Vorig jaar verloren organisaties wereldwijd bijna 5 biljard dollar aan fraude, volgens de ACFE. Bijna de helft van de gemelde incidenten met verliezen van meer dan 100 miljoen is door insiders gepleegd, blijkt dan weer uit een rapport van PwC uit 2022.
Het soort fraude dat wordt gepleegd, verandert maar weinig. Wat nieuw is, is dat daders veranderen. Het zijn gewone medewerkers, ambtenaren, artsen… Aldus de Amerikaanse professor forensische accountancy Kelly Richmond Pope van DePaul University.
Ambtenaar met 400 paarden
Rita Crundwell, penningmeester van de gemeente Dixon, fokt in haar vrije tijd paarden. Ze heeft 400 paarden staan, verspreid over twee boerderijen. Ze neemt ook vier maanden onbetaalde vakantie per jaar.
Niemand zegt er iets van. Tot een collega ontdekt hoe ze dat allemaal betaalt. Met geld uit de gemeentekas, zo’n 53 miljoen dollar. Het is de fraudezaak waarmee Pope beroemd is geworden, vooral door haar documentaire All the Queen’s Horses.
Epidemie groeit
De prof onderzoekt al twintig jaar fraude in organisaties. Sinds corona ziet ze ‘een groeiende fraude-epidemie’. In haar boek boek Fool Me Once dat net uit is gekomen, geeft ze de boodschap mee dat niemand immuun is. We vinden fraude inmiddels zo normaal dat ‘ons vermogen om het te identificeren en erover te spreken’ aan afnemen is.
Uit een EY-onderzoek, gebaseerd op antwoorden van 2.550 executives uit vijfenvijftig landen en regio’s, blijkt dat wie jonger is dan 35 jaar al veel minder moeite heeft met fraude of corruptie. Deze groep zal ook eerder onethisch handelen om financiële targets te halen dan de oudere generaties.
Voor de toekomst ziet Pope de bui dus al hangen. Er zal alleen maar meer werk aan de winkel zijn om fraude te ontdekken. Voorkomen is natuurlijk beter, en dat begint bij begrijpen waarom mensen over de schreef gaan.
Drie categorieën fraudeurs
De prof geeft drie redenen: ze hebben de gelegenheid, ze staan onder druk of ze kunnen het rationaliseren. Ze praten het goed, omdat ze uitgebuit en slecht betaald worden of omdat ze hun baan niet willen verliezen.
De ene fraudeur is ook de andere niet, wat meer gereden kilometers declareren is niet te vergelijken met het wegwerken van 20 miljoen aan verliezen. Pope deelt ze in drie categorieën in: opzettelijke, toevallige en rechtschapen daders.
#1 Opzettelijke daders zijn overal (geliefd)
De gevaarlijkste categorie, omdat ze zoveel schade aanrichten. Deze mensen zijn eropuit om fraude te plegen. Ze willen zich verrijken en gaan hiervoor niets uit de weg. Ze vinden dat ze het recht hebben, dat wettelijke regels niet voor hen gelden. Overal zijn ze te vinden, in elke sector, en ze worden gewaardeerd.
Ze zijn heel intelligent, vinden zichzelf slimmer dan de rest. En vaak hebben ze ook superieure vaardigheden. Ze zijn vaak de beste in een team, durven grenzen te verleggen en risico’s te nemen. Wij vinden ze charmant, waardoor er deuren voor hen worden geopend die normaal gesloten blijven.
Ze zijn heel erg zeker van zichzelf en vertonen narcistisch gedrag. Het zijn mensen die meestal alle touwtjes in handen hebben, volledige controle. Ze weten hoe de systemen werken en waar de zwakke plekken zitten. Arrogant als ze zijn, denken ze dat ze met fraude weg kunnen komen.
Kleine bedrijven zijn te laks
Paardenfokster Rita valt in deze categorie. Deze daders zijn dol op in organisatieculturen die een gebrekkige interne controle hebben. Hoeveel drukbezette ondernemers nemen nu echt de tijd om hun financiën door te spitten, of hun bankafschriften te vergelijken?
Die laksheid maakt dat kleinere bedrijven het hoogst genoteerd staan op de fraudelijst: 42 procent heeft te maken met beroepsmatige fraude. Bedrijven met minder dan 100 medewerkers verliezen daarbij gemiddeld 150.000 dollar. ‘Vertrouwen is nog altijd geen interne controle’, waarschuwt de prof in haar boek.
