De opening van een nieuw pand, de 50ste verjaardag van het bedrijf of de jaarlijkse netwerkmeeting. Hoe voorkomt u dat u straks mag speechen in een lege hal?
Werkelijk alles is tot in de puntjes geregeld: de locatie, de hapjes en drankjes, de sprekers, een eventuele show eromheen. Niets is aan het toeval overgelaten. De uitnodigingen zijn een maand geleden de deur uit gegaan en u gaat er vanuit dat iedereen komt opdagen. Helaas blijkt dat bij een doorsnee bedrijfsevenement ruim een kwart van de genodigden niet komt opdagen. Ziekte, dubbele agenda's, veel werk of geen zin. De redenen zijn legio waarom mensen niet komen zonder zich af te melden. Met de tips van Sprekersplatform voorkomt u dat u in een halflege zaal staat te speechen.
De organisatie
Standaardevenementen zijn uit. Zorg ervoor dat uw gasten het idee hebben dat ze echt wat missen als ze niet komen. Zeker hot shots worden voor allerlei evenementen zoals zeiltochten, haringparty's en golfclinics uitgenodigd. U zult dus meer uit de kast moeten trekken, wilt u deze gasten zover krijgen uw evenement te bezoeken. Vraag u ook af wat uw relatie wil horen, zien en beleven. Denk dus vanuit de gast en combineer dat met de boodschap die u wilt overbrengen. Vanzelfsprekend denkt u verder bij het prikken van de dag aan de vakantieperiode. Schoolvakanties zijn bijvoorbeeld niet handig, omdat veel mensen dan vrij zijn. Denk tot slot bij het organiseren van een evenement eraan dat het niet te lang duurt. De meeste mensen kunnen makkelijker een dagdeel of avond vrijmaken, dan een hele werkdag.
Uitnodiging
Tijd om de uitnodiging te schrijven. Zorg dat deze prikkelt, nieuwsgierig maakt en letterlijk uitnodigt om te reageren én om te komen. U leest het al, een simpele brief of postkaart is niet meer voldoende. Vergeet in de uitnodiging en eventueel opvolgende aankondigingen niet te vermelden wat de speerpunten van het programma zijn. Welke spraakmakende BN'ers zullen aanwezig zijn? Of welke speciale hot items komen die dag aan bod?
Herinnering
U bent waarschijnlijk al maanden van tevoren bezig met het plannen van deze bijzondere (mid)dag. Vergeet echter niet dat veel van uw gasten een drukke agenda hebben. Informeer uw gasten dus tijdig wanneer ze verwacht worden, zodat ze hun agenda kunnen vrijhouden. Om te voorkomen dat ze het evenement vervolgens uit het oog verliezen, is het handig om een vooraankondiging, een reminder en bijvoorbeeld met opzet een programmawijziging te sturen. Ieder extra contactmoment betekent immers een herinnering aan deze feestelijke dag.
Het evenement
Beloon tot slot degenen die komen, door een cadeau in het vooruitzicht te stellen of een spectaculair optreden. Is u dat te kostbaar? Een tombola met mooie prijzen kan natuurlijk ook. Houd daarnaast bij welke gasten niet komen opdagen, zonder zich om legitieme reden te hebben afgemeld. Bij uw volgende evenement zet u deze no-showers op de zwarte lijst.
Kijk voor het laatste nieuws uit uw vakgebied op nieuws.mt.nl.
