De meeste managers gruwen van de gedachte hun eigen kantoor op te geven. Toch zijn veel kamerloze managers er dolenthousiast over. ‘Ik zou niet anders meer willen.’
De werkplek van Rob Stolk, hr-baas van Unilever Benelux, is een gewoon bureau aan de raamkant van een open kantoortuin in De Brug in Rotterdam-Zuid. Hij kijkt uit op de oude hefbrug over de Koningshaven en de skyline van de Maasstad daarachter. Zijn naaste collega zit 2 meter verderop, aan net zo’nzelfde bureau als Stolk. “De hele board van Unilever Benelux zit hier”, zegt Stolk, terwijl hij om zich heen wijst. “We hebben nog wel een eigen werkplek, maar ook dat kan binnenkort wel eens tot het verleden behoren. We zijn nu aan het nadenken of we niet meer flexplekken moeten inrichten, omdat we toch veel onderweg zijn.”
“De architect ging er vanuit dat de directie hem wel een paar wandjes zou laten intekenen toen hij zijn plannen voor dit gebouw ontvouwde”, vult woordvoerster Fleur van Bruggen aan. “Maar dat gebeurde niet. Tot zijn verbazing: het was de eerste keer dat hij dat meemaakte. Tot dan toe had de directie steeds een eigen werkkamer opgeëist.”
Kantoortuin
De meeste managers gruwen inderdaad van de gedachte om hun eigen kamer te moeten inleveren als de organisatie het nieuwe werken omarmt. Zij hebben tenslotte een representatieve functie, ontvangen klanten, moeten soms lastige en vertrouwelijke gesprekken voeren. En dat doe je toch niet zo lekker in een kantoortuin waar alle collega’s kunnen meegenieten. En er elke keer een conference room voor boeken is weer zo’n gedoe.
Maar ‘gelijke monniken, gelijke kappen’ is niet voor niets in Nederland een populair gezegde. Als managers van hun medewerkers verlangen hun eigen werkplek in te leveren, kunnen ze moeilijk zelf gewoon blijven zitten in hun hoekkamer met uitzicht. Bovendien: goed voorbeeld doet goed volgen. Als de managers laten zien dat het ze serieus is met dat nieuwe werken, dan is de kans groter dat ook de gewone medewerkers het accepteren.
Enthousiast
Trend: BYOPC
Het nieuwe werken verandert niet alleen de manier waarop we onze tijd en ruimte indelen, ook hoe we met onze ict omgaan. Belangrijkste trend daarin is de vervaging tussen privé en zakelijke ict, ook wel bekend als Bring Your Own PC, of BYOPC.
Uit IDC-onderzoek blijkt dat 95 procent van de werknemers hun eigen smartphone, netbook of tablet ook zakelijk gebruiken, Citrix-onderzoek laat zien dat werkgevers dit ook toejuichen. Alleen voor zakelijk gebruik van de eigen pc ziet 48 procent van hen nog veiligheidsbezwaren.
Volgens een white paper van Qwise biedt BYOPC 3 voordelen: tot 80 procent minder beheerkosten, betere focus op kerntaken en meer productiviteit. De ict-adviseur verwacht dan ook dat de trend, samen met ict-as-a-service, de komende jaren toonaangevend in de ict-branche zal worden.
Maar doet u het niet voor uw medewerkers, doe het dan voor uzelf. Veel managers die hun eigen kamer al hebben opgegeven, zijn daar in elk geval enthousiast over.
Wieger Wagenaar bijvoorbeeld, directeur Group Reporting bij Achmea, zegt niet anders meer te willen. “Ik heb al sinds de fusie met Interpolis in 2005 geen eigen kamer meer. De eerste maand moest ik er wel even aan wennen, maar nu zou ik me doodongelukkig voelen als ik nog op een eigen kamer zou moeten zitten. Ik ben nu meer onderdeel van het geheel, je hoort meer, leert je collega’s beter kennen, weet beter wat er speelt. Soms hebben medewerkers meer behoefte aan een eigen kamer dan een manager, want die zit toch de hele dag te vergaderen. Terwijl sommige medewerkers zich flink moeten concentreren om hun werk goed te kunnen doen. Daar hebben we dan ook aparte ruimtes voor gecreëerd, maar die zijn dus door iedereen te gebruiken.”
