U krijgt een telefoontje van een werknemer op een vaag tijdstip. Snikkend vertelt hij dat zijn dierbare is overleden. U schrikt en zegt dat hij zijn tijd mag nemen en dat uw deur altijd openstaat. Maar wat is echt de beste aanpak?
Als een dierbare van een werknemer komt te overlijden is vaak niets meer hetzelfde. Voor de betreffende werknemer niet, maar ook voor collega's. Ze mijden de rouwende werknemer om de confrontatie niet aan te hoeven gaan. Weten niets te zeggen en te doen of komen met dooddoeners als 'tijd heelt alle wonden'. Om het extra ingewikkeld te maken is geen enkele rouwende hetzelfde. Waar de een graag wil praten over zijn verlies, doet de ander juist alsof er niets is gebeurd.
Te weinig begrip
Verdiep u in het rouwproces en alles wat erbij komt kijken. Dat gebeurt nu te weinig, blijkt uit onderzoek. Ruim een kwart van de werknemers vindt dat het bedrijf te weinig ruimte en begrip toont voor het rouwproces. U ondervindt daar zelf uiteindelijk ook de nadelen van. Want veertig procent van de werknemers die een familielid of partner hebben verloren meldt zich ziek. En zeven procent verliest zelfs uiteindelijk zijn baan. Aan het end van de rit is een werknemer een stuk loyaler als u de problemen, zoals het langdurige concentratieverlies, bespreekbaar maakt op de werkvloer, adviseert uitvaartverzekering Yarden, in de brochure 'Rouw op de werkvloer'.
Lang genoeg geduurd
Dat een medewerker een paar dagen verlof krijgt om tot en met de begrafenis dingen te regelen en te rouwen, begrijpen de meeste mensen nog wel. Toch is dat onvoldoende. Het werk verdwijnt vaak naar de achtergrond en het laatste waar een rouwende behoefte aan heeft, is horen dat 'het nu wel lang genoeg heeft geduurd'. Dat duidt op onwetendheid, onervarenheid en onhandigheid. Het kan anders met onderstaande checklist.
1. De bekendmaking
Afhankelijk van wie en wanneer u het te horen krijgt, controleert u of het bericht klopt en of u de meest essentiële gegevens heeft. Mocht de medewerker zelf nog op het kantoor aanwezig zijn, dan is het belangrijk deze zo snel mogelijk te informeren. Besluit daarna in overleg met de directie hoe, waar en wanneer het nieuws wordt gebracht aan de naaste collega's en eventuele direct leidinggevende.
2. Organisatorisch
Breng de P&O-afdeling op de hoogte. Begin vervolgens met het regelen of afzeggen van afspraken, toets liggende zaken op prioriteit en bekijk wie welke werkzaamheden overneemt. Laat post, mails en telefoon niet onbeantwoord tot de nabestaande terugkomt. Bespreek met het team hoe en wat naar buiten toe wordt gecommuniceerd over de afwezigheid. Bied tevens daar waar mogelijk is ondersteuning aan de nabestaande omtrent juridische, financiële en administratieve zaken.
3. Voor de uitvaart
Neem contact op met de getroffen medewerker om de mogelijkheden van een rouwverlof te bespreken en indien gewenst een huisbezoek af te leggen. Organiseer een condoleancemogelijkheid op het werk, bijvoorbeeld een register. Houd werknemers op de hoogte van belangrijke informatie, zoals de datum en tijdstip van de uitvaart. Bestel een rouwkrans of bloemstuk en verstuur een rouwkaart met eventueel een financiële bijdrage vanuit het bedrijf.
4. De uitvaart
Vaak ontstaat er onder directe collega's de behoefte om bij de uitvaart aanwezig te zijn. Bekijk of het mogelijk is om de afdeling een paar uurtjes onbemand te laten. Zorg in ieder geval dat de direct leidinggevende en/ of de werkgever bij de uitvaart aanwezig is. Bied tevens de mogelijkheid om achteraf met de werknemers samen te komen om na te praten.
5. De rouwperiode
Houd regelmatig contact met de medewerker zolang deze nog thuis zit. Bespreek dan ook de re-integratie. Op het moment dat iemand gefaseerd het werk wil hervatten is het aan te raden om eerder voor ondersteuning en taakverlichting te kiezen, dan veel veranderingen in de werksituatie aan te brengen. Verantwoord ondertussen regelmatig de afwezigheid van de rouwende naar zijn collega's.
6. Hulp bieden
U bedoelt het lief, maar het heeft weinig zin om te zeggen 'bel maar wanneer je er klaar voor bent of als er iets is wat ik voor je kan doen'. Want juist als iemand het moeilijk heeft is hij niet in staat initiatief te nemen. Wees daarom concreet in het aanbieden van uw steun en hulp. Bijvoorbeeld door aan te geven dat u wel één dag in de week op de kinderen wilt passen of dat het voor u geen probleem is om de papieren rompslomp over te nemen. Als u twijfelt of diegene er behoefte aan heeft, maak dit dan kenbaar.
7. De eerste werkdag
Bereid de medewerker voorafgaand aan zijn eerste werkdag voor op mogelijke reacties van collega's. Vertel bijvoorbeeld wat u hen wel en niet heeft verteld. Vertel ook de rest van het team over de gemaakte afspraken en eventuele aanpassingen. Zorg op de eerste werkdag voor een kleine attentie ter verwelkoming. Laat de werknemer niet gelijk aan zijn lot over, maar start de dag gezamenlijk met de hele afdeling, waarbij oprechte aandacht en een luisterend oor noodzakelijk zijn. Praat de medewerker vervolgens bij over (lopende) ontwikkelingen. Geef hem ook de tijd en de ruimte om andere collega's te spreken. Vergeet niet P&O in te lichten over zijn start.
8. Weer aan het werk
Na de eerste werkdag is niet alles weer zoals vanouds. Laat de rouwverwerking een structureel terugkerend thema zijn in functioneringsgesprekken. Besteed extra aandacht aan de medewerker op bijzondere dagen en gebeurtenissen door expliciet te vragen hoe de medewerker deze dagen ingaat of beleeft. Regel dan ook een bloemetje of kaartje namens de afdeling. Het kan daarnaast raadzaam zijn om na enige tijd een vervolggesprek te voeren over de gemaakte afspraken voor de re-integratie. Kijk of gemaakte afspraken verlengd dan wel aangepast moeten worden.
Geef de medewerker verder de ruimte om te rouwen, ook op de werkvloer. Dat betekent niet dat het een verplicht nummertje moet worden waarbij u iedere maandagochtend vraagt of hij er nog aan gedacht heeft. Maar luister naar zijn verhaal als hij behoefte heeft om erover te praten. Daarnaast is het van belang dat de rouwende medewerker niet geïsoleerd raakt binnen de afdeling. Houd het gesprek over het verlies tussen de rouwende en de collega's gaande.
9. Een terugval
Dat een werknemer de dag na de uitvaart weer aan het werk gaat betekent niet dat het leven voor hem gewoon weer doorgaat. Ook niet als hij na de uitvaart nog twee weken heeft thuisgezeten. De echte klap kan even op zich laten wachten, soms komt die zelfs pas twee jaar later. Mocht de klap inderdaad op een later moment komen, regel dan de ziekmelding bij P&O, onderhoud regelmatig contact met de medewerker en bied ondersteuning waar mogelijk. En ook hier is het heel belangrijk om de afwezigheid bij de overige collega's te verantwoorden en daar begrip te kweken.
