen. Helemaal als je die neemt op basis van experimenten, want die kun je altijd in een andere richting sturen. In deze video vertel ik meer over het nemen van beslissingen.

• Meer tijd nemen voor communicatie

Communicatie is natuurlijk altijd belangrijk en in een zelfsturende organisatie wordt dit nog belangrijker. Want beslissingen worden niet alleen meer genomen door managers, iedere collega mag nu in zijn of haar rol keuzes maken. Daarom is het belangrijk dat alle betrokkenen goed op de hoogte blijven van wat er speelt.

Het kan best lastig zijn om een evenwicht te vinden tussen duidelijke, beknopte communicatie en het niet overspoelen van collega’s met veel te veel informatie. Om een juiste balans te vinden kan een combinatie van schriftelijke communicatie, video’s, project- en procesupdates handig zijn. Zo geef je op verschillende manieren inzicht in hoe besluiten tot stand komen.

Neem je de tijd om te investeren in effectief communiceren om er zo voor te zorgen dat iedereen op één lijn zit? Dan krijgen zelfsturende teams een duidelijke focus waardoor ze snel vooruit kunnen.

Wat levert het op?

Naast een aantal uitdagingen, zijn er een heleboel voordelen als je zelfsturend werkt. Ik zet ze voor je op een rij.

1. Gelijkheid en vrijheid – Dit is lastig uit te leggen, maar het werken als gelijken is gewoon leuker en voelt natuurlijker.
2. Vertrouwen en betrokkenheid – Vertrouwen en vertrouwd worden werken veel beter, daarnaast bevordert dit passie en toewijding voor het werk dat we doen.
3. Verantwoording en gedrevenheid – Collega’s nemen verantwoordelijkheid en shinen in hun rollen, waardoor het potentieel van de mensen met wie we werken wordt gemaximaliseerd.
4. Focus en snelheid – Duidelijke communicatie en afstemming zorgen voor snelle vooruitgang.
5. Aanpassingsvermogen en autonomie – Collega’s kunnen beslissingen nemen en van richting veranderen als dat nodig is.
6. Minder politiek en sneller leren – De afwezigheid van hiërarchische structuren leidt tot een organisatie die veel wendbaarder is.

In het algemeen is er in een zelfsturende organisatie meer liefde voor het werk en de mensen met wie en voor wie je het doet. En dat voel je. Die ervaring is volgens mij het grootste voordeel voor de mensen die in een zelfsturende organisatie werken. Op deze manier haal je het meeste uit je collega’s en jezelf, wat het bedrijf ten goede komt.

Als je het vanaf de zakelijke kant bekijkt, dan is sneller leren het grootste voordeel. De wereld om ons heen verandert snel en het helpt als je je als organisatie snel kunt aanpassen.

Wat kun je leren van dit verhaal?

Je vraagt je wellicht af of zelfsturing werkt voor jouw organisatie. Past deze werkwijze bijvoorbeeld wel bij je bedrijfsgrootte en het soort werk? Misschien vraag je je zelfs wel af of jouw collega’s de juiste mensen zijn voor zelfsturend werken of maak je je zorgen over de uitdagingen die deze werkwijze met zich meebrengt.

Ik ga eerlijk zijn: de overgang naar zelfsturend werken zal moeilijk zijn. Maar dat komt niet door de mensen met wie je samenwerkt. Dat zijn allemaal volwassenen. Allemaal mensen die belangrijke levensbeslissingen hebben genomen: het kopen van een huis of het opvoeden van kinderen. En dat hebben ze gedaan zonder daar een opleiding voor te volgen. Waar ze wel voor hebben geleerd, is voor het werk dat ze doen. Dit toont aan dat ze in staat zijn uitdagingen aan te gaan en zich aan te passen aan nieuwe situaties.

Wil je zelfsturing laten slagen? Vertrouw dan op je collega’s, stimuleer een open en transparante cultuur en zorg voor duidelijkheid in communicatie, rollen en verantwoordelijkheden. Als je hieraan werkt, dan zet je grote en belangrijke stappen op weg naar een gezondere, effectievere en uiteindelijk succesvollere organisatie.

Is de weg naar zelfsturend werken makkelijk? Nee. Maar aan het einde van de rit is het het allemaal waard. Je haalt op deze manier het beste uit je collega’s en uit jezelf en je werkt ook nog eens op een gelijkwaardige manier met elkaar samen. En dat is een prachtig eindresultaat.

Lees ook: Zelfsturende teams: hoe doe je afstand van leiderschap?