Envelopje uit, twintig mapjes gemaakt, maar toch nog elke dag een overvolle inbox? Leer van de bevindingen van Jim Stolze, een internetliefhebber die een maand offline ging en win zijn boek met onze prijsvraag.
Jim Stolze is ongeveer de laatste persoon van wie u verwacht dat hij een maand lang vrijwillig internet en e-mail de rug toekeert. Internet is niet alleen zijn werk. Hij onderhield ook meer dan 600 contacten op LinkedIn, schreef diverse weblogs en was een fervent Twitteraar. Wat gaf voor hem de doorslag? "Een Amerikaanse spreker, John Francis, fascineerde mij. Hij heeft zeventien jaar gezwegen en alleen maar geluisterd. Dat was voor hem de meest leerzame tijd van zijn leven", aldus een van de redenen voor zijn experiment. "Daarnaast vroeg ik me af: internet is mijn werk en mijn passie, kan ik daar een maand zonder en wat leer ik daarvan?"
Het klooster in
Het resultaat: bewustwording van zijn eigen communicatiegedrag, een goed georganiseerde mailbox en een boek waarin hij zijn bevindingen deelt met anderen: ‘Hoe overleef ik mijn inbox?'. Hoe moeilijk was het? "Het is een beetje hetzelfde als het klooster ingaan. De eerste twee weken zijn heel ongemakkelijk. Niet even een routebeschrijving of telefoonnummer opzoeken, documenten voor mijn werk moest ik ineens faxen of naar de andere kant van Nederland brengen. Daarna zie je het licht en denk je: wauw, wat een rust. De laatste week is heel dubbel: je wil terug, maar ook die rust behouden."
Minder mail
Sindsdien krijgt hij twintig tot dertig procent minder e-mail. Want als je zelf minder mailt, krijg je ook minder mail terug, merkte hij. "Na die weken had ik 800 mails. Meer dan de helft daarvan waren groepmails of cc's, 150 waren notificaties van sociale netwerken en nog eens honderd ingehaald door de tijd. Slechts zes mails had ik niet willen missen, onder andere een uitnodiging om te spreken op een congres in Amerika." Met een paar simpele tips kunt u ook uw inkomende e-mailverkeer beperken (lees ze hier). Stolze is overigens geen tegenstander van e-mail. "Het is een fantastisch medium, maar dan moeten we het wel goed gebruiken. We verspreiden nu 250 miljard berichten per dag, waarvan negentig procent bagger is."
Geen cc
Managers noemt hij als aparte groep in zijn boek. "Zij zijn verantwoordelijk voor het mailgebruik in hun team en kunnen de cultuur echt veranderen", zegt Stolze. "De manager moet grenzen stellen, verbied bijvoorbeeld ongevraagde cc's. Managers moeten het goede voorbeeld geven door zelf hun inbox en to do-lijst te scheiden. Veel werknemers worden namelijk de hele dag geleefd door inkomend e-mailverkeer." U kunt voor dit soort zaken een e-mailprotocol opstellen met richtlijnen voor uw team.
Smilies
Veelgemaakte fout is dat managers en andere medewerkers e-mail als conversatiemiddel gebruiken. "Ik zeg: distributie prima, inhoud en conversatie nee. Waarom niet? Omdat e-mail volledig voorbij gaat aan non-verbale communicatie. En smilies – hoe sympathiek ook bedoeld – zetten echt geen zoden aan de dijk." Over korte mailtjes zegt Stolze dat "hier en daar een luchtballonnetje oplaten moet kunnen". Maar over het algemeen is hij geen fan van op ceo-niveau een eenregelig mailtje sturen naar het hele bedrijf met: ‘Moeten we hier niet wat mee?' "Vervolgens is de hele afdeling daar twee weken mee bezig: ze drukken op ‘reply all' of forwarden het mailtje naar collega's van andere afdelingen. Terwijl er pas op de fysieke bijeenkomst écht iets uitkomt. Digitale communicatie is faciliterend voor fysieke communicatie, niet andersom."
Psychologisch
Envelopje uitzetten, goede mapjes maken, slechts een paar keer per dag mail kijken; is het onderwerp inmiddels niet al uitgekauwd? "Er zijn heel veel how to-boekjes die ingaan op dat soort technische oplossingen. Ik probeer veel meer de psychologische kant van internetgebruik erbij te betrekken." Techniek is er nu eenmaal, het gaat erom wat u daarmee doet. Stolze geeft in zijn boek 31 praktische tips voor een ‘gelukkiger online leven'. Door te accepteren dat er meer informatie te vinden is dan u aankunt, bijvoorbeeld, en niet stiekem tijdens uw vakantie te mailen.
Crackberry
Opvallend genoeg doen de simpele tips het erg goed. Zoals die over de Blackberry – of liever gezegd ‘crackberry'. "In Amerika waren de mensen helemaal ondersteboven van mijn eerste tip: neem nooit je Blackberry mee de slaapkamer in. Dat maakte heel veel los in de zaal, omdat Amerikanen letterlijk met de Blackberry onder hun kussen slapen. Mensen hebben soms een trigger nodig om erover na te denken." Lachend voegt hij eraan toe: "Nu zeggen mensen dat ze 's avonds voor het slapen gaan aan mij denken."
Prijsvraag
U kunt helaas niet meer meedoen met de prijsvraag. Wel kunt het boek natuurlijk bestellen. Dat kan hier.