Pope adviseert om jezelf en je mensen te trainen op scenario’s waarin fraude wordt gepleegd. Zo leer je om het gedachteproces van een fraudeur te volgen en zie je waar je zwaktes zitten.
Lees ook: Huur een ethishe hacker in
#2 Toevallige daders grijpen een kans
Iedereen, echt iedereen, kan in deze categorie terechtkomen, benadrukt de prof. Het gebeurt zo snel, dat je het niet eens door hebt. Deze daders zijn er niet op uit om fraude te plegen. Ze komen in een situatie terecht waarin ze kunnen profiteren van andermans fouten.
Ze komen voor de keuze te staan: vertellen of meepakken? Als ze overgaan tot pakken, dan doen ze het niet voor het geld. Het gaat juist om die kans, de gelegenheid om zichzelf te verrijken. De fout ligt ook niet bij hen, maar bij de anderen. Hadden die maar niet…
Een bekende vorm, is het frauderen met onkosten. Het declareren van onder meer persoonlijke uitgaven kost bedrijven in de VS jaarlijks meer dan 2,8 miljard. Wereldwijd gaat het over 517 miljard.
Dit zijn meestal mensen die wat lager in de foodchain staan. Ze bevinden zich in het middenkader, of ze zijn nog nieuw in de organisatie. Ze zijn introverter, niet zeker van hun plek, hebben hun stem nog niet gevonden en missen interne bondgenoten.
Het zijn pleasers
Ze zijn ook vaak jong, gedreven en loyaal. Omdat ze nog niet zo zeker van zichzelf zijn, zijn ze bang om afgewezen te worden. Wat ze het liefste willen: aardig gevonden worden. ‘Het zijn echte people pleasers, geobsedeerd met het pleasen van hun bazen, teams, partners en zichzelf.’
Wanneer ze onder druk worden gezet, zullen ze dus ook niet de confrontatie aangaan. Om erbij te horen volgen ze bevelen op, zelfs als die niet goed voelen. Ze grijpen de kans om te pleasen, maar beseffen soms niet eens dat ze een misdaad begaan.
Waarom kunnen deze fraudeurs toeslaan? Gebrek aan interne controle, weinig overzicht van het management, en de mogelijkheid om controles te omzeilen. ‘Maar uiteindelijk komt het neer op vertrouwen. Zodra je iemands vertrouwen hebt gewonnen, wordt het makkelijk om hem of haar uit te buiten.’
Pope adviseert je ook om te kijken naar de doelen die je stelt en in hoeverre die realistisch en haalbaar zijn. Toevallige daders worden vaak geboren in culturen waar veel druk op de ketel staat.
Lees ook: Zelfs de hardnekkigste culturen kunnen worden veranderd
#3 Robin Hoods zijn zich van geen kwaad bewust
Pope heeft het over rechtschapen daders met een Robin Hood-syndroom. Ze praten hun fraude goed omdat ze er anderen mee helpen. Deze mensen hebben vaak het vertrouwen, de macht en de privileges in een organisatie.
Zoals miljardair Robert Smith, de ceo van Vista Equity Partners. Hij betaalt in 2019 de studieleningen van 400 studenten af met 34 miljoen dollar. Een jaar later wordt hij ervan beschuldigd 200 miljoen dollar aan inkomsten te hebben verzwegen voor de fiscus.
Een perfect voorbeeld van een rechtschapen dader, volgens de prof. ‘Hij licht de overheid op om aan arme studenten te geven.’
Er is wel een verschil tussen toevallige en rechtschapen daders. Wat de eerste groep uithaalt, heeft impact op de organisatie. De tweede groep maakt gebruik van de organisatie om impact op de buitenwereld maken. Ze helpen vrienden, familie of andere mensen in nood.
Meest sympathieke daders
Corrupt, maar wel ethisch en moreel gedreven, dit is de categorie waar we de meeste sympathie voor hebben. De underdog tegen de rest, David tegen Goliath, schrijft de prof. Het maakt dat we ze willen verdedigen, dat we ze sneller vergeven.
Ondertussen zijn ze bereid tot alles, inclusief het breken van de wet. Zelf denken ze namelijk niet dat ze iets fout doen. Wanneer ze in de cel belanden, blijven ze trots op wat ze gedaan hebben.
Pope adviseert om meer tijd te investeren in het beter leren kennen van je mensen. Zo weet je wat hun passies en drijfveren zijn, en kom je erachter of ze misschien privé onder druk staan.
Lees ook: Wat jij kunt leren van deze klokkenluiders
