Een jaar geleden overleed cameraman Stan Storimans 'on the job'. Wat als het ondenkbare gebeurt: uw werknemer overlijdt onverwachts.
Een gewaardeerde collega is niet meer. Het wegvallen van een collega laat letterlijk en figuurlijk een gat achter op de werplek. De schok is groot, van veertig uur per week samenwerken naar helemaal niets meer. Het werk gaat door, het verdriet blijft. Iedere keer dat iemand via de post of de telefoon naar de overleden collega vraagt, wordt dat weer opgerakeld. Dat kan sommige werksituaties lastig maken. Zorg daarom dat het onderwerp bespreekbaar blijft. Daarnaast is onderstaande checklist een handige handleiding om alles zo goed en kwaad als het kan te doorlopen.
1. De bekendmaking
Controleer allereerst of het bericht klopt en of u de meest essentiële gegevens heeft, adviseert uitvaartverzekering Yarden. Ga daarbij ook na of er sprake is van een ongeval op de werkplek, gezien u dan andere dingen moet regelen. Overleg vervolgens met de directie over hoe, waar en wanneer het nieuws naar buiten wordt gebracht. Informeer allereerst de naaste collega's en eventuele direct leidinggevende.
2. Anderen inlichten
Vervolgens is het zaak de klantenservice en/ of receptie te instrueren hoe ze moeten handelen indien er wordt gevraagd naar de overleden collega. Ook de P&O-afdeling moet op de hoogte worden gebracht om alles op administratief niveau goed te kunnen afhandelen. Is er een editie van het personeelsorgaan? Dan kan in de eerstvolgende editie een bericht mee. Anders moet u op een andere wijze bekijken hoe het hele bedrijf ingelicht kan worden.
3. De nabestaanden
Neem contact op met de nabestaanden om een aantal zaken met hen door te nemen en zelf van de praktische informatie te worden voorzien. Zoals de datum en tijdstip van de uitvaart en de mogelijkheid om daar als collega's bij aanwezig te kunnen zijn. Vraag ook naar de mogelijke betrokkenheid die vanuit uw bedrijf wordt verwacht of die u wilt geven tijdens de uitvaart. Eventueel kunt u een huisbezoek afleggen.
4. Organisatorisch
Niet de meest leuke taak, maar alles waar de getroffen collega mee bezig was moet zo snel mogelijk opgepakt worden. Regel of zeg afspraken van de overledene af, toets liggende zaken op prioriteit en bekijk wie welke werkzaamheden kan overnemen. Laat post en telefoon niet onbeantwoord liggen. Daarbij is het belangrijk dat u met collega's bespreekt hoe en wat naar buiten toe wordt gecommuniceerd. Tijdens deze meeting kan ook aan bod komen wie de werkplek opruimt en persoonlijke bezittingen aan de nabestaanden overhandigt. Laat tevens het mailadres verwijderen door ict-afdeling.
5. Voor de uitvaart
Organiseer een condoleancemogelijkheid op het werk, bijvoorbeeld een register. Houd werknemers op de hoogte van belangrijke informatie zoals de datum en tijdstip van de uitvaart. Plaats namens de directie en medewerkers een rouwadvertentie in de regionale of landelijke krant en bestel een rouwkrans of bloemstuk. Stuur ook een rouwkaart met eventueel een financiële bijdrage vanuit het bedrijf. U kunt er tevens voor kiezen de vlag halfstok te hangen tot en met de dag van de uitvaart.
6. Herdenkingsplechtigheid
Een herdenkingsplechtigheid op het kantoor of de betreffende vestiging is een mooie manier om alle collega's de mogelijkheid te geven afscheid te nemen. Deze kan op de dag van de uitvaart plaatsvinden, maar u kunt ook voor een ander geschikt moment kiezen. Hierbij houdt ten minste de leidinggevende een korte toespraak. Nodig ook de nabestaanden uit om deze plechtigheid bij te wonen.
7. De uitvaart
Collega's en leidinggevende zijn, indien werktechnisch mogelijk, allemaal bij de uitvaart aanwezig. Daarnaast kan in overleg met nabestaanden besloten worden om iemand namens het bedrijf tijdens de plechtigheid een woordje te laten doen. Zorg achteraf voor een gezamenlijke opvang waar aandacht wordt besteed aan het gevoel en de beleving van deze -ook voor collega's- heftige periode.
8. Praktische zaken
Bij het regelen van praktische zaken valt te denken aan het uitkeren van maandsalaris(sen), het toepassen van ANW-hiaatverzekering, formele beëindiging van het dienstverband, overlijden melden aan verzekeraar en in het geval dat het een bedrijfsongeval betreft dit melden aan de Arbeidsinspectie. Verder ligt de administratieve afronding bij P&O.
9. Nazorg
Soms kan het verlies van een collega (oude) rouwgevoelens oproepen bij een werknemer waardoor deze ziek wordt. Meld dit bij P&O. Onderhoud daarnaast regelmatig contact met de medewerker en bied waar mogelijk ondersteuning. U doet er verstandig aan om de afwezigheid bij de overige collega's te verantwoorden en begrip te kweken voor de soms voor buitenstaanders onbegrijpelijke situatie.
10. Afsluiten
Het is het overwegen waard om ergens in het gebouw een (tijdelijke) herdenkingsplek in te richten. Probeer ongemakkelijke situaties te voorkomen, zoals de vraag wie er gaat plaatsnemen achter het bureau van de overleden collega. Voorkom dat de plek te lang blijft leegstaan. Houd hiervoor een paar weken na het overlijden een ritueel op het werk. Ruim een middag in om alle betrokken werknemers gezamenlijk het bureau te laten opruimen en schoon te maken. Zo kan iedereen het afsluiten en is de werkplek niet langer ‘besmet'.
11. Niet vergeten
Geef werknemers de ruimte om over de overleden collega te laten praten. Iedereen rouwt nu eenmaal op zijn eigen manier. Maar praat niet teveel in algemene termen, noem de collega bijvoorbeeld liever gewoon bij naam. Houd ook oog voor bijzondere dagen. Stuur bijvoorbeeld één jaar na de sterfdag een kaart of bloemetje namens de afdeling of het bedrijf aan de nabestaanden. Maar sta er ook op andere momenten bij stil, zoals tijdens de nieuwjaarsreceptie, de geboortedag van de overledene en vlak voor de kerstdagen.
