Kosten besparen en files ontwijken. Genoeg redenen te verzinnen om de conference call in de armen te sluiten. Houd u echter wel aan de etiquette.
Dat u de voordelen van zo'n vergaderbabbelbox ook ziet, blijkt wel uit de populariteitscijfers van deze overlegmethode. Uit onderzoek door Plantronics onder duizend mensen blijkt dat 44 procent van de kantoormedewerkers regelmatig een conference call pleegt om zaken te kunnen doen. In vergelijking met een half jaar geleden wordt er wekelijks een half uur langer telefonisch vergaderd. Kostenbesparing wordt in de meeste gevallen opgevoerd als reden om voor een conference call te kiezen. Voor driekwart van de ondervraagden is dit het belangrijkste argument. Onderbezetting op kantoor (21 procent) en milieuaspecten (7 procent) spelen ook een rol in de overweging. Het zijn vooral medewerkers in HR-functies en werkzaam voor kunst- en cultuurbedrijven die conference calls gebruiken om kosten te besparen en files te vermijden.
Etiquette
Telefonisch vergaderen met meerdere mensen tegelijk kent uiteraard wel zijn eigen ongeschreven regels. Op tijd komen staat daarbij met stip bovenaan. Veel mensen ergeren zich kapot wanneer iemand zonder opgaaf van reden vijf minuten zich later dan afgesproken meldt in de vergaderbabbelbox. Wachten aan de telefoon voelt nu eenmaal heel anders dan wachten in een vergaderruimte, waar u even een rondje kunt lopen om bijvoorbeeld koffie te halen. Bel met andere woorden op tijd in en wees niet de boeman. Vijf minuten te laat komen tijdens een conference call voelt als een half uur in een reguliere vergadering.
Een ruisloze lijn is van essentieel belang. Meedoen aan een conference call terwijl collega's op de achtergrond een luidrichtig YouTube-filmpje bekijken is niet alleen storend voor u, maar irriteert ook de andere deelnemers van het telefonisch gesprek. Zorg er daarom voor dat u zich even terugtrekt in een afgesloten kamer. Uit het onderzoek van Plantronics blijkt dat bijna de helft van de ondervraagden moeilijk de aandacht bij het gesprek kan houden. Iets dat vooral wordt veroorzaakt door hinderlijke achtergrondgeluiden.
Wie zijn woordje wil doen tijdens de conference call kan niet lukraak inbreken. Wacht netjes op uw beurt en begin pas dan met praten. Dat betoog begint overigens standaard met uw naam. Zo van ‘dit is Jan en ik ben van mening dat we…’ Op die manier weten andere deelnemers altijd wie er aan het woord is. Voorafgaand is het handig om even een rondje te maken zodat kan worden vastgesteld welke mensen er allemaal aan de lijn hangen. Herhaal ditzelfde ritueel na afloop. Op die manier blijven Houdini-acts niet onopgemerkt en is stiekem er tussenuit kruipen er dus niet bij.
Rolverdeling
Verwacht van de andere deelnemers die aan het telefonisch overleg meedoen niet allemaal dezelfde actieve instelling. Waar de één zich laat gelden met actieve bijdrages en goede voorstellen, blinkt de ander juist uit in afwezigheid. Grof gezegd zijn er vier roltypes tijdens een conference call.
- De leider – neemt de leiding in de conversatie en het debat
- De volger – is doorgaans betrokken en deelt zijn mening actief
- De notulist – is aanwezig maar zeer passief, luistert liever naar anderen
- De slaper – is er wel, maar had net zo goed afwezig kunnen zijn aangezien de slaper noch oplet, noch luistert.
Mocht nu juist die slaper een belangrijke troef zijn in de besluitvorming? Leg dan de telefoon neer, stap in de auto en plan alsnog een face to face vergadering. Anders wordt u geheid teleurgesteld.
Lees ook het boek "Resultaatgericht vergaderen".
>> Meld u aan voor de nieuwsbrief van MT en ontvang een gratis hotelbon.
