Een uitpuilende inbox is frustrerend. Toch hebben veel mensen met een kantoorbaan er elke dag last van. Zeker wie net van vakantie terugkomt. MT volgde een gratis vijfdaagse minicursus om het probleem aan te pakken.
E-mail is een handig medium. Maar kan ook buitengewoon onhandig en tijdrovend zijn. Daarom is er al veel geschreven over de beste manieren van e-mailmanagement. Zo schreef MT twee weken geleden over het boek ‘Hoe overleef ik mijn inbox?' van Jim Stolze. Nu ontdekten we de minicursus per mail – ja, dat dan weer wel – van Taco Oosterkamp, auteur van het boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg'.
Outlook
Als u geen zin heeft om er een heel boek over door te spitten, dan heeft u wellicht baat bij de vijfdaagse minicursus. U ontvangt dan gratis elke dag rond hetzelfde tijdstip een e-mail. Tip: meldt u aan op maandag, dan kunt u de cursus in één week afmaken. In elke mail deelt hij met u een nieuwe stap naar een schonere inbox. Oké, u ontvangt nog vijf e-mailberichten extra, maar dan wel zeer nuttige. Enige voorwaarde is dat u het programma Outlook gebruikt en niet Outlook Express.
Half uur extra
Eerst even dit: "Als je elke dag tientallen of misschien zelfs honderden e-mails moet verwerken, helpt elk klein beetje tijd wat je terug kunt winnen. Als het verwerken van een e-mail op dit moment een minuut kost en je dat met mijn tips kunt terugbrengen naar 40 seconden per e-mail, heb je jezelf mooi 20 seconden tijd bespaard", rekent Oosterkamp u voor. "Twintig seconden x 70 e-mails is 23 minuten! En als je die tijd met nog eens 10 seconden kunt terugbrengen, win je weer 11 minuten en heb je jezelf een half uur extra tijd gegeven voor creatief werk. Dertig minuten extra per dag, hoe klinkt dat?"
Dag 1.
Het lijkt misschien een open deur, maar het scheelt u zeker tijd: stel het leesvenster in. Dan hoeft u niet meer alle e-mails per stuk te openen. Voor virussen hoeft u tegenwoordig niet meer zo bang te zijn, als u deze optie kiest. Het tweede dat helpt: sneltoetsen. Oosterkamp stelt dat u er goed aan doet drie sneltoetsen uit uw hoofd te leren. Dat scheelt al een hoop minuten per dag:
Ctrl + Shift + Y (mail kopiëren naar andere map)
Ctrl + Shift + V (mail verplaatsen naar andere map)
Alt + U (item opslaan en sluiten)
Dag 2.
Hoe voorkomt u dat u mails krijgt waar u niet op zit te wachten? Door twee weken extra alert te zijn op inkomende mails. Delete u bepaalde direct, zorg er dan voor dat u ze niet meer krijgt. Dat kan soms door u – heel simpel – binnen een paar tellen af te melden. Lukt dat niet, dan kunt het ook zelf via Outlook instellen. Klik met uw rechtermuisknop op een bericht en kies de optie ‘Regel maken'. Inkomende berichten die voldoen aan uw eigen regel, komen dan in een aparte map binnen waar u nog slechts af en toe in kijkt.
Dag 3.
Vandaag gaat u in op berichten die u juist wél wilt lezen. Het is niet nodig voor al uw honderden projecten evenzoveel aparte mappen aan te maken. Nee, u kunt ze allemaal in dezelfde map (bijvoorbeeld ‘Kort Archief') zetten. De e-mails over hetzelfde onderwerp kunt u gemakkelijk hergroeperen via de zoekfunctie. Bovendien kunt u e-mails waarin u in de CC staat, in 14 stappen automatisch in een aparte map laten binnenkomen.
Dag 4.
Kent u David Allens Getting things done? Daar heeft u ook voor e-mailmanagement wat aan. Bedenk voor elke e-mail allereerst of er de komende vijf werkdagen een actie aanhangt. Is het antwoord ‘nee'? Dan kunt u de mail ofwel meteen verwijderen ofwel bewaren in de map Later / Misschien. Is het antwoord ‘ja' bepaal dan de Eerstvolgende Actie. Kan die in twee minuten? Doe het dan meteen. Kan dat niet? Noteer dan de datum in uw agenda waarop u de actie wel gaat uitvoeren. Of delegeer het en plaats de mail in de map ‘Wachten op Lijst'.
Dag 5.
Als u uw e-mail verwerkt volgens Oosterkamps regels, verhoogt dat de snelheid van afhandeling. "Maar het dwingt je ook om beslissingen te maken over al deze losse eindjes. Dat zorgt er vervolgens voor dat je onderbewustzijn zich niet langer zorgen maakt over deze dingen. Na een paar weken zal de drukte in je hoofd die toch nergens toe leidt een flink stuk afnemen", schrijft hij. De beste manier om die ruis te verwijderen, is door een complete lijst van dingen bij te houden waar u op wacht: de Wachten Op lijst. U kunt ook een regel instellen, waardoor berichten waar u op wachtte maar nu heeft afgehandeld, automatisch in uw Wachten Op lijst terecht komen. Zo blijft die map up-to-date.
Wilt u ook in vijf dagen naar een schone inbox? Meldt u dan hier aan voor de gratis minicursus.
Meer informatie vindt u op: www.elkedagleeg.nl.
