Het is het nieuwste buzzword van de HR-markt: voor wie zijn medewerkersevaluaties naar een hoger plan wil brengen, is er de vlootschouw. Naast multinationals die hun periodieke vlootschouw binnenshuis uitvoeren, ontdekken steeds meer HR-consultants het product. En dat betekent dat ondernemers en managers de term steeds vaker zullen horen. Er zijn trainingen, adviestrajecten, tools (zoals deze) en wie het wil kan de vlootschouw zelfs uitbesteden aan een externe, euh, vlootschouwer.
1. Maar wat is het?
Dit maritieme buzzword stamt uit de tijd dat Nederland nog een zeevarende natie was, toen admiraals nog de kracht en potentie van hun marine inspecteerden. Datzelfde kan HR nu ook gebruiken: Wie wil weten met welk deel van zijn loonlijst hij de volgende zeeslag gaat winnen, brengt de competenties én het potentieel van zijn huidige workforce in kaart. Wat je mist, kun je direct aanwerven. En wat overtollig is, wordt boventallig… Vandaar dat vooral werving & selectiefirma’s en assessmentbureaus u graag een vlootschouw aanbieden.
Hoe dan ook, een vlootschouw moet in één oogopslag inzichtelijk maken waar de gaten in de workforce gapen.
2. Wie doet er aan vlootschouw?
Dat is de theorie. Bij telecomreus KPN, dat zijn vlootschouw overigens ‘People Review’ noemt, is het programma onderdeel van de vaste evaluatie. ‘Bij de vlootschouw van medewerkers kijken de managers vooral naar mensen die goed functioneren,’ zo stelt een onderzoek van Sioo naar cultuurverandering bij KPN.
Maar een vlootschouw kan – zoals de term al suggereert – ook los staan van de doorlopende rondes aan evaluatie-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken met werknemers. Volgens vlootschouwtrainer Bart Verhaagen is een vlootschouw nutteloos voor bedrijven waar tot 200 mensen werken. ‘In dat soort organisaties ken je iedereen wel. Daar heb je geen consultants voor nodig.’
3. De vlootschouw: Waarom?
‘Het liefst doe je elk jaar een vlootschouw als onderdeel van je strategische personeelsplanning.’ Verhaagen, die vooral in de publieke sector bij strategische personeelsplanning begeleidt: ‘Het middel werpt vruchten af bij organisaties die een strategische verandering ondergaan.’ Bijvoorbeeld voor winkelketens die meer online gaan werken, voor bedrijven die nieuwe werkprocessen introduceren of voor gemeentelijke organisaties voor wie na langdurig bezuinigen de kaasschaaf niet meer werkt.
Die veranderingen zijn niet beperkt tot expansie: ook wie moet saneren wil weten wat hij nu in huis heeft en wat hij nodig denkt te hebben. Het effect van de vlootschouw is wel begrenst: ook een gevlootschouwde workforce is bij een sanering gebonden aan het afspiegelingsbeginsel dat bij collectieve ontslagrondes opgaat.
4. Hoe schouw ik mijn vloot?
Een goede vlootschouw begint met een strategie. Ebbinge-consultant Oscar de Lint: ‘Je moet weten welke competenties je voor je strategie in de nabije toekomst nodig zult hebben. En dan evalueren welk van je werknemers die in huis hebben.’ Bestaande personeelsdata helpt daarbij, al benadrukt De Lint dat die ‘vergelijkbaar en actueel moet zijn’.
Voor die evaluatie zijn consultants niet noodzakelijk. Er zijn vlootschouw-applicaties op de markt en modellen om de eigen personeelsevaluaties schouwenswaardig mee te maken. Een bekend model is de HR3P-matrix, ofwel de Human Resources Prestatie- en Potentie-Portfolio.
Wie er niet uitkomt, kan altijd naar searchfirma’s, assessmentbureaus of HR-adviseurs stappen.
5. Wat kost het?
Al begint de teller dan wel te lopen. Schattingen van de advieskosten voor een vlootschouw lopen uiteen. Eén consultant is ervan overtuigd dat ‘een vlootschouw niet duur hoeft te zijn.’ Een ander rekent direct al kosten voor van ‘tussen 300 en 3000 euro’ per te vlootschouwen werknemer, afhankelijk van de diepgang van de vlootschouw en de positie van de werknemer in de organisatie. Daarmee variëren de advieskosten alleen al van ‘enkele duizenden’ euro’s tot anderhalve ton voor het bescheiden aantal van 50 te vlootschouwen werknemers.
En dan zijn er ook nog de interne kosten. Als 40 managers (à 250 euro uurtarief) een dag ondeclarabel zijn voor het schouwen van hun crew, bedragen die al gauw 80.000 euro. Hoe meer voorwerk de HR-afdeling doet, des te lager de interne kosten.
Of de vlootschouw een buzzword is of een blijver, moet nog blijken…
