Sales & Operations Planning is onmisbaar in organisaties met een goederenstroom van enige omvang. Toch worstelen veel bedrijven ermee. 7 do’s en don’ts om het proces in goede banen te leiden.
‘Om een Sales & Operations Planning-project succes vol in te voeren, moeten vier aspecten op orde zijn: het proces, de functies, de mensen en de cultuur. Ontbreekt het aan een van deze pijlers, dan is het project gedoemd te mislukken’, zegt Hans van der Drift, partner bij Adviesbureau Involvation. Hij geeft 7 tips om de succeskans te vergroten.
1. Do: Start met het waarom
Natuurlijk is S&OP belangrijk voor een organisatie, maar dat is op zich nog geen reden om ermee aan de slag te gaan. ‘Er moet een business driver aan ten grondslag liggen’, stelt Van der Drift. ‘Dit ‘waarom’ helpt vervolgens ook om de benodigde mensen aan tafel te krijgen.’
2. Do: Breng de juiste mensen aan tafel
In vrijwel ieder boek over S&OP staat dat commitment van het managementteam onontbeerlijk is. ‘Dus wat is het gevolg? Dat het MT direct wordt uitgenodigd om aan tafel te komen als het over S&OP gaat. Terwijl het belangrijk is om te kijken naar welk proces ingericht gaat worden. Als het om het operationele proces gaat, heeft het weinig meerwaarde om het MT te laten aanschuiven’, zegt Van der Drift. Ook heeft het weinig nut om operationele mensen uit te nodigen als het tactische proces moet worden ingericht. ‘Dan krijg je een operationele insteek op tactisch strategische vraagstukken en dat levert nooit de juiste antwoorden op.’
3. Do: Bepaal de planningshorizon
‘Er zijn grote verschillen wat betreft voorbereidingen, data en exactheid. Planningen op korte en op langere termijn moeten veel gedetailleerder en analytischer zijn dan een planning voor de lange termijn.’ Als een organisatie helder heeft waarom het S&OP-proces wordt ingericht, kunnen de juiste horizon en bijbehorende aggregatieniveau worden bepaald en de juiste mensen erbij worden gehaald.
4. Do: Geef medewerkers een passende rol
Bij het succesvol invoeren van een project is het van belang dat het proces klopt, de structuur en de systemen op elkaar afgestemd zijn en maar ook dat mensen in staat zijn om te functioneren in dat proces. ‘Dat betekent dat medewerkers de juiste vaardigheden moeten hebben. Die kun je trainen. Bovendien moeten ze over de juiste competenties beschikken. Die zijn niet altijd te trainen. Als dat het geval is, moet een organisatie er niet voor terugdeinzen om mensen andere rollen toe te bedelen.’
5. Don’t: Het change management vergeten
Een belangrijke valkuil is volgens Van der Drift dat bedrijven vooral focussen op de harde kant van het proces en vervolgens het change management vergeten. ‘Daarbij wordt S&OP vanuit de supply chain gedreven. Collega’s begrijpen die insteek vaak wel, maar de diverse afdelingen zitten verschillend in de wedstrijd. Als de juiste vertaalslag niet wordt gemaakt, wordt het lastig om de andere disciplines betrokken te krijgen.’ Een goede vertaling houdt rekening met hoe die afdeling werkt, wat er voor hen uit het S&OP-proces te halen valt en hoe ze informatie gepresenteerd willen hebben. ‘Als sales bijvoorbeeld wel aangehaakt is, maar onvoldoende betrokken wordt, zijn ze weg op het moment dat ze het druk krijgen. Dan loop je het gevaar dat ze afhaken op het moment dat ze voor het S&OP-proces belangrijk worden.’
6. Don’t: Alles op de agenda zetten
Als er tijdens een vergadering een aantal managers bij elkaar zit, is het aantrekkelijk om allerlei aanpalende zaken op de agenda te zetten. ‘Als je niet oppast, puilt de agenda uit en zit je als team een halve dag te vergaderen over alles, behalve de planning. Vraag je daarom bij iedere beslissing af of die daadwerkelijk met planning te maken heeft, of dat het in een andere vergadering terug moet komen.’
7. Don’t: De bedrijfscultuur negeren
Een van de succesaspecten van S&OP is de bedrijfscultuur. Dit is een factor die veelal wordt vergeten. ‘Het is belangrijk om binnen het bedrijf te definiëren welke culturele gewoonten succes van het project in de weg kunnen staan’, zegt Van der Drift. ‘Dat kan van alles zijn, van een supply chain die niet sterk staat, tot een lakse vergadercultuur. Als deze aspecten niet worden aangepakt, verklein je de kans op succes van het S&OP-project.’
Dit artikel is onderdeel van het dossier 'Effectief ondernemen' op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door Ctac. Ctac combineert technologische expertise met diepgaande businesskennis van branches en bedrijfsprocessen