Wagenaar heeft niet alleen geen eigen kamer, hij heeft ook niet eens een vaste werkplek. Hij zit de ene dag op de ene en dan weer op een andere afdeling. En ook dat bevalt hem prima. “Je hoort op elke plek weer andere dingen. Het verbindt veel meer.”
De raad van bestuur van Achmea heeft nog wel een eigen kamer, geeft hij toe. “Maar als we afdelingsoverleg hebben met mijn baas, de cfo, dan gebeurt dat hier en niet op zijn kamer.”
Met 1-0 achter
Theo Rinsema, de baas van Microsoft Nederland, stelt ook dat het opgeven van de eigen kamer hem veel heeft opgeleverd. “Ten eerste natuurlijk acceptatie bij de medewerkers. Ze zien dat jij die omslag naar het nieuwe werken net zo doormaakt als zij, dat je voor jezelf geen uitzondering maakt. Daarnaast geeft het mij ook een veel beter contact met mijn medewerkers. Zo’n eigen kamer werkt toch drempelverhogend: als mensen wat met je willen bespreken, staan ze bij wijze van spreken al met 1-0 achter. Als je gewoon met elkaar aan de grote tafel zit, ontstaan er ook betere verbindingen tussen mensen.”
Rode boxen
Rob Stolk van Unilever heeft soortgelijke ervaringen: “Bij mijn vorige werkgever, InBev, had ik ook al geen eigen kamer. Het is even wennen, maar ik zou nu niet anders meer willen. Je bent zo veel beter benaderbaar, je haalt letterlijk de muren om je heen weg, de muren tussen mensen. Je hebt wel wat spelregels nodig, maar meestal settelt het zich vanzelf. Wij hebben een aantal rode boxen waarin je je kunt terugtrekken als je bijvoorbeeld een conference call doet of met een collega wilt overleggen. Dat werkt prima. Misschien hebben we er alleen wat meer van nodig.”
De werkvloer op!
Moet een manager nog wel een eigen kamer willen? Moeten al die managers niet gewoon hun hok worden uitgejaagd: hup, de werkvloer op!
Carolien van der Rest, manager van Bhuro, een zelfstandige bestuurseenheid van het ministerie van BZK dat alle ministeries adviseert over onder andere het nieuwe werken, brengt een nuance aan. “Ik kan me goed voorstellen dat het in bepaalde functies handig is om een eigen kamer te hebben. Maar ook een directeur-generaal van een ministerie moet wel iets doen als zijn departement het nieuwe werken invoert. Met een aantal bestuurders een kamer delen bijvoorbeeld, of een kleinere kamer nemen. Hij kan niet gewoon op zijn kamer blijven, terwijl iedereen zijn werkplek inlevert. Dat geeft scheve ogen.”
SNS Reaal: even wennen |
|
“De raad van bestuur en de directies krijg je niet vanzelf aan het nieuwe werken”, aldus Manja Jongsma, programmadirecteur HNW bij SNS Reaal. “De directeuren hun eigen kamer laten opgeven, de ene met nog fantastischer uitzicht dan de ander, dat ligt gevoelig. Natuurlijk was het bij ons in het begin ook af en toe even behelpen. Zit je als bestuurslid vol goede moed met laptop op schoot op Schiphol, blijkt de verbinding niet op openbare netwerken te werken. Maar nu overheersen positieve geluiden. Directieleden komen elkaar nu vaak tegen. En al snel kregen de heren door dat ze hun secretaresse sneller bereiken via de chat dan aan hun bureau. Beginnen bij de top is dus zeker niet de makkelijkste manier om het nieuwe werken in te voeren. Maar als het eenmaal lukt, is het wel doeltreffend. De directieleden bloggen er sinds kort op los op ons intranet. En naar voetbal en hun gezin, gaat het daarbij vaak over het nieuwe werken. Dat maakt wel duidelijk: als zelfs de rvb het kan, dan komt het wel goed met HNW.” |
